1,6 miljoen euro voor verkorting overbrengingstermijn Archiefwet, is dat een reeel bedrag?

Een verkorting van de overbrengingstermijn van archieven van 20 naar 10 jaar leidt tot extra kosten rond de openbaarheid en toegankelijkheid van het overgebracht archief. Per jaar is het rijk bijna 1,3 miljoen euro duurder uit, de decentrale overheden ruim 350.000 euro.

Dat bericht Binnenlands Bestuur. Het artikel baseert deze aanname op dit rapport.

1,6 miljoen zou het kosten om overheidsarchieven vervroegd over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Zo komen er extra kosten voor inzageverzoeken van niet-openbaar archief.

Maar is die 1,6 miljoen een reëel bedrag? Een archiefbewaarplaats bouwen kost al gauw twee miljoen. Die archieven moeten immers ergens gehuisvest worden. De kosten voor een archiefbewaarplaats zijn over het algemeen hoger dan die voor een archiefruimte.

Uit een eigen onderzoek dat ik enkele jaren geleden heb gehouden, constateerde ik dat de kosten voor één meter statisch archief landelijk varieert van 25 tot 300 euro. Je hebt 355 gemeenten in Nederland (provincie, waterschappen buiten beschouwing gelaten). Die vormen over tien jaar gemiddeld een papieren archief van 100 meter.

Rekensom: 355 gemeenten x 150 euro (gemiddelde prijs) x 100 meter = 5.325.000 euro structureel per jaar.

Dit zijn geen kosten voor archiefbewerking, maar huisvestingskosten.

Wat denk jij, is 1,6 miljoen voldoende? Het rapport beperkt zich m.i. zich tot de kosten voor dienstverlening. Over hoeveel meters en terabytes hebben we het eigenlijk? Wat kan al worden overgebracht, wat moet nog bewerkt worden ?

Weergaven: 448

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Zullen we eerst eens kijken wat de zin is van die vroegtijdige overbrenging? Voor digitale informatie is dat toch niet nodig: met een klik is die openbaar te maken voor wie de informatie wil inzien. 

80 tot 90% van alles wat een gemeente -laten we het even tot gemeenten beperkt houden- verwerkt komt op termijn voor vernietiging in aanmerking. In het genoemde rapport wordt dit te vernietigen materiaal, in beide figuren op pagina 13, bij de gemeente gehouden: uitsluitend blijvend te bewaren materiaal wordt overgedragen. 

Informatie bevindt zich in taakspecifieke applicaties, op schijven en een klein deel in een document- of zaaksysteem. De vraag is dus eerst: welke informatie komt voor blijvende bewaring in aanmerking? 

En welk percentage van deze informatie wordt al onder invloed van de Woo voortijdig openbaar gemaakt (voorbeeld: raadsnotulen, website). Als die informatie goed door een organisatie wordt beheerd, wat is de zin dan van een vroegtijdige overbrenging? Wat is de zin ervan om de informatie weg te halen bij de specialisten die de wob-verzoeken moeten behandelen, die de wet open overheid in praktijk moeten brengen? Wat is de zin om dit bij een archiefdienst te brengen, terwijl we informatie aan de bron gaan bewaren en gebruiken? Wat is de zin van het benadrukken van de Wob-verzoeken in dit rapport, verzoeken die uiteraard ook gaan over op termijn te vernietigen materiaal- en in dat geval door de gemeente toch ook nog zelf worden behandeld en niet via de archiefdienst worden opgevraagd.

Vroegtijdige overbrenging zal ertoe leiden dat de organisatie voor het gemak zelf een kopie zal houden van de blijvend te bewaren bestanden, zoals er nu al vele kopieën, concepten door individuen en groepen van medewerkers worden bijgehouden omdat men de systemen, waarin de informatie wordt bewaard, niet begrijpt of te gecompliceerd vindt in gebruik. Dus weer een verdubbeling erbij.

Zouden we niet beter eerst orde op zaken stellen in de informatiehuishouding van onze organisaties voordat we ons druk gaan maken over een verkorting van de overbrengingstermijn? Dat betekent: zorgen dat we de essentie van de informatie bewaren, en zo snel mogelijk weggooien wat niet meer nodig is? Nu uit een studie van Stanford University blijkt dat een terabyte aan informatie, opgeslagen in de cloud weliswaar, per jaar 2 ton aan CO2-emissie oplevert, moeten we dan niet veel meer ons gaan bezighouden met strenge selectiecriteria voor informatie, waarbij we de werkprocessen volgen en gaandeweg het werkproces al de informatie die de essentie weergeeft van ons handelen, bewaren en zo veel mogelijk dubbelen, concepten, informatie met kortdurende waarde, weggooien? Het is toch te gek dat we, omdat we niet kunnen (of durven?!) selecteren, zelfs de mailboxen van functionarissen boven een bepaalde rang eeuwig gaan bewaren! Zie het artikel in NRC, 

https://www.nrc.nl/nieuws/2019/09/19/ook-onze-digitale-rotzooi-moeten-we-hoognodig-opruimen-a3973824 

De periode die het nu betreft is van 1997-2006 met een variatie 2000-2010. Dat is analoog weet ik uit waarneming bij 12 gemeenten. Pas vanaf 2007/2010 begint de digitale periode, hybride in de meeste gevallen.Ik ben het met je eens dat we het begrip overbrenging moeten herzien, zeker nu bewaren bij de bron steeds belangrijker wordt en openbaarheid voor 11 categorieën anders wordt vorm gegeven. Het zal niet vreemd zijn als er een knip komt tussen analoog en digitaal.

Ik had daarom ook een inhoudelijke analyse verwacht. De gemeente Tilburg periode 1938-1985 meet 190 meter en de periode 1997-2006 244 meter, exclusief bouw en hinderwetvergunningen. 244 meter opslag in een archiefbewaarplaats kost echt meer dan hier wordt begroot.

Dan ben ik te vroeg.... excuses! De periode die jij noemt is inderdaad nog analoog waarbij ik nu al meerdere gevallen ken waarin hybride toch weer tot analoog wordt teruggebracht, omdat men niet goed heeft gezorgd voor de digitale ingangen -en ook delen van documenten heeft vergeten te scannen. Je hebt gelijk dat de opslag van papieren dossiers meer kost, zeker wanneer je moet gaan bouwen om het te kunnen plaatsen.  

Toch ben ik blij met je reactie.

In het rapport staat op p. 11 dat de minister voorstelt de overbrengingstermijn niet met terugwerkende kracht te verkorten. Dat zou toch betekenen dat de overbrengingstermijn van 10 jaar gaat gelden voor archief gevormd vanaf eind 2020/begin 2021? Voor het nog voornamelijk analoge archief uit 1997-2010 blijft dan de termijn van 20 jaar gelden.

Yvonne Welings zei:

De periode die het nu betreft is van 1997-2006 met een variatie 2000-2010. Dat is analoog weet ik uit waarneming bij 12 gemeenten. Pas vanaf 2007/2010 begint de digitale periode, hybride in de meeste gevallen.Ik ben het met je eens dat we het begrip overbrenging moeten herzien, zeker nu bewaren bij de bron steeds belangrijker wordt en openbaarheid voor 11 categorieën anders wordt vorm gegeven. Het zal niet vreemd zijn als er een knip komt tussen analoog en digitaal.

Ik had daarom ook een inhoudelijke analyse verwacht. De gemeente Tilburg periode 1938-1985 meet 190 meter en de periode 1997-2006 244 meter, exclusief bouw en hinderwetvergunningen. 244 meter opslag in een archiefbewaarplaats kost echt meer dan hier wordt begroot.
  • Wat gecompliceerd lijkt je niet? Verkorten van twintig naar tien jaar maar toch maar niet? Zou dat betekenen dat er nog een rapport verschijnt over die gevolgen? 
  • Overigens zijn de kosten van digitale overbrenging ook veel hoger, denk aan de intensieve trajecten van metadatering met terugwerkende kracht.Ik ken gemeenten die hier structureel 1,5 fte op zetten.

Het leidt in ieder geval tot verwarring. Maar of een nieuw rapport dat op kan lossen betwijfel ik :-) 

Een nieuw rapport die echt een goede impactanalyse bevat met kosten is nodig. Wanneer dit rapport dient ter ondersteuning van de voorgenomen wetswijziging voorzie ik nog meer tekorten op begrotingen.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden