Voor iedereen in dit Forum allereest nog de beste wensen voor 2020.

Ik heb weer een puntje in het nieuwe jaar

Mijn vraag is; wij hebben in 2018 een herindeling gehad en moesten dus archiefblokken afsluiten. In 2018 dus begonnen met een nieuw archiefblok, mijn vraag is nu; ben je verplicht om een 10 jaren blok te maken of kun je dit ook per jaar doen, zodat je deze ook weer makkelijker per jaar kunt overdragen naar een archiefbewaarplaats?

Ik ben benieuwd naar de reacties

Weergaven: 671

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Voor jou ook de beste wensen en ga vooral door met je goede vragen!!! Volgens mij is het geen verplichting, maar meer ingegeven door de praktijk. Een verplichting die in de archiefwet staat is dat niet vernietigbare archieven na 20 jaar moeten worden overgebracht worden naar een archiefbewaarplaats. Die overbrenging mag in blokken van maximaal 10 jaar geschieden.  Zie ook internetconsultatie nieuwe Archiefwet:

De huidige praktijk om archief in blokken van 5 of 10 jaar over te brengen blijft mogelijk.

In mijn praktijk komt het ook voor dat gemeenten twintig jaren blokken vormen, zelf vind ik dat niet zo praktisch evenmin om elk jaar over te brengen. Een cesuur als een gemeentelijke herindeling is gewoon goed te meer daar je toch moet afsluiten vanwege de nieuwe organisatie.

Hallo Yvonne, bedankt voor je snelle reactie. Ik heb gisteravond, volgens mij, al zelf het antwoordt op mijn vraag bedacht!, wij als gemeente Zevenaar hebben per 1 januari 2020 volledige substitutie gekregen, dit betekent dat wij, in principe, geen fysieke dossiers meer gaan aanmaken en hoef je dan ook straks geen fysieke blokken meer over te dragen, wij zijn ook bezig om aan te sluiten bij een e-depot van het ECAL in Doetinchem, hoe je straks digitaal moet overdragen is mij nog niet helemaal duidelijk

Volgens mij maakt het niet uit of je blokken analoog of digitaal beheert met betrekking tot de tienjarenblokken. Daarbij blijft een deel altijd analoog, Burgerlijke Stand, brondocumenten, wethouders polissen enzovoorts. Ik ken nog geen eDepot dat direct vanuit het DMS kan overbrengen. ECAL heeft toch ook voor Picturae gekozen?

Waar ik ook benieuwd naar ben, in hoeverre de gedachte van bewaren bij de bron doorzet. Is overbrengen wel de oplossing als je direct bij de bron duurzaam beheert en ook beschikbaar stelt? Volgens mij is dat de essentie van archivering en open by design.

Wij vallen als Liemerse gemeente onder de verantwoording van het SALT Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg en via hen zijn we bezig om te kijken bij welk eDepot we gaan aansluiten dus ik zal jou opmerkingen ook bij het SALT neerleggen, kijken hoe zij hierin staan, bedankt alvast maar weer

Eind 2016 kon je al topx/sidecarstructuur exporteren uit Cora. En er zijn eenvoudige exporttools om de omzetting te doen, net als migratiespecialisten die op basis van een sjabloon jaarlijks kunnen overbrengen. Geen enkel probleem dus.

Yvonne Welings zei:

Ik ken nog geen eDepot dat direct vanuit het DMS kan overbrengen.

Daar wil ik wel een aantekening bij plaatsen. De exporttool van BCT werkt nog steeds niet op het eDepot van Picturae. Twee gemeenten in mijn werkgebied hebben die exporttool aangeschaft. De besprekingen met BCT om dit recht te trekken lopen al twee jaar!

Op zich al wonderlijk om iets aan te schaffen dat niet werkt.

En wonderlijk dat onze ervaringen zo tegenovergesteld zijn.

Ligt aan de andere leverancier van het eDepot vermoed ik. BCT lijkt niet echt te willen investeren in dit type eDepot. Wanneer vooraf de kennis er was geweest dat die Exporttool op dit punt niet voldoet, was het natuurlijk niet aangeschaft. Het duurde ook een jaar voordat duidelijk werd dat de oorzaak bij BCT moest worden gezocht. In januari zijn er nieuwe besprekingen. Ik deel dit ook om anderen te waarschuwen.

Het verkooppraatje is wsl. anders geweest in 2016, maar misschien gaat BCT dit euvel nog oplossen, een nieuw jaar, een nieuw begin.

Of afdwingen dat Picturae de landelijke standaard ondersteunt. Of even contact opnemen met andere gebruikers van een applicatie, dan hoef je zelf niet weer het wiel uit te vinden.

Na veel onderzoek is vast komen te staan dat het echt een technische fout is bij BCT, het gaat mis bij de metadata. Er is ook een goed alternatief, echter de gemeente die het betreft heeft in 2016 de exporttool aangeschaft en heeft al 60% al klaar voor de ingest. Het ligt niet aan Picturae en ook niet aan de medewerkers van de gemeente. Wellicht dat Amsterdam nu ook gekozen heeft voor Picturae, dat BCT wat harder gaat lopen.

In 2007 hadden tien van mijn twaalf gemeenten Corsa, nu zijn het er nog drie.

Ik mag hopen dat bewaring bij, en beschikbaarstelling vanuit, de bron de realiteit gaat worden. Het is niet meer van deze tijd om door te gaan met de verplichte overbrenging naar, in ons geval, een regionaal e-depot met allerlei perikelen, risico's en kosten die hiermee gemoeid gaan. Ik denk dat naast de genoemde (logische) realisatie van archivering en open by design, vele bronhouders echt hiervan zullen profiteren (efficiënter, effectiever en veel minder geneuzel).  
 
Yvonne Welings zei:

Volgens mij maakt het niet uit of je blokken analoog of digitaal beheert met betrekking tot de tienjarenblokken. Daarbij blijft een deel altijd analoog, Burgerlijke Stand, brondocumenten, wethouders polissen enzovoorts. Ik ken nog geen eDepot dat direct vanuit het DMS kan overbrengen. ECAL heeft toch ook voor Picturae gekozen?

Waar ik ook benieuwd naar ben, in hoeverre de gedachte van bewaren bij de bron doorzet. Is overbrengen wel de oplossing als je direct bij de bron duurzaam beheert en ook beschikbaar stelt? Volgens mij is dat de essentie van archivering en open by design.

Wanneer je de tekst van de Archiefwet2021 leest, zie je dat het begrip archivering by design niet goed wordt verwoord. Reageer vooral op dit aspect, het kan nog tot 23 januari. Wat ik begrijp is dat de blokken die in 2021 worden gevormd in 2031 moeten worden overgebracht.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden