Goedemorgen,

Ik ben voornemens on een analoog deel van burgerzaken met V termijn 2020 te laten vernietigen.

Nu moeten alleen nog de persoonsgegevens worden geanonimiseerd.

Ik ben me bewust van de discussie dat de V-lijst te bewaren is en dat burgers kunnen vragen om een bewijs voor vernietiging. Ik ben zelf van mening dat een antwoord met 'Uw dossier is vernietigd op grond van de wettelijke selectielijst (Archiefwet art etc)' voldoende is, maar ik weet dat niet iedereen het hier mee eens is.

Aangezien we nog niet beschikken over goede anonimiseersoftware, dacht ik aan 2 oplossingen:

1) De persoonsgegevens handmatig verwijderen.

2) De persoonsgegevens weg te 'lakken' met Adobe, vervolgens uit te printen en weer te in scannen, aangezien het weglakken in Adobe niet betrouwbaar genoeg is.

Mijn voorkeur gaat uit naar optie 1, maar ik ben benieuwd naar jullie gedachten rondom bovenstaande.

Gerben

Weergaven: 562

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Waarom nu al anonimiseren? Je moet twee versies bewaren een met namen en een zonder namen tot het moment dat de bewijsfunctie vervalt. Je wilt toch kunnen aantonen aan betrokkene dat een document tijdig is vernietigd. Helaas is dat bij de Kindertoeslagenaffaire niet gebeurd.

Binnen het werkveld wordt hier heel anders over gedacht. Bij twee gemeenten hebben we bewust besloten niet te anonimiseren, maar een beperking te plaatsen bij opname e-depot/archiefbewaarplaats. dat zou ook een moment zijn om te namen te verwijderen. 

Zie ook: Persoonsnamen in vernietigingslijsten - BREED - over de grenzen van...

Hoi Yvonne,

Ik lees dit:

"Het doel van de Archiefwet is het bewaren van belangrijke informatie. De AVG is gericht op bescherming van persoonsgegevens. Hierbij is dataminimalisatie een belangrijk uitgangspunt. Dit houdt in dat organisaties alleen díe persoonsgegevens mogen verwerken die echt noodzakelijk zijn.

De Archiefwet en de AVG hebben dus verschillende uitgangspunten. Hierdoor moeten overheidsorganisaties in de praktijk soms het belang van archivering afwegen tegen het belang van bescherming van persoonsgegevens."

Je kunt hier toch meerdere kanten mee op. Je hebt het over de bewijsfunctie. Je kunt toch verwijzen naar de Vernietigingstermijn. Anonimiseren bij opname in het e-depot is wel een goed idee. 

De relatie is tussen AVG en Archiefwet is:

  • Uitzondering op het recht om vergeten te worden bij archivering in het algemeen belang (art. 17 lid 3 sub d AVG). Dit recht om vergeten te worden is (min of meer) nieuw met invoering van de AVG;
  • Uitzondering gemaakt op de plicht om de betrokkene in te lichten over de verwerking (de archivering). De betrokkene hoeft dus niet te worden geïnformeerd als zijn persoonsgegevens worden opgenomen in het archief (art. 14a AVG). -> Deze regel gold ook al in de Wbp in art. 44 lid 2.
  • Lidstaten kunnen nadere regels vaststellen voor de informatievoorschriften, de rectificatie, de wissing, het recht om te worden vergeten, de beperking van de verwerking en het recht van gegevensoverdraagbaarheid en het recht van bezwaar tegen verwerking van persoonsgegevens bij de archivering (art. 83 lid 3 AVG).

Wanneer je de namen verwijdert, kan je de vernietiging niet meer aantonen. Er bestaan veel misverstanden over de AVG, in de UAVG is het volgende artikel opgenomen:

  • art 89 AVG: De verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden is onderworpen aan passende waarborgen in overeenstemming met deze verordening voor de rechten en vrijheden van de betrokkene.
  • Die waarborgen zorgen ervoor dat er technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen om de inachtneming van het beginsel van minimale gegevensverwerking te garanderen. Deze maatregelen kunnen anonimisering omvatten, mits aldus die doeleinden in kwestie kunnen worden verwezenlijkt. Wanneer die doeleinden kunnen worden verwezenlijkt door verdere verwerking die de identificatie van betrokkenen niet of niet langer toelaat, moeten zij aldus worden verwezenlijkt.

Mijn stelling is dat je met het lakken van persoonsnamen je doeleinden niet bereikt om de betrokkene de juiste transparantie te bieden, maar met organisatorische maatregelen wel. Het artikel spreekt over kunnen en niet moeten. De handreiking spreekt ook over niet direct weglakken, maar na een bepaalde periode. Na een bepaalde periode heb je een keuze. 

Vooral bij FG en privacy officers bestaat veel onbekendheid over de Archiefwet in deze. Wat me opviel is dat we de kwestie aan twee FG's van twee gemeenten hebben voorgelegd en twee totaal verschillende adviezen hebben ontvangen. Persoonsnamen zijn geen doel op zich. Je kunt toch gewoon autorisaties inrichten in je systeem.

Hoi Yvonne,

Ik heb deze discussie ook al eerder voorbij zien komen en ben voor het opnemen van zo min mogelijk persoonsgegevens in een vernietigingslijst. Stel dat ik wil bewijzen dat het schuldhulpverleningsdossier van Jan Jansen is vernietigd, en er zijn meerdere Jan Jansens in mijn gemeente. Dan kom ik er niet met het opnemen van de persoonsnaam. Dan zou je ook b.v. BSN nummer en geboortedatum op moeten nemen in de vernietigingslijst. Dat lijkt me niet de bedoeling.

En hoe doe je dit als je data gaat vernietigen? B.v. cliëntregistraties uit een applicatie voor het sociaal domein. Dan ga je neem ik aan toch ook niet specificeren van welke cliënten de data vernietigd is? Dan had je het net zo goed niet kunnen vernietigen...

Caroline, het is altijd goed om een discussie zuiver te houden, we hebben het over persoonsnamen en niet over BSN nummers (dataminimalisatie). BSN is een verhaal apart binnen de AVG. Je kunt altijd iets bedenken om een kenmerk uniek te maken. Wellicht hebben jullie ook niet te maken met bewijszoekende burgers? Ik merk wel vaker verschillen tussen de praktijk van grote en kleine gemeenten. Je gaat geen gegevens verwijderen, die je nog nodig hebt, kern van de Archiefwet en dit aspect wordt ook geborgd in de AVG, recht van betrokkenen:

  • Transparante informatie voor de uitoefening van rechten;
  • Informatie bij verzameling;
  • Recht van inzage (artikel 15 AVG);
  • Recht op rectificatie (artikel 16 AVG);

  Het correctierecht gaat verder dan het corrigeren van de foutieve gegevens. Voor de betrokkene moet   voorkomen worden dat hij of zij nadelige gevolgen ondervindt.

  • Recht op vergetelheid/ gegevenswissing (artikel 17 AVG);

  Geldt niet voor archiefinstellingen!!!

  • Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG);
  • Kennisgevingsplicht rectificatie, verwijdering, beperking;
  • Dataportabiliteit (= overdraagbaarheid van persoonsgegevens) (artikel 20 AVG). Voorbeeld overstappen zorgverzekering of energieleverancier.
  • Recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming / profiling (artikel 22 AVG).

Wat ik bedoel te zeggen is dat een persoonsnaam niet uniek is en daarom niet bruikbaar is om te bewijzen dat je het specifieke dossier van een persoon hebt vernietigd. Een persoonsnaam op een vernietigingslijst is daarom niet een gegeven dat je nog nodig hebt, en moet daarom als je dataminimalisatie wil toepassen niet in vernietigingslijsten opgenomen worden.

Wij hebben ook te maken met bewijszoekende burgers, maar wanneer we uitleggen dat een dossier vernietigd is o.b.v. de selectielijst is dat altijd afdoende. Heb nog niet meegemaakt dat iemand dan nog vraagt naar een vernietigingslijst. 

Goede toevoeging. 

Gerben, je geeft aan: "Ik ben zelf van mening dat een antwoord met 'Uw dossier is vernietigd op grond van de wettelijke selectielijst (Archiefwet art etc)' voldoende is (...)".

Ik ben het daar net als Caroline helemaal mee eens. Juridisch gezien is jouw uitleg m.i. ook voldoende, want het gaat er om dat je e.e.a. "voldoende aannemelijk" kunt maken.

Om die reden zou ik zelf kiezen voor optie 3: simpelweg geen persoonsgegevens in de lijst opnemen en je beperken tot een inhoudelijke beschrijving van het type informatie dat is vernietigd plus de grondslag die daarbij hoort. Dan hoef je die gegevens ook niet achteraf weg te lakken. Wel belangrijk om dat vooraf af te stemmen met je toezichthouder.

Bedankt voor je antwoord Rens,

Ik las ook nog een stuk van NB onze eigen archivaris, ik citeer:

"Het gebruik van bijzondere persoonsgegevens op een overzicht van te vernietigen archiefbescheiden is volgens de bepalingen uit de AW en AVG niet toegestaan. Dergelijke gegevens mogen niet worden opgenomen in beschrijvingen van archiefbescheiden die op een vernietigingslijst staan vermeld."

Optie 3 zou idd de makkelijkste zijn, maar als je een V-lijst uitdraait dan krijg je de persoonsgegevens er gratis en voor niks bij, dus ik zal ze moeten verwijderen... Optie 1 dus



Rens zei:

Gerben, je geeft aan: "Ik ben zelf van mening dat een antwoord met 'Uw dossier is vernietigd op grond van de wettelijke selectielijst (Archiefwet art etc)' voldoende is (...)".

Ik ben het daar net als Caroline helemaal mee eens. Juridisch gezien is jouw uitleg m.i. ook voldoende, want het gaat er om dat je e.e.a. "voldoende aannemelijk" kunt maken.

Om die reden zou ik zelf kiezen voor optie 3: simpelweg geen persoonsgegevens in de lijst opnemen en je beperken tot een inhoudelijke beschrijving van het type informatie dat is vernietigd plus de grondslag die daarbij hoort. Dan hoef je die gegevens ook niet achteraf weg te lakken. Wel belangrijk om dat vooraf af te stemmen met je toezichthouder.

Beste vakgenoten,

Binnen de gemeente Den Haag hebben we vorig jaar dezelfde discussie gehad en afwegingen gemaakt. We hebben hierbij ook gekeken naar andere gemeenten en kwamen tot de conclusie dat de discussie omtrent opname van de persoonsgegevens circa 50/50 is.

We hebben daarom besloten tot een oplossing, welke beide landingen dekt. Bij het digitale vernietigingsproces stellen we 2 vernietigingslijsten op:
  1. Eén lijst met een beperkte hoeveelheid persoonsgegevens, de naam is daarbij voldoende. Deze lijst wordt 5 jaar bewaard t.b.v. de bedrijfsvoering en bewijslast aan de burger en daarna (automatisch) vernietigd.
  2. Eén lijst zonder persoonsgegevens. Deze lijst wordt permanent bewaard t.b.v. de bewijslast en na 20 jaar (in de nieuwe Archiefwet: 10 jaar) overgedragen aan het Haags Gemeentearchief voor permanente bewaring.
De gedachte hierbij is dat de kans dat een burger 5 jaar na afsluiting bewijs eist, dat zijn dossier is vernietigd kleiner is dan daarna. En dat we op deze manier voorkomen dat er t.z.t. lastige beperkingen moeten worden gesteld aan de openbaarheid van de vernietigingslijsten. Aangezien het hier digitale vernietiging betreft is het sowieso geen probleem om 2 lijsten te vervaardigen.

Misschien hebben jullie hier iets aan.

Groet, Rob den Braasem
Archiefinspecteur Haags Gemeentearchief.

@Mooie oplossing, die recht doet aan alle belangen. Wellicht nog een aanvulling, voor ons was de kwestie om de autorisaties binnen het Zaaksysteem wat stringenter in te richten. Vijf jaar lijkt me ook ene goede keuze, waarbij ik moet aantekenen dat ik de vraag ook nog eens heb ontvangen over een overgedragen archief. je kunt niet op alle uitzonderingen acteren. 

Maar nogmaals de ervaringen/vraag bij kleinere gemeenten zal anders zijn dan bij grote en daardoor wellicht ook tot andere keuzes leiden. 

Hoi Rob, bedankt voor deze toevoeging. Ik ga het voorleggen.

Ik heb nog 1 (misschien wel domme) vraag maar op het moment dat een dossier (zaak) beëindigd is, wordt er een vernietigingstermijn aan gehangen. Bv een WMO dossier. Het dossier (en dus alle persoonsgegevens) wordt vanaf dat moment nog 10 jaar bewaard.

Daarna komt het dossier pas op de V-lijst terecht. Dan bestrijkt het dossier toch automatisch de 5 jaar (periode bewijslast), of mis ik iets? 

Rob den Braasem zei:

Beste vakgenoten,

Binnen de gemeente Den Haag hebben we vorig jaar dezelfde discussie gehad en afwegingen gemaakt. We hebben hierbij ook gekeken naar andere gemeenten en kwamen tot de conclusie dat de discussie omtrent opname van de persoonsgegevens circa 50/50 is.

We hebben daarom besloten tot een oplossing, welke beide landingen dekt. Bij het digitale vernietigingsproces stellen we 2 vernietigingslijsten op:
  1. Eén lijst met een beperkte hoeveelheid persoonsgegevens, de naam is daarbij voldoende. Deze lijst wordt 5 jaar bewaard t.b.v. de bedrijfsvoering en bewijslast aan de burger en daarna (automatisch) vernietigd.
  2. Eén lijst zonder persoonsgegevens. Deze lijst wordt permanent bewaard t.b.v. de bewijslast en na 20 jaar (in de nieuwe Archiefwet: 10 jaar) overgedragen aan het Haags Gemeentearchief voor permanente bewaring.
De gedachte hierbij is dat de kans dat een burger 5 jaar na afsluiting bewijs eist, dat zijn dossier is vernietigd kleiner is dan daarna. En dat we op deze manier voorkomen dat er t.z.t. lastige beperkingen moeten worden gesteld aan de openbaarheid van de vernietigingslijsten. Aangezien het hier digitale vernietiging betreft is het sowieso geen probleem om 2 lijsten te vervaardigen.

Misschien hebben jullie hier iets aan.

Groet, Rob den Braasem
Archiefinspecteur Haags Gemeentearchief.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2022   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden