Selectielijst e-mailbewaring volgens de Capstone-methodiek

Geacht college,

Hierbij treft u een brief aan van de VNG (TPW/U202200323) met 3 bijlagen over de ‘Selectielijst e-mailbewaring volgens de Capstone-methodiek’.

Via deze brief worden gemeenten die willen aansluiten bij de innovatieve selectielijst e-mailbewaring die de VNG Adviescommissie Archieven heeft ontworpen, uitgenodigd de VNG daartoe machtigen.

Deze brief is met name van interesse voor portefeuillehouders DIV, archieven en IT.


Weergaven: 669

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Yvonne Welings op 21 Juli 2022 op 9.13

Bij de Rijksoverheid wordt extra geld uitgetrokken mede om e-mailarchivering te starten. Het Rijk is al eerder gestart met de capstone methode. 

De basis voor de berekening wordt gevormd door de uitgaven aan emailarchivering, websitearchivering, archivering van berichtenapps, het openbaar maken van documenten en de ontwikkeling van tooling voor de Wob. Ook zijn er kosten voor een bewustzijnscampagne meegerekend. 

Rijk investeert vele miljoenen in archivering websites en e-mails n...

Reactie van Yvonne Welings op 19 Juli 2022 op 13.26

wat een blamage voor de Gedeputeerde Staten Groningen

RECHTBANK NOORD-NEDERLAND 12 JULI 2022; VERTROKKEN MEDEWERKER EN GE...

Reactie van Yvonne Welings op 14 Juli 2022 op 9.40

De VNG ontzorgt gemeenten in feite op dit vraagstuk. Voor zover ik het begrepen is het een eenmalig aanbod, dat heeft ok te maken met de vervolgprocedure die gevolgd moet worden. 

Wanneer je als gemeente niet participeert, moet je zelf een voorziening treffen en de vernietiging gaan verantwoorden. Na twintig jaar e-mailgebruik kunnen we constateren dat het vangnet in zaakgericht werken en e-mailarchivering niet matcht. 

Reactie van Bert Brons op 13 Juli 2022 op 15.33

De organisatie waarvoor ik werk maakt geen gebruik van Microsoft Outlook/Exchange, maar van de Google Suite en dus van Google mail. De oplossingen tot nu toe ontwikkeld richten zich met name op de MS outlook/Exchange omgevingen. Logisch, ze zijn marktleider.

Ik zie als risico van de Capstone methodiek dat er organisatiebreed nog minder animo is om e-mail bij de zaak te archiveren, het wordt toch al veilig gesteld! En is de informatie is zo'n ongestructureerde omgeving wel volledig vindbaar?

Maar er zijn ook uitdagingen, hoe gaan we de methodiek, als we die als organisatie gaan omarmen, technisch en functioneel inrichten, wat zijn de kosten en wegen die op tegen de risico's (consequenties van het niet beschikbaar hebben van informatie).

Hoe reëel is het dat de Capstone methodiek in een volgende selectielijst alsnog als verplicht element opgenomen wordt?

Ik verwacht dat de organisatie waarvoor ik werk uiteindelijk de keuze zal maken om (nog) niet aan te sluiten om genoemde technische uitdagingen vs. de risico's en kosten om daarmee tijd te kopen.

Het spoor zal naar verwachting zijn: kaders, bewustwording en sturing in de hoop dat dit leidt enig resultaat.  Borgen is een utopie.

Reactie van Yvonne Welings op 1 Juli 2022 op 21.01
Dan raad ik je nog een keer aan de relatie tussen de AVG, Archiefwet en selectielijst door te nemen.
Reactie van Dennie Talman op 1 Juli 2022 op 18.49

Dag Yvonne, dank voor je reactie. Maar dat is niet het antwoord op mijn vraag of iemand vanuit het aandachtsgebied AVG heeft meegekeken bij de totstandkoming van de selectielijst zoals die nu voorligt. Weet jij of dat gebeurt is?

Reactie van Yvonne Welings op 1 Juli 2022 op 18.37

Beste Dennis, misschien eens kennis nemen van de UAVG art. 89 en de relatie met de Archiefwet 2a?

Reactie van Dennie Talman op 1 Juli 2022 op 17.20

Ik zie in de ontwerpselectielijst niet dat er iemand vanuit het aandachtsgebied Privacy/AVG (AP?) actief heeft meegeadviseerd. Is dat gebeurd? Ik zie wel dat er dat er met een archivarissenblik is gekeken naar de mogelijkheden die de AVG biedt voor e-mailbewaring/archivering. Goed om zelf een beeld te vormen wat mogelijk is. Maar het is beter om te weten of dit ook vanuit AVG-perspectief de juiste weg is. Ook omdat we dan straks bij de implementatie niet overal dezelfde discussie zitten te voeren met onze FG's.

Reactie van Yvonne Welings op 1 Juli 2022 op 10.47

In de praktijk worden nu mailboxen ook al na zeven of drie jaar vernietigd zonder dat er verantwoording over de vernietiging wordt afgelegd, idd pure winst dat die verantwoording er wel komt althans voor de gemeenten die aansluiten. De technische inrichting is een vraagstuk apart, ook met de back-ups.

Reactie van Wilma Koolen op 1 Juli 2022 op 10.12

Jean-Luc heeft gelijk dat aansluiten bij deze aanvullende Selectielijst een breuk is met archiveren vanuit de context. Maar ik zie het ook als een maatregel dat aansluit bij de praktijk. Het is een feit dat in mailboxen veel archiefwaardige mailberichten staan. Hiermee erkennen we het belang van de informatie in mailboxen van medewerkers en bevestigen we dat deze onder archiefregels vallen. Informatie is van de organisatie en niet van de medewerker. Dit is een duidelijk signaal. 

Aansluiting bij deze Selectielijst betekent dat gemeenten nu actief mailbeleid moeten opstellen. Dat is al een winst op zich. Beleid moet blijven dat archiefwaardige berichten aan een zaak worden toegevoegd. Daarnaast is er de bulk aan berichten van tijdelijk belang welke nu voor een bepaalde tijd bewaard blijft en daarmee beschikbaar voor WOO-aanvragen en bijv. Rekenkameronderzoeken. En we krijgen control op het aantoonbaar vernietigen van mailinformatie. 

De inplementatie zal met de nodige communicatie moeten gebeuren. Hoe gaat de individuele medewerker handelen als zij/hij weet dat de integrale mailbox permanent te bewaren wordt?  Of juist verplicht  geschoond wordt na 7 jaren?  Misshien meotenwe meer sturen op mail door functionele mailboxen te gebruiken en of via samenwerkingsomgevingen te communiceren?  Dus structureren aan de voorkant, waarmee archiveren  vanuit de context  mogelijk wordt. 

© 2022   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden