Archivering van vergunningen aangevraagd bij de gemeente door de gemeente

Graag zou ik willen weten hoe er in de diverse gemeenten omgegaan wordt met de archivering van (WABO-)vergunningen die de gemeente aan zichzelf verleent. Hierover was bij DIM Oisterwijk intern enige discussie ontstaan n.a.v. de vraag of het wel nodig was om dezelfde informatie twee keer te registreren. Navraag bij diverse deskundigen en bij andere gemeenten leert dat er uitgegaan dient te worden van twee verschillende processen, en dus ook twee dossiers gevormd moeten worden. Mijn vraag gaat met name over de wijze hoe hiermee in de praktijk wordt omgegaan: worden bijvoorbeeld ook vernietigbare processen dubbel geregistreerd of wordt hier wat pragmatischer mee omgegaan en zijn de twee dossiers elkaar spiegelbeeld of wordt de informatie die in het ene dossier als verschillende documenten wordt geregistreerd in het andere bijvoorbeeld als één PDF geregistreerd omdat het onderdeel is van een groter proces.

Weergaven: 455

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Zijn het andere documenten opgemaakt in het proces en verschillen de zaakdossiers wat opbouw betreft? Het lijkt mij dat de context bepalend is voor de (juridische) bewijslast.

WABO-vergunningen worden in Key2vergunningen behandeld en de documenten worden nu nog in Corsa gezet. De bedoeling is dat de documenten voor het eind van dit jaar in Green Valley gezet worden. De behandeling van gebouwenbeheerzaken vindt rechtstreeks plaats in Green Valley. De aanvraag van een WABO-vergunning door de gemeente vindt uiteraard plaats in de context van een groter project, bijv. de bouw van een nieuwe school. In dit projectdossier zitten naast de vergunning ook de voorbereidende stukken als Plan van Eisen e.d.

Je vraagstuk heeft mijn interesse, omdat het een van de vraagstukken is bij digitale archivering, authenticiteit. Vroeger toen het leven nog simpel was, had je duidelijke ontwikkelingsstadia, minuut, grosse. Nu is de status soms moeilijker vast te stellen.

Toch is mijn inschatting dat in het analoge tijdperk, je ook geen twee dossiers had gevormd en dat principe aansluit op eenmalige opslag, meervoudig gebruik.

@Yvonnen, context is volgens mij ook bepalend. Je hebt twee contexten: aanvraag en verkrijgen van een vergunning. Daarnaast aanvraag en verlenen van de vergunning. De gemeente is aanvrager en verlener, houder en verlener van de vergunning.
De gemeente archiveert de vergunning als aanvrager en als verlener. 

In de papieren praktijk kom je tegen dat de stukken in één dossier zijn opgenomen. Dat is onjuist. Digitaal is dat niet anders. De context moet duidelijk zijn.

Als het gaat om een evenementenvergunning van een eigen evenement... Tsja, misschien kun je er dan anders mee omgaan. Ik vraag me wel af of het inderdaad pragmatischer is als je zaakgericht werkt. De aanvrager start een zaak. De behandelaar ook. Of er is voor dit soort gevallen een ander soort zaak/proces vormgegeven? Waar zit de winst?

Jij raadt het af, Jack?

ja. Kort door de bocht: gaat het over een pragmatische oplossing of -oneerbiedig- gemakzucht?

Ik zie ook niet goed hoe je eenmalige opslag en meervoudig gebruik kunt vormgeven. Hoe zie jij dat?

Omdat zoals ik het lees, Carl moet ne corrigeren, de documenten zich straks in een systeem bevinden.

en dan is de vergunning gekoppeld aan 2 zaken

Kan je identieke documenten niet koppelen aan 2 zaken?

ja. Document is identiek; de bijbehorende metadata niet. Dus wel 2 zaken.

Yvonne Welings zei:

Kan je identieke documenten niet koppelen aan 2 zaken?

Carl, we hebben jou niet gehoord, wat vind jij deze oplossing?

De geboden oplossing (uitgaan van twee zaken) is in lijn met eerder gegeven adviezen en nagevraagde werkwijzen. Dus die werkwijze zal ik in het DIM-overleg adviseren  Green Valley biedt i.t.t. Corsa niet de mogelijkheid om een document aan meerdere zaken. Wel kan een document gekopieerd worden naar een andere zaak (of opnieuw worden geïmporteerd).

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden