BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Archiveren van e-mail
Het is al een decennia-oude vraag, maar nog altijd lastig te beantwoorden. Hoe moeten e-mails bewaard worden? Ik ben even benieuwd hoe de digitale praktijk eruit ziet:
- Hoe zitten bij jullie e-mails in het DMS (of RMA, of Zaaksysteem, of....)? Als PDF, PDF/A, txt, msg, rtf, xml of ... ?
- Zijn jullie daar tevreden over?
- En is het een bewuste keuze geweest of was het de standaard-oplossing van de leverancier?
Tags: archief, duurzaamheid, email
Weergaven: 1473
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op -
De trend die ik waarneem bij gemeenten is dat e-mail zoveel mogelijk wordt vervangen door webformulieren, al dan niet gekoppeld aan een zaaksysteem.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op -
Er wordt dan misschien minder gemaild, maar mensen blijven mailen.
-
Permalink Antwoord van Jean-Luc Rouvroye op
-
Marco, ik ben erg blij met je vraag! Eerlijk gezegd snap ik niets van de wijze van registratie zoals dat nu in Corsa gebeurt. Het bericht zelf wordt als text opgeslagen en alle bijlagen als aparte registratie. Maar, ik dacht altijd dat je een bericht in de oorspronkelijke applicatie nog moet kunnen opstarten. Dat kan bijvoorbeeld in Documentum of Alfresco wel! Klik je op de e-mail dan opent ie vanuit Outlook.
Ik heb al vanalles geprobeerd om e-mail anders op te slaan, maar de Corsa-integratie werkt kennelijk zo.
-
Permalink Antwoord van Joyce van Bruggen - Moorkamp op -
Kan met Corsa en outlook ook, doen we bij de gemeente Ermelo ook. Er is een keuze tussen registreren als mail in zijn geheel, alles apart of alleen bijlagen. Mail in zijn geheel opent dan de 'outlook-versie' .
-
Permalink Antwoord van Ton de Looijer op -
@Joyce Op welke wijze leggen jullie - igv de keuze 'alles apart' - een relatie tussen email en bijlage(n) voor zover sprake is van samengestelde records (?).
-
Permalink Antwoord van Joyce van Bruggen - Moorkamp op
-
We werken met cases. Dus igv alles apart krijgt alles eigen documentnummer en allemaal in dezelfde case. 1 is dan als 'email' in mycorsa geregistreerd en is te openen als outlook-versie met origineel bestand openen. Je kunt dan ook bij de evt bijlagen. De bijlagen zijn als word of excel geregistreerd, hangt van het bestand af.
-
-
Joyce, bedankt voor je antwoord. Dan ligt het waarschijnlijk aan ons mailprogramma: Groupwise. Een dezer dagen gaan we in Uden ook over op Outlook.
Ton, in het geval dat Corsa de bijlages als aparte registraties opneemt, dan wordt er een relatie tussen de registraties gelegd. Maar dan nog lijkt me dit geen authentieke vorm van de e-mail die je op deze wijze opslaat.
-
Permalink Antwoord van Joyce van Bruggen - Moorkamp op
-
Wij hadden eerst ook groupwise en daarmee ging het op dezelfde wijze. Succes!
-
Permalink Antwoord van Arina Overkleeft op -
Op Archief 2.0 staat in de bestandenbox een scriptie van Willem Brouwer over dit onderwerp. Titel: E-mail op orde? Onderzoek naar de archivering van e-mail bij gemeentelijke organisaties. De scriptie is uit 2010; het onderzoek is gedaan onder de Gelderse gemeenten.
Hoewel dit geen direct antwoord op de vragen is, is het misschien toch interessant.
-
Permalink Antwoord van Mart Mommers op -
En er bestaat ook nog een oud onderzoek door het Testbed Digitale bewaring uit 2003 over het bewaren van e-mail. Wij worstelen ook nog met die vraag: kiezen voor een praktisch haalbare oplossing of wat gelet op die onderzoeken wenselijk is.
Arina Overkleeft zei:Op Archief 2.0 staat in de bestandenbox een scriptie van Willem Brouwer over dit onderwerp. Titel: E-mail op orde? Onderzoek naar de archivering van e-mail bij gemeentelijke organisaties. De scriptie is uit 2010; het onderzoek is gedaan onder de Gelderse gemeenten.
Hoewel dit geen direct antwoord op de vragen is, is het misschien toch interessant.
- Bijlagen:
-
-
bewaren_van_email.pdf, 1.1 MB
-
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Als aanvulling bijgaand de richtlijn vanuit de baseline rijksoverheid uit 2009.
- Bijlagen:
-
Permalink Antwoord van Maarten-Jan van der Meij op
-
Ha Marco,
Hoe: Voor projectarchivering (proces/onderwerp) gebruiken wij het DMS Hummingbird; hier gaan e-mailberichten als .msg in. Bijlagen (vaak in .pdf) worden voornamelijk apart opgeslagen, met een relatie naar het e-mailbericht.
Tevredenheid: Niet zo tevreden. Aangezien wij een oude versie van HB hebben herkent het systeem geen reeds opgeslagen e-mailberichten bij het toevoegen van bijvoorbeeld een reply, dus we proberen zoveel mogelijk e-mailbomen aan het eind van de conversatie pas op te slaan.
Keuze: geen standaardoplossing, geen bulkopslag; er wordt bewust gearchiveerd. Dat houdt in casu in dat projectmedewerkers verplicht moeten meedenken óf een e-mailbericht inhoudelijk gezien archiefwaardig is (selectie bij de bron).
Tot zover in het kort onze digitale praktijk t.a.v. e-mail.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- 4
- Volgende ›
Advertenties
Direct naar...
- Twitter
- RSS: alle activiteiten
- E-mail
© 2013 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
