BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Voor dossiers etc van welk jaar gaat Verkorting Overbrengingstermijn spelen?
Dag collega's,
Ik kan niet goed terugvinden wanneer de verkorting, indien aangenomen, in de praktijk gaat spelen. Stel de wet gaat in per 1 januari 2021, betekent dat dossiers etc vanaf 2010 overgebracht moeten gaan worden? Of juist per 1 januari 2032 de dossiers etc vanaf 2021? Er zou geen 'terugwerkende' kracht mogelijk zijn? Wie weet het antwoord en heeft een bron waarin dat duidelijk staat?
Alvast dank!
Rolf Hage
Gemeentearchivaris 's-Hertogenbosch
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Rens op
-
Wettelijk is bepaald dat je informatie moet overbrengen naar een archiefbewaarplaats. Een archiefbewaarplaats is in een digitale wereld alleen maar een juridische entiteit. Dus als je een bron na X jaar als archiefbewaarplaats aanwijst, dan is de informatie in juridische zin op dat moment dus overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Dat de informatie technisch niet is verplaatst, dat is in mijn ogen niet relevant en ik lees nergens in de wet dat dat moet.
Als je eerst uitplaatst en daarna overbrengt, dan vindt immers ook geen technische verplaatsing plaats op het moment van overbrenging. Dat zou dan juridisch ook niet moeten kunnen, als we de redenatie uit het rapport volgen.
Het hele verhaal maakt wel dat goede afspraken nodig zijn over hoe de archiefinstantie de wettelijke beheertaken kan uitvoeren in deze constructie, maar dat is weer een ander thema.
-
Permalink Antwoord van Tim de Haan op
-
Dag allen,
Even nuanceren ;-) Het standpunt van het Nationaal Archief is niet:
"... alle rijksinformatie moet naar ons en niet naar jullie. ..."
Het punt met PLOOI is dat het vooral bedoeld is als verwijsindex en niet als archiefvoorziening. Daarmee is Bewaren bij de Bron in dit geval niet aan de orde. We zijn juist enorm geïnteresseerd in het onderzoek waar KOOP mee bezig is en kijken uit naar de uitkomsten. Een prima punt om vervolgens verder met elkaar in gesprek te gaan.
Rens zei:Yvonne Welings zei:
De vraag is of er nog een archiefinstelling aan te pas komt.
Wat je zegt, Yvonne.Mooi voorbeeld: vooruitlopend op de WOO, wordt nagedacht over een landelijk publicatiekanaal. Dat wordt PLOOI, bij KOOP. Aansluiting op PLOOI kan op meerdere manieren: vanuit PLOOI linken naar informatie uit een eigen bron, maar ook uploaden in de omgeving van PLOOI. In de gedachte van Common Ground, is (met name vanuit gemeenten) de vraag gesteld of we die omgeving van KOOP niet als e-depot kunnen certificeren. Om te voldoen aan de wettelijke eisen, zou je een deel van die omgeving dan als een soort SAAS-constructie beschikbaar kunnen stellen aan de archiefinstelling waaraan moet worden overgebracht.
Het gesprek met het NA heeft echter opgeleverd dat NA hier niet aan mee wil werken. Het NA stelt: alle rijksinformatie moet naar ons en niet naar jullie. KOOP onderzoekt nu nog wel of zo'n constructie voor organisaties die niet tot het rijk behoren wel mogelijk is, maar het NA heeft zichzelf dus al buitenspel gezet nog voordat het experiment begonnen is. Tenminste, dat is van gepaste afstand mijn observatie (maar misschien is de werkelijkheid genuanceerder?).
De conclusie van Jean-Luc dat dit op basis van de huidige wetgeving niet mogelijk is, dat vind ik op z'n zachts een discutabele conclusie. Ik heb het rapport 'Jouw depot, mijn depot' er nog eens op nageslagen en kon daar geen enkel overtuigend argument in vinden.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Er is voorheen gecommuniceerd dat PLOOI meer is dan een verwijsindex, dus ook een eDepotvoorziening.
-
-
Het idee is dat je op meerdere manieren kunt aansluiten op PLOOI. Ze bieden zowel de optie van verwijsindex, waarbij je de spullen in je eigen omgeving opslaat, als een uploadfunctie.
De landelijke beweging, los van dit specifieke PLOOI-verhaal, is natuurlijk wel dat er meer op landelijke/generieke voorzieningen ingezet moet worden. Dat vergemakkelijkt gegevensuitwisseling en zou ook zaken als ketenarchivering minder complex kunnen maken.
-
-
Daar sluit me aan. Wanneer we het over archivering by design en ketenarchivering hebben vormt het eDepot van Justid nog steeds de best practise in Nederland. Er ligt nu een unieke kans om dat verder vorm te geven, je moet over je eigen grenzen durven heen te stappen in het algemeen belang.
-
-
Yvonne, voor zover ik weet is er alleen toegezegd dat onderzocht wordt of PLOOI ook een e-depotvoorziening kan zijn. Maar daar is nog geen uitkomst van.
Ik begrijp heel goed de behoefte aan een landelijke voorziening (ik ben niet voor niks hoofredacteur van NORA geweest). Maar het is ook bekend dat het heel lastig is om landelijke voorzieningen te maken en te onderhouden. Je moet het er met z'n allen over eens worden wat die voorziening moet gaan doen en wie daarvoor hoeveel gaat betalen. Dan zijn er vaak ook nog juridische obstakels ivm marktverstoring. En als de generieke voorziening er dan is, dan zie je vaak dat het gebruik tegenvalt. En verplicht gebruik wil men ook niet. Alles bij elkaar geen aanlokkelijke uitdaging om aan te beginnen. Niemand heeft zin in het volgende ICT-project dat uit de hand loopt.
Ik heb de indruk dat dit probleem vooral decentraal speelt. Want voor het rijk is er een e-depot beschikbaar. Ik zou dan verwachten dat de decentrale koepels (VNG, IPO en UvW) hier het initiatief nemen. Zijn daar ideeën over? Bijvoorbeeld als onderdeel ban Common Ground.
Yvonne Welings zei:Er is voorheen gecommuniceerd dat PLOOI meer is dan een verwijsindex, dus ook een eDepotvoorziening.
-
-
De gedachte van een ICT debacle kwam ook bij mij op toen ik maart over PLOOI werd geïnformeerd. Juist voor het Rijk komt er een verplichting om via PLOOI bekend te maken, eDepotvoorziening zou een optie zijn. Wat verschillen tussen Rijk en decentrale overheden betreft, ik observeer dat vele gemeenten hun basis steeds meer op orde hebben. Wat wel een urgent probleem vormt voor provincies, waterschappen gemeenten die hadden besloten tot aansluiting via een RHC dat het Rijk nu een terugwerkende beweging heeft gemaakt, zeker voor gemeenten die een DVO hebben met een RHC.
Aansluiting bij een eDepot voor documenten ouder dan 10/20 jaar is slechts een deellossing. Ik ben zeer benieuwd naar de uitwerking in het DTOO naar preservation tools in een RMA. Het uitwerken van de PLOOI oplossing in het kader van de digitale duurzaamheid behoort zeker uitgewerkt te worden. Vaak liggen oplossingen in de en/en richtingen niet of/of. Laat duizend bloemen bloeien.
-
-
Over PLOOI als publicatieplatform maak ik me niet zo'n zorgen. Want KOOP (de organisatie achter PLOOI) heeft natuurlijk al heel wat staan voor het publiceren van officiële bekendmakingen. Maar een e-depot is toch echt wel iets anders dan een publicatieplatform.
Wat betreft die terugtrekkende beweging. Dat is precies een illustratie van dat het lastig is om een landelijke voorziening aan te bieden. Dat zul je mogelijk ook krijgen als een andere aanbieder het probeert.
-
-
Wat eDepot en publicatie betreft is daar al onderscheid in gemaakt, publicatie- en authentieke versie met dito beheersomgeving. Gemeente Tilburg participeert in de pilots Woo op het onderdeel koppeling zaaksysterm/DMS en PLOOI.
-
-
@Jean-Luc, enige nuance is op zijn plaats, je kent het verhaal van de archiefdienst Tilburg en de aansluiting eDepot. Dat bleek juridisch niet mogelijk nadat meer dan een jaar was samen gewerkt. Informeel heb ik begrepen dat op dit moment zelfs RHC naar een alternatief voor een eDepot aan het zoeken zijn. Zie ook ledenbrief van de VNG:
Het ministerie van OCW treedt op termijn uit de gemeenschappelijke regelingen die de Regionale
Historische Centra (RHC’s) aansturen. De 11 RHC’s in de provinciale hoofdsteden beheren
archieven van het Rijk, enkele gemeenten en andere decentrale overheden en worden aangestuurd
door gemeenschappelijke regelingen (GR’s). Samenwerking blijft, maar zal een andere vorm
krijgen.
OCW komt tot het besluit bestuurlijk terug te treden uit de RHC’s tegen de achtergrond van de
digitalisering. RHC’s ontvangen nu nog analoog rijksarchief, maar deze papieren instroom houdt
uiteindelijk op. Het zal bovendien niet nodig zijn om decentrale digitale rijksarchieven regionaal over
te brengen. Het Rijk wil verder niet medeverantwoordelijk zijn voor het beheer van (digitale)
archieven van andere overheden.
Over dit voornemen is bestuurlijk overleg gevoerd met de minister van Basis- en Voortgezet
Onderwijs en Media (BVOM) op 18 juni jongstleden. Afgesproken is dat er geen overhaaste
stappen worden genomen. De minister wil samen met de RHC’s bezien hoe zij na terugtreding van
het Rijk hun positie kunnen versterken. De RHC’s kunnen na de uittreding van het Rijk de
overgebrachte analoge rijksarchieven blijven beheren. Op deze manier behouden de RHC’s een
financiële basis. De RHC’s zijn aangesloten op de e-depotfunctionaliteit van het Nationaal Archief
voor het bewaren van digitale archieven. OCW start een onderzoek naar de wijze waarop de edepotvoorziening van de RHC’s toekomstbestendig kan worden ingericht. De directies van de
RHC’s zijn geïnformeerd over het beleid. De besturen van de GR’s zullen in het najaar worden
uitgenodigd voor overleg.
-
-
Jean-Luc, helaas haal ik geen dingen dor elkaar, met een dienstverleningsovereenkomst (DVO) aansluiten is niet mogelijk. We hebben hier een persoonlijk overleg over gehad met Marens Engelhard, hij vond dat het ook spijtig. Veel gemeenten en provincies participeren bij een RHC met een DVO.
Dat staat ook goed uitgelegd in de VNG-brief:
Het Rijk wil verder niet medeverantwoordelijk zijn voor het beheer van (digitale)
archieven van andere overheden.
-
-
Het betrof geen uitplaatsing, het is inderdaad een gedane zaak.
Maar er liggen nieuwe kansen met de Woo, zoals Tom Kunzler stelt, het is tijd om het huis te verbouwen:
https://ibestuur.nl/weblog/smart-home-of-thorbecke
En het blijft zaak dit soort missers te voorkomen zoals bij Defensie, meer richten op hoofdzaken.
https://www.ad.nl/politiek/defensie-kan-rapport-over-burgerdoden-ni...
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2025 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
