Hoi,

Voor de gemeente Dronten ben ik bezig met het opstellen van een handboek vervanging. Nu zit ik met artikel 8 Archiefbesluit 1995 in mijn maag.

Van de gedigitaliseerde archiefbescheiden moet je een verklaring van vervanging opmaken voordat je de originele echt mag vernietigen. Ik zit mij af te vragen hoe je dit in de praktijk het beste kunt inrichten. Van onze gemeentearchivaris kreeg het advies om dit per kwartaal in te richten. Maar dat zou een lange lijst opleveren die handmatig opgesteld moet worden.

Voordat ik hierover hoofdpijn krijg dacht ik: vraag het op BreedNetwerk. Zijn er collega's in den lande die een werkwijze hebben en die deze willen delen?

Alvast hartelijk dank, Jan-Jaap

Weergaven: 368

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Er zijn modelverklaringen. Je kan gewoon op één A4tje verwijzen naar het vervangingsbesluit én eventueel mandaatregeling (ligt eraan wie ondertekent). Je hoeft geen lijst van documenten toe te voegen. 

Overigens zou ik het jaarlijks doen, samen met de reguliere vernietiging. Dat zeg ik op basis van ervaring. Dan kan je één keer extra containers laten komen. 

Ik zou helemaal geen verklaring maken. Het is weliswaar verplicht, maar heeft in mijn ogen geen enkel praktisch nut en dekt geen enkel risico af.

Stel dat je straks voor de rechter staat omdat iemand betwist dat een document gescand is (op zichzelf al een onwaarschijnlijk scenario). Wat heeft dan meer bewijswaarde, het feit dat je de scan kunt laten zien of het feit dat de verklaring van vervanging ontbreekt?

In de vervangingsregelingen die ikzelf heb opgezet, stelde de archivaris bij het verstrekken van het positief advies weliswaar altijd de eis dat er een verklaring moest komen. Maar als ik vroeg hoe die verklaring er dan uit moest zien dan bleef het stil. Dus praktisch gezien hebben we er altijd voor gekozen deze eis te negeren (risicoafweging) en er heeft vervolgens nooit meer iemand naar gevraagd. Ook de archivaris niet.

Desgevraagd werd door mijn collega bij het archief aangegeven dat het zou volstaan om jaarlijks een mail te sturen met de volgende tekst:

“Hierbij verklaren we dat in de periode X t/m Y vervanging is uitgevoerd. Het betreft alle documenten die vallen binnen de scope van het Handboek Vervanging, deze zijn vervangen op grond van het Handboek Vervanging volgens de wijze die is beschreven in het Handboek Vervanging. Zie het Handboek Vervanging.”

Stiekem hoop ik natuurlijk dat iemand hier mij eindelijk kan uitleggen wat het voordeel is van een verklaring van vervanging :)

Ik gebruik ook nooit een lijst documenten. Wel staat in de verklaring van vervanging welke soort documenten het betreft (een globale omschrijving dus). Wij vernietigen elke maand een deel. In overleg met de archivaris hebben we de vernietigingsafspraken met het destructiebedrijf voor de kleine papiercontainers opgenomen als bijlage bij het handboek.

Mocht je hier hulp of advies in kunnen gebruiken Jan-Jaap, schroom niet om ons te benaderen. 

Zoals bijna 10 jaar geleden al geschreven:

Het specificeren van vervanging kan gemakkelijk in de metadata in het DMS/RMA. Het lijkt mij voldoende als je bij iedere registratie twee velden toevoegt:
Vervangen ja/nee
Vervangen op dd/mm/yyyy
(Misschien kan het ook wel alleen met het tweede veld, trouwens).
In je verklaring verwijs je dan naar de documenten die in het DMS/RMAzijn gemarkeerd met Vervangen op dd/mm/yyyy. Het mooie van deze specificatie is dat je ook de uitzonderingen (dus de documenten die je wel scant, maar niet vervangt) documenteert. Een ander pluspunt is dat je de specificatie precies zo lang bewaart als nodig is. Als het om permanent te bewaren archiefstukken gaat, moet je de metadata ook permanent bewaren. Als het om te vernietigen documenten gaat, vernietig ik de specificatie tegelijk met de rest van het document en de metadata. Als een archiefstuk vernietigd is, is het volgens mij niet meer relevant dat dit bij leven en welzijn het resultaat van vervanging was.

Zie verder: Wanneer is vervangen echt vervangen?

Hoi,

Dank voor alle reacties. Het artikel op ingmarbladertenschrijft had ik ook al gevonden. Informatief maar gezien de verschillende reacties op mijn vraag wordt er in den lande dus wel anders naar artikel 8 gekeken.

Ik denk dat ik het volgende ga voorstellen aan de gemeentearchivaris:

Wij stellen een verklaring op waarin wij aangeven van welke periode (week .. t/m week ..) de fysieke stukken daadwerkelijk ter vernietiging aanbieden aan onze papierverwerker. Deze verklaring wil ik gewoon door een medewerker DIV/Recordbeheerder laten opstellen. Navraag bij Juridische Zaken zal uitsluitsel moeten geven of dit gemandateerd moet worden of niet. Als het wel gemandateerd moet worden lijkt mij dat een beetje aan de zware kant.

Voor ons is het erg praktisch om dit per periode uit te voeren en niet bijvoorbeeld 1x per jaar. Wij hebben beperkte kastruimte op de afdeling.

Nogmaals dank voor het meedenken. Jan-Jaap

Antwoorden op discussie

RSS

© 2022   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden