Het gebruik van data neemt zienderogen toe, bijvoorbeeld bij het monitoren van (verkeers)veiligheid. De inwerkingtreding van de AVG lijkt daar nog een extra boost aan gegeven te hebben.  Hoewel data al relatief langer worden gebruikt, lees je vrij weinig over archivering. In de studie van Jan Koers over de overbrenging van records uit een database naar een e-depot (bodem) bleek er een lacune te zijn, de opname in het e-depot is alleen gericht op documenten. De belangstelling voor blockchain is een ander voorbeeld. De vraag naar data analisten is groot.

Gemeenten ontdekken de grote waarde van gegevens. De VNG publiceerde dit voorjaar het rapport: Datagedreven sturing bij gemeenten samen aanpakken. Gemeenten gebruiken steeds meer data voor hun beleid, men spreekt steeds vaker van datagedreven sturing met name voor de verbetering van de dienstverlening. Daarbij wel de kanttekening, dat de betrouwbaarheid van de vergaarde data (ook in de wetenschappelijke wereld) nog altijd een 'dingetje' is.

Mede omdat we deze trend zien, hebben we een aparte groep data en archivering in het leven geroepen. De toename van het gebruik van data vraagt om extra beheersmaatregelen, zeker wanneer je als gemeente die data effectief wil inzetten. Het onderwerp wil echter nog niet echt leven op BREED, maar ik sluit me aan bij de woorden van burgemeester Franc Weerwind: 'Datagedreven sturing bij gemeenten is een zeer belangrijke ontwikkeling waar we als gemeenten zelf en als gemeenten gezamenlijk verder mee aan de slag moeten.'

Vanochtend zag ik een blog voorbij komen van een architectuurplaat voor een datagedreven gemeenten, onderdeel van het informatiebeleid.

Wat ik nog niet zie (ik kan het mis hebben), is dat onze beroepsgroep op deze trend aansluit. In rapporten lees je allerlei aanwijzingen over privacy en informatiebeveiliging, maar over beheer ? Moeten die data altijd bewaard worden, wanneer worden die vernietigd en welk organisatieonderdeel houdt zich hiermee bezig?

Wie wil ervaringen op dit gebied delen?

Weergaven: 622

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Ik vind het helemaal niet zo vreemd dat dit onderwerp niet leeft op BREED. Dit platform is in de eerste plaats gericht -al dan niet bewust- op collega's in het werkveld van DIV en archiefinstellingen. Datasets, gegevensmanagement en aanverwante onderwerpen staan daar m.i. best wel een eind vandaan. Bij mijn gemeente zijn dit dan ook twee gescheiden "werelden" en ik denk dat dat goed is.

De burgemeester die je aanhaalt heeft zeker gelijk, de vraag is eerder of BREED wel het platform is of de geïnteresseerde gebruikers heeft.

Om op je laatste vraag antwoord te geven. De meeste van onze data blijven vooralsnog altijd bewaard. Maar dat betekent niet dat alle data altijd wordt bewaard. Zo kun je het volgens mij ook niet zien. Een database is eerder een dynamisch document waarin wordt gewist, gewijzigd en toegevoegd. Zodoende haalt het nooit z'n brondatum archiefprocedure en is de database zelf niet te vernietigen.

Een e-depot is dan misschien ook helemaal niet de plek voor dit soort datasets omdat de gemeente ze zelf nodig heeft en zelf open kan stellen. Zie data.overheid.nl

Toevallig zijn we in onze gemeente net een werkgroep gestart die kaders/inrichtingsprincipes gaat opstellen op dit gebied. Dat gaat specifiek niet om brondata, voor het beheer daarvan zijn namelijk al voldoende instrumenten en best practices beschikbaar, maar over gegevens die worden opgeslagen in datawarehouses en van daaruit worden gebruikt voor diverse doeleinden.

Ik zie zelf overigens een ontwikkeling waarin de vakgroepen informatiebeheer en gegevensbeheer naar elkaar toegroeien, maar herken tegelijkertijd dat daar verschillend over gedacht wordt.

We krijgen in onze organisatie vanuit de 'andere wereld' geregeld vragen over het beheer van data en eigenlijk hebben we daar tot nu toe te weinig goede antwoorden op, behalve dat we ad hoc allerlei maatregelen bedenken. Vandaar deze werkgroep.

Ik heb een soort startdocument bij dit bericht gevoegd waarin we onze vraagstukken initieel hebben afgebakend. Sommige vragen zijn open deuren, andere zijn meer wezenlijk. Het document zelf is nog een concept, maar het geeft een beeld van waar we mee bezig zijn. Ik ben heel benieuwd of de vakgenoten op dit forum de vraagstukken herkennen en hoe ze tegen de materie aankijken.

Bijlagen:
Bij de VNG archiefcommissie hebben we data en archivering als extra aandachtspunt gekozen voor de komende vier jaar. Het GBA dateert al uit 1994/1995 en voor zover bekend zijn de bestanden nog nergens naar een e-depot overgebracht. Ook dat is vaak niet bij DIV belegd, maar bij Burgerzaken. Gescheiden opereren ook met ICT kost op de lange termijn onnodig veel geld.

De vraag is of je de sets wel formeel wilt overdragen. Als je ze ziet als dynamische documenten is daar ook geen verplichting of noodzaak toe. Dat je als overheid data openstelt is natuurlijk alleen maar toe te juichen, maar of dit in een e-depot moet of in een ander overkoepelend systeem, is niet zo van belang zolang het een raadpleegkopie is.

Ik vraag me ook af of je een e-depot, of hoe je het wilt noemen, zo wil inrichten dat het zowel 'echte' documenten bevat als datasets.

Ik denk dat ik het begrip data breder zie, GBA moet je gewoon integraal bewaren. Je gaat toch ook geen persoonskaarten weggooien die gemuteerd worden?
De selectielijst zal komende jaren op deze ontwikkeling worden aangepast, zie ook al de discussie over bewaartermijnen logging data. Dat is nu al kort gesloten met VNG realisatie. http://www.breednetwerk.nl/m/discussion?id=2537796%3ATopic%3A126340

Voor basisregistraties is, zoals Rens ook zegt, al een heleboel geregeld (audits, landelijke voorzieningen, 'overdrachten' van gegevens zoals bij de BRP). Persoonslijsten zijn integraal onderdeel van een dataset, dus die zul je ook niet weggooien nee. Allerlei andere kern- en vakregistraties hebben meestal niet zo'n goed geregelde (nationale) governance om zich heen, dus is het bewaren ervan ook nog de vraag (vleermuizen, lantaarnpalen, medewerkers, overeenkomsten, leerlingen, sportvelden, bankjes, ...).

Als de archiefwereld zich deze kant op wil bewegen is aanpassing van de selectielijst "in de komende jaren" volgens mij veel te laat. Zoals Rens ook al zegt: weinig goede antwoorden en ad hoc antwoorden.

Beter laat, dan nooit.

De audits van de BRP hebben geheel geen betrekking op archivering. De landelijke uitvraag op dit gebied zou veel beter moeten.

Formeel behoren ook deze bestanden onder de Archiefwet, net als foto's en geo bestanden.

Wanneer de keuze niet wordt gemaakt, is dat ook een keuze. Ik begrijp jullie weerstand overigens niet en ook niet dat er zi gescheiden in de informatiewereld en binnen een gemeente wordt gedacht en gewerkt.

Jawel, audits op de BRP geven de betrouwbaarheid aan van de gegevens. Als je nu zegt dat dat geen betrekking heeft op de archivering dan zeg je ook dat er gescheiden werelden zijn. Als je informatievoorziening als een groot geheel wilt zien is dat misschien wel de eindplaat, maar zover zijn we nog lang niet.

De gegevensmensen zeggen dat documenten "slechts" een van de honderd registraties zijn.

De documentenmensen zeggen dat een dataset "slechts" een document is.

Dat helpt niet echt bij de toenadering is mijn ervaring. Er is verder ook geen weerstand hoor, maar moet DIV zich dan nog bemoeien met alle soorten informatie, terwijl er toch echt die D in de naam staat. Voor een kleine gemeente of instelling zoals je eerder al zei zal dit wel kloppen. Maar grotere, ook het Amsterdam van Rens, hebben gespecialiseerde teams die zich met registraties, of geo, of boekhouding, of architectuur bezighouden. Ja, het zou goed zijn als een DIV-er zich bij zo'n team zou voegen, maar dat betekent niet dat je die twee werelden integreert.

MGroels zei:

(...) maar moet DIV zich dan nog bemoeien met alle soorten informatie, terwijl er toch echt die D in de naam staat. (...)

Dat lijkt me een anachronisme. De term 'DIV' komt uit een tijdperk dat documenten de toonaangevende verschijningsvorm waren. Steeds meer organisaties stappen over op meer algemene benamingen als 'informatiebeheer' of 'recordmanagement', juist omdat de D van DIV geen recht (meer) doet aan de breedte van het vakgebied.

MGroels zei:

(...) Maar grotere, ook het Amsterdam van Rens, hebben gespecialiseerde teams die zich met registraties, of geo, of boekhouding, of architectuur bezighouden. Ja, het zou goed zijn als een DIV-er zich bij zo'n team zou voegen, maar dat betekent niet dat je die twee werelden integreert.

Het klopt dat wij specialisaties hebben, maar we hebben ook multidisciplinaire "accountteams" waarin verschillende specialisten uit verschillende hiërarchische teams nauw samenwerken voor een specifiek domein. Dus zeker geen gescheiden werelden, maar verschillende perspectieven die elkaar aanvullen. Wat dat betreft beaam ik je laatste zin helemaal!

Jammer, die gescheiden werelden. Ik had gehoopt op kennisdeling en een wake up call, maar die lijkt nu in de kiem al te worden gesmoord. De praktijk in Tilburg is overigens niet exemplarisch voor vaak kleinere en middelgrote gemeenten.

Yvonne, dat lijkt me een voorbarige conclusie. Er hebben tot nu toe drie mensen gereageerd in deze discussie en daarvan ziet er slechts één het als gescheiden werelden...

Ik hoop in elk geval dat er nog wat inhoudelijke reactie komt op het document dat ik hierboven in het kader van de kennisdeling heb geupload.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden