De overheid publiceert online informatie bijna altijd in HTML (webpagina's) of PDF (documenten). Soms vind je ook documenten in Microsoft Word, Excel of PowerPoint format op websites van de overheid. Vaak lijkt het format willekeurig gekozen te zijn. Informatie komt meestal in PDF op de website omdat het zo uit de PC van de ambtenaar kwam. Maar PDF is niet altijd het beste format. Net als HTML trouwens.

Welk document format je het beste kan gebruiken hangt af van de toepassing en het doel van de informatie. Daarom heb ik geprobeerd in de tabel hieronder op een rijtje te zetten waarvoor welk format het meest (of het minst) geschikt is. Dit is zeker niet bedoeld als volledige of beslissende vergelijking. De blogschrijver is dan ook nieuwsgierig naar je reactie of suggesties:

Afbeelding van een tabel die verschillende document formats vergelijkt. In de tekst hieronder wordt de tabel toegelicht.Afbeelding van een tabel die verschillende document formats vergelijkt. In de tekst hieronder wordt de tabel toegelicht.

Hier volgt een toelichting van de tabel in de afbeelding:
  • Duurzaam. HTML, ODF en EPUB zijn open standaarden die geen leveranciersafhankelijkheid in de hand werken. Daardoor zijn het ook duurzaam toegankelijke formats. PDF heeft veel verschillende varianten. Sommigen (bijvoorbeeld PDF/UA, PDF/A en PDF 1.7) zijn open standaarden maar anderen (bijvoorbeeld PDF 1.5 en PDF 1.6) niet. Let daar dus op als je PDF gebruikt. Microsoft Office bestanden (.doc, .xls, .ppt) voldoen niet aan open standaarden. Publiceer liever geen informatie alleen in dit format.
  • Toegankelijk. HTML heeft een eenvoudige en duidelijke structuur waardoor je pagina's in HTML gemakkelijk toegankelijk kan maken. WCAG 2.1 geeft hiervoor duidelijke richtlijnen. Hetzelfde geldt voor EPUB omdat dit format voortbouwt op de structuur van HTML. ODF is gebaseerd op XML en heeft daarom ook een goede basis voor toegankelijkheid. Bij PDF ligt dat anders. PDF werd oorspronkelijk niet ontworpen voor digitale toegankelijkheid en heeft daarvoor ook niet de optimale structuur. Je kan een PDF toegankelijk maken, maar dat kan erg bewerkelijk zijn. Hetzelfde geldt voor Microsoft Office formats.
  • Mobiele apparaten. HTML en EPUB zijn 'free flow' formats die zich aan het scherm of venster aanpassen. Ze zijn daarom heel geschikt voor het aanbieden van informatie op mobiele apparaten. PDF, ODF en Microsoft Office hebben een vaste pagina-opmaak waardoor ze vooral op kleinere schermen moeilijk weer te geven zijn. Bedenk dat 50% van de bezoeken aan overheidswebsites van mobiele apparaten komen!
  • Printen. Voor afdrukken geldt het omgekeerde als voor weergave op mobiele apparaten. PDF werd oorspronkelijk ontworpen als format om af te drukken en is hiervoor dus heel geschikt. Ook ODF en Microsoft Office bestanden hebben een vaste pagina opmaak en kunnen daardoor goed afgedrukt worden. HTML en EPUB liggen als 'free flow formats' minder voor de hand om af te drukken, hoewel je met 'style sheets' (CSS) wel een printbare opmaak kan leveren.
  • Bewerken. ODF en Microsoft Office formats zijn geschikt als een document door de ontvanger bewerkt moet worden. HTML, PDF en EPUB zijn minder makkelijk te bewerken. Er wordt wel eens onterecht aangenomen dat je een document in PDF niet kan bewerken. PDF is best bewerkbaar, al is het format daar in eerste instantie niet voor bedoeld. Hetzelfde geldt voor EPUB.
  • Opslaan. PDF, ODF, EPUB en Microsoft Office zijn allemaal formats die bedoeld zijn om te kunnen opslaan en op je lokale apparaat (PC, tablet, mobiele telefoon of e-reader) te bekijken of bewerken. HTML is minder geschikt om op te slaan, omdat een HTML pagina vaak verwijzingen bevat naar externe content, bijvoorbeeld afbeeldingen die in een aparte map of zelfs een andere site staan. Er bestaan hulpmiddelen om een HTML pagina in een ZIP bestand of zelfs een enkel HTML bestand op te slaan, maar die moet je wel weten gebruiken.
  • Vindbaar. Zoekmachines zijn goed in het vinden van informatie op HTML pagina's. Met documenten hebben ze meer moeite. Een document moeten ze eerst openen voor ze erin kunnen zoeken, en een document bevat vaak geen tekst maar gecodeerde informatie. Een PDF van een scan bijvoorbeeld is een afbeelding, en bevat geen tekst die je kan doorzoeken. HTML heeft ook het voordeel dat je er analytics op kan doen. Je kan zien hoe vaak bezoekers een pagina openen, hoe lang ze erop blijven, waar ze vandaan komen en waar naartoe ze doorklikken. Dat kun je met documenten niet. Nadat een bezoeker een document gedownload heeft, weet je verder niks meer over het gebruik ervan.

Reageren graag op dit platform: https://opendocumentstandaarden.pleio.nl/blog/view/57979604/welk-do...

Weergaven: 142

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden