BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Archiveren van e-mail
Het is al een decennia-oude vraag, maar nog altijd lastig te beantwoorden. Hoe moeten e-mails bewaard worden? Ik ben even benieuwd hoe de digitale praktijk eruit ziet:
- Hoe zitten bij jullie e-mails in het DMS (of RMA, of Zaaksysteem, of....)? Als PDF, PDF/A, txt, msg, rtf, xml of ... ?
- Zijn jullie daar tevreden over?
- En is het een bewuste keuze geweest of was het de standaard-oplossing van de leverancier?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
De trend die ik waarneem bij gemeenten is dat e-mail zoveel mogelijk wordt vervangen door webformulieren, al dan niet gekoppeld aan een zaaksysteem.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Er wordt dan misschien minder gemaild, maar mensen blijven mailen.
-
Permalink Antwoord van Mart Mommers op
-
En er bestaat ook nog een oud onderzoek door het Testbed Digitale bewaring uit 2003 over het bewaren van e-mail. Wij worstelen ook nog met die vraag: kiezen voor een praktisch haalbare oplossing of wat gelet op die onderzoeken wenselijk is.
Arina Overkleeft zei:Op Archief 2.0 staat in de bestandenbox een scriptie van Willem Brouwer over dit onderwerp. Titel: E-mail op orde? Onderzoek naar de archivering van e-mail bij gemeentelijke organisaties. De scriptie is uit 2010; het onderzoek is gedaan onder de Gelderse gemeenten.
Hoewel dit geen direct antwoord op de vragen is, is het misschien toch interessant.
- Bijlagen:
-
-
bewaren_van_email.pdf, 1.1 MB
-
-
-
Als aanvulling bijgaand de richtlijn vanuit de baseline rijksoverheid uit 2009.
- Bijlagen:
-
Permalink Antwoord van Maarten-Jan van der Meij op
-
Ha Marco,
Hoe: Voor projectarchivering (proces/onderwerp) gebruiken wij het DMS Hummingbird; hier gaan e-mailberichten als .msg in. Bijlagen (vaak in .pdf) worden voornamelijk apart opgeslagen, met een relatie naar het e-mailbericht.
Tevredenheid: Niet zo tevreden. Aangezien wij een oude versie van HB hebben herkent het systeem geen reeds opgeslagen e-mailberichten bij het toevoegen van bijvoorbeeld een reply, dus we proberen zoveel mogelijk e-mailbomen aan het eind van de conversatie pas op te slaan.
Keuze: geen standaardoplossing, geen bulkopslag; er wordt bewust gearchiveerd. Dat houdt in casu in dat projectmedewerkers verplicht moeten meedenken óf een e-mailbericht inhoudelijk gezien archiefwaardig is (selectie bij de bron).
Tot zover in het kort onze digitale praktijk t.a.v. e-mail.
-
-
Bedankt voor alle reacties! Bij ons worden e-mails als txt-bestanden opgeslagen (waarbij de opmaak dus verloren gaat). Bijlagen worden als aparte documenten opgeslagen. Een afbeelding in de e-mail zelf wordt als bijlage gezien. De relatie e-mail <-> bijlage wordt niet vastgelegd (zou je aan het tijdstip van opslag kunnen afleiden, maar toch...).
Ik heb over deze oplossing mijn twijfels en jullie reacties sporen mij nog meer aan om dit punt bij ons aan de kaak te stellen.
-
-
Ik bedoelde het systeem Verseon.
Het nadeel van msg is dat dit geen open standaard is, maar eigendom van Microsoft. Groupwise werkt bijvoorbeeld met een ander format. Ik heb hierover nog een interessant document gevonden van onze zuiderburen. Daarin wordt, na analyse van verschillende opties, geadviseerd om e-mail te bewaren als msg én xml.
-
Permalink Antwoord van Erik Müller op
-
Bij ons wordt e-mail opgeslagen in Verseon als .msg bestand. Dit gaat via de omslachtige manier door de e-mail op te slaan onder Outlook indeling op het bureaublad en vervolgens te koppelen aan een registratie in Verseon.
Voordeel hiervan is, dat de relatie met eventuele bijlagen behouden worden en automatisch met het .msg bestand worden opgeslagen in het DMS. Resultaat is een enkele registratie inclusief de bijlagen.
De oplossing van de levarancier was een knop "Opslaan in Documentenbank" in Outlook. Die bleek echter 9 van de 10 keer niet te werken als er bijlagen bij de mail zaten. Ook moesten alle bijlagen, als de oplossing werkte, apart worden geregistreerd en opgeslagen worden.
-
-
Verseon slaat de e-mail op, omdat we die namelijk eerst zelf op het bureaublad opslaan en vervolgens via bestand koppelen aan de registratie hangen.
-
-
Erik, wij gebruiken inderdaad de knop. Bij ons werkt hij "as designed". Hij werkt dus wel altijd, maar hij slaat inderdaad alle bijlage afzonderlijk op.
De oplossing die je noemt, waarbij het msg-bestand wordt opgeslagen, ken ik wel. Onze ervaring met het vorige DMS is echter dat deze werkwijze zo omslachtig is dat men de e-mail óf niet archiveert óf uitprint en laat scannen.
Ik ga proberen of wij een betere knop kunnen krijgen, al moet ik nog even verzinnen wat wij dan precies willen.
-
-
Op zich is onze methode net zoveel werk als een mail via Opslaan in documentenbank opslaan en daarna alle losse bijlagen registreren. Het nadeel van Opslaan in documentenbank is dat hij een .txt bestand van de mail maakt en daarmee een hoop metadata verloren gaat.
En inderdaad, onze vorige workaround was het printen en opnieuw inscannen van de e-mails. Gelukkig hebben we dat inmiddels achter ons gelaten ;-)
-
Permalink Antwoord van Hans Dekker op
-
Hallo Jean-Luc,
In Corsa zet je de parameter dssvmsg = Ja en je bestanden worden als 'msg' opgeslagen, natuurlijk wordt er van dit bestand ook een PDF/A gemaakt voor de viewer, e.d.
Jean-Luc Rouvroye zei:Marco, ik ben erg blij met je vraag! Eerlijk gezegd snap ik niets van de wijze van registratie zoals dat nu in Corsa gebeurt. Het bericht zelf wordt als text opgeslagen en alle bijlagen als aparte registratie. Maar, ik dacht altijd dat je een bericht in de oorspronkelijke applicatie nog moet kunnen opstarten. Dat kan bijvoorbeeld in Documentum of Alfresco wel! Klik je op de e-mail dan opent ie vanuit Outlook.
Ik heb al vanalles geprobeerd om e-mail anders op te slaan, maar de Corsa-integratie werkt kennelijk zo.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
