BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Eerste bijeenkomst klankbordgroep e-Depot

Bij KING is in opdracht van AIDO en betaald uit het Archief2020-potje een project opgestart onder de titel "Onderzoek functionaliteit e-Depot voorziening decentrale overheden". De opdrachtomschrijving luidt:

"Geef een functionele afbakening van de benodigde e-depot voorzieningen voor decentrale overheden en de wijze waarop deze aansluiten op de huidige en toekomstige werkwijze voor het creëren, beheren en toegankelijk maken van informatie vanuit het perspectief van de archiefvormer/zorgdrager.
Beschrijf vanuit dat beeld de gewenste proces en informatiearchitectuur en de effecten op de informatievoorziening en bedrijfsvoering van de decentrale overheden. Geef ook aan welke koppelingen nodig zijn om uitwisseling tussen de decentrale overheden en de e-depot voorziening mogelijk te maken."

Voor de uitvoering van dit project is een klein projectteam opgetuigd, met daarin vakspecialisten uit diverse decentrale overheidslagen. Daarnaast is er een klein leger aan andere professionals uit het Archief-, DIV- of IM-wereldje getrokken (waaronder ondergetekende), die als klankbord functioneren. Vanmorgen was eerste bijeenkomst van deze klankbordgroep.

De eerste bijeenkomst had het karakter van een kick-off. Het project is pas kort geleden van start gegaan en het projectteam zit nog in de verkennende fase. Er werd geconstateerd dat er al het nodige over het e-Depot is gepraat en geschreven, maar dat nog steeds slechts zeer weinig organisaties daadwerkelijk toegang hebben tot een e-Depotvoorziening. Het projectteam vraagt zich terecht af wat zij nog aan de bestaande documentatie kunnen toevoegen. Vanmorgen werden hierop antwoorden gegeven zoals: het "vertalen" van de bestaande literatuur naar de situatie van de decentrale overheden, het benoemen en uitwerken van verschillende (aansluit)scenario's en het aansluiten op de (bestuurlijke) ambities van de decentrale overheden.

Daarnaast is er ook veel gepraat over de wat-vraag: Wat is een e-Depot? De nodige definities (o.a. uit de ED3) rolden over de tafel, waarna de vragen en discussies steeds concreter werden. Een aantal statements en vragen die de revue passeerden, waren:

Het e-Depot is nog niet opgenomen in de GEMMA-architectuur.
Een e-Depot behelst meer dan techniek, maar vraagt ook om organisatie daaromheen (mensen, processen, etc.).
De kracht van een e-Depot zit, wanneer je het vergelijkt met zaaksystemen, DMS'en, RMA's, etc., in de preservation.
Is het een digitale archiefbewaarplaats of is dat te veel gedacht in oude termen?
Gaan er alleen documenten in of ook data-sets?
Stoppen we alleen content in het e-Depot via formele overbrenging of zijn er ook andere manieren (met o.a. consequenties voor de openbaarheid)

Nog interessanter was de waarom-vraag: Waarom hebben wij e-Depots nodig? In de discussies kwam naar voren dat het belangrijk is om het e-Depot niet aan te vliegen vanuit probleem-analyses ("Daar komen ze weer van het Archief met hun problemen"), maar aan te sluiten op de ambities en drijfveren van de bestuurders. Deze ambities en drijfveren vind je niet terug in de Archiefwet en in doemscenario's over dementerende overheden, maar in coalitieakkoorden en andere strategische plannen. Gemeente Putten vertelde hoe zij het e-Depot aan hun bestuurders wisten te "verkopen" als een manier om de bestuurlijke risico's te verminderen en de kwaliteit van de besluitvorming te verhogen. In mijn eigen gemeente ('s-Hertogenbosch) zie ik hoe zeer er waarde gehecht wordt aan de culturele, historische identiteit vanuit het oogpunt van de city marketing. Een ander sterk voorbeeld was de behoefte aan veelal oude informatie vanuit de RUD's (keten-samenwerking).

Het project zal verder uitgevoerd worden in twee fasen. In de eerste fase wordt de bestaande literatuur onderzocht, worden een aantal voorbeeld-organisaties bezocht, wordt er genetwerkt en wordt het e-Depot functioneel beschreven. Voor alle duidelijkheid, het project zal geen gedetailleerd functioneel ontwerp opleveren, maar ik verwacht wel een document dat organisaties helpt om keuzes te maken in de aanbesteding van de nodige ICT-voorzieningen het inrichten van de organisatie daaromheen. In fase 2 worden een aantal (aansluit)scenario's en processen uitgewerkt en wordt het e-Depot in de architectuur gepositioneerd. De klankbordgroep zal nog twee keer bijeen komen. Het project zal een doorlooptijd kennen van pak-em-beet een half jaar.

Mocht je vragen, ideeën, zorgpunten of wat dan ook over dit project hebben, laat het dan weten in de reacties onder dit blog. Ik zal mijn best doen om de reacties onder de aandacht te brengen van het projectteam.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Marco Klerks op 16 September 2014 op 21.55: Inzake de betrokkenheid van de Rijksoverheid gaf ik al aan dat daar een afzonderlijk traject verloopt. Mijn oog is nu gevallen op deze pagina van Archief 2020 die hierover wat meer duidelijkheid schept.

Reactie van Marco Klerks op 15 September 2014 op 11.00: @David, voor dergelijke vragen verwijs ik je graag door naar de projectleider Cees van Westrenen.

Reactie van Marco Klerks op 15 September 2014 op 10.07: @John, in het project zal beschreven worden wat een e-Depot is en moet kunnen. Er zullen diverse scenario's beschreven worden, waarbij mogelijk ook de mogelijkheid van een landelijke voorziening één van de opties zal zijn. Het realiseren van een of meerdere e-Depots valt echter buiten de scope van het project.

@Yvonne, ik ben mij ervan bewust dat de ontwikkelingen op landelijk niveau traag gaan. Met de pet op van Bossche ambtenaar ben ik al blij als ons Stadsarchief een e-Depot-achtige voorziening zou krijgen. Voor de middenlange termijn is m.i. regionale samenwerking denkbaar. Een landelijk dekkend netwerk vind ik toekomstmuziek.

Voor wat betreft de adoptie van standaarden zoals het TMLO vind ik dat vooral de klanten in actie moeten komen. KING kan hooguit goodwill creëren bij leveranciers, maar klanten raken hen in de portemonnee. Bovendien vind ik dat die "actie" verder moet gaan dan slechts vragen of systeem x voldoet aan standaard y. Dat moet ook gecontroleerd worden.

Reactie van David Bronsveld op 15 September 2014 op 9.59: Marco,

zijn er al contacten met leveranciers over deelname of een andere vorm van participatie? Welke rol zouden wij hier kunnen spelen.

groet,
David Bronsveld

Reactie van Yvonne Welings op 15 September 2014 op 8.13: @John en Joost, geheel mee eens.
- In 2010 nam ik deel aan een werkgroep 'landelijke coalitie duurzaamheid'en toen is uiteraard tevergeefs geprobeerd het e-depot op de landelijke agenda te krijgen, b.v. als 20ste bouwsteen NUP. http://ncdd.nl/documents/acdd_voorstel_gemeenschappelijke_e-depotvo...
- In 2011 hebben we als B5 gemeenten de VNG gevraagd een standaard metadataset vast te stellen, daar is in 2014 !!! het TMLO uit voort gekomen. Maar wordt nu door KING gesproken met leveranciers over de implementatie van het TMLO ?
Het Rijk heeft de set in 2009 al vastgesteld. Dat is geen verwijt, maar wel een illustratie hoe moeizaam trajecten soms lopen.
- Twee maanden geleden hebben alle hoofden ICT bij gemeenten van KING een vragenlijst ontvangen. Zelf dacht ik toen aan een bewustwordingproces, dat zeer nodig is. Maar nogmaals werk samen en maak gebruik van de reeds opgebouwde expertise.

Reactie van Marco Klerks op 15 September 2014 op 0.53: Helemaal mee eens, Joost!

Reactie van Joost Wijnings op 14 September 2014 op 22.42: Mijn persoonlijke mening is dat gemeenten er baat bij zouden hebben om een e-depot niet binnengemeentelijk op te pakken... Teveel redundatie van functionaliteit, die uitermate gestandaardiseerd moet zijn. Ik hoop op regionaal, provinciaal of zelfs landelijk optuigen. Overigens is het wél onomstotelijk een binnengemeentelijke verantwoordelijkheid. Misschien dat het vanuit dat oogpunt sowieso bij 'binngenmeentelijk' hoort. En zoals bij alle informatiearchitectuur elementen kan elke gemeente er dan zelf voor kiezen om de functionaliteit binnenshuis of buitenshuis te realiseren. Ik volg het onderwerp in elk geval met interesse!

Reactie van John Gerse op 14 September 2014 op 22.34: Beste Marco, hoewel betrokken bij de implementatie van het e-Depot in Putten, volg ik deze discussie, vanuit het bedrijfsleven, voorlopig nog even op afstand. Gelezen de opdracht die jij beschrijft, vroeg ik mij af of er ook aandacht wordt besteed aan het inzichtelijk maken van de contouren van een landelijk dekkend netwerk van e-depotvoorzieningen (de infrastructuur) en aansluitvoorwaarden voor verschillende overheidsdiensten. Dit zoals vermeld in de verschillende stukken van Archief 2020. Wordt er gewerkt naar een landelijke dekking of richt het projectteam zich vooral op plaatselijke/regionale voorzieningen? Architectuur, het zorgdragen voor benodigde ICT-voorzieningen en inrichten van de organisatie er omheen hangt daar namelijk mee samen.

Verder sluit ik mij aan bij de reactie van Yvonne Welings. Ik hoop dat de aanpak nu vooral praktisch gericht zal zijn, concrete stappen, zodat zorgdragers straks precies weten waar ze aan toe zijn.

Reactie van Marco Klerks op 14 September 2014 op 22.21: @Yvonne, als de informatie niet duurzaam wordt opgeslagen en beheerd, dan is er op den duur niks meer om openbaar en toegankelijk te maken. Of we nog gaan overbrengen in de toekomst, wat we eigenlijk bedoelen met "overbrengen" (weer zo'n definitie-discussie) en hoe en wanneer we gaan overbrengen zijn vraagstukken die zinloos worden als we de duurzaamheid niet kunnen borgen. Analoge overbrenging doe je ook alleen als het dan naar een goede archiefbewaarplaats gaat i.p.v. naar een willekeurig opslaghok. Aan de andere kant wordt een duurzaam archief inderdaad weer zinloos als er geen stukken in terecht komen of wanneer niemand erbij kan/mag.

Ik hoop verder dat je begrijpt dat ik geen namen van mensen online wil zetten zonder hen daar eerst toestemming voor te vragen. Ik vind dat niet netjes. Ik kan wel zeggen dat onder andere het NA, Rotterdam, Amsterdam en Putten in de klankbordgroep vertegenwoordigd zijn, net zoals nog tal van andere overheidsorganisaties die ik geeneens uit mijn hoofd allemaal kan opsommen. Zowel het projectteam als de klankbordgroep heeft mensen uit het archief-, DIV- en IM-vakgebied. Wie twijfels heeft over of bepaalde expertises wel voldoende vertegenwoordigd zijn, kan contact opnemen met de projectleider. Ik vond het in ieder geval een prima samengestelde groep mensen.

Overigens verwees ik met "het blokje erbij tekenen" wat het mijn inziens concreet betekent wanneer het e-Depot wordt ingepast in de GEMMA-architectuurplaat. Het project beoogt uiteraard meer op te leveren dan dat. Het "blokje" geeft immers slechts aan dat gemeenten een e-Depot nodig hebben en zet dit vraagstuk dus op de kaart. Daar heb je als gemeente inderdaad geen drol aan, als je niet in staat bent om daar (eventueel i.s.m. een RHC o.i.d.) zelf een concrete oplossing bij te realiseren. KING helpt door oplossingsrichtingen aan te wijzen, maar organisaties zullen zelf aan de slag moeten.

@Kees, voor de uitwisseling van (procesgebonden) informatie in ketens wordt nu nog vooral het zaaksysteem en het DMS gepositioneerd, dat via de servicelaag (de gele U in GEMMA-platen) met de buitenwereld praat. Ik vind er wel iets voor te zeggen om definitieve documenten gelijk in een e-Depot-achtige omgeving te plaatsen, maar ik kan de consequenties daarvan nog niet helemaal doorzien. Deze documenten zijn namelijk ook nodig in het proces dat ondersteund wordt door het zaaksysteem.Technisch gezien, denk ik dat een oplossing die jij voorstelt niet onmogelijk is, maar wel veel vraagt aan de leveranciers van zaaksystemen en/of e-Depot-voorzieningen (en van ICT-afdelingen).

Overigens deel ik je mening dat er op het gebied van archivering nog een hoop te verbeteren is in de GEMMA-standaarden. KING wilt daar wel nog mee aan de slag gaan, weet ik, maar op dit moment gaat alle aandacht uit naar de drie decentralisaties. Ja, ook die hebben een archief nodig, maar daar ligt dus niet de focus.

Als je mee wilt praten in de klankbord, neem dan eens contact op met de projectleider Cees van Westrenen.

Reactie van Yvonne Welings op 14 September 2014 op 20.31: Marco, kern van de archiefwet is openbaarheid, overbrenging van analoge archieven is een gevolg. Het is voor iedereen duidelijk dat dat je anders moet denken met digitale bestanden. Zijn er wel mensen uit de archiefwereld betrokken ? Het zou toch zonde zijn van ons belastinggeld als er weer opnieuw het wiel wordt uitgevonden terwijl er in plaatsen als Amsterdam, Haarlem, Rotterdam en bij het NA al veel expertise is opgebouwd en niet te vergeten in landen als Canada, Zwitserland, Australië en Zweden.
Ik vraag me wel af wie men is in deze? De duurzame informatie moet vooral beschikbaar komen en direct toegankelijk zijn. Met een blokje erbij tekenen ben je er niet.
Overheden beheren overal en nergens digitale informatieobjecten. Voor een burger in Dordrecht moet de gemeente 2,5 FTe hebben om de informatie te kunnen leveren. Dit is een extreem voorbeeld, maar slechts een gedeelte van de informatie is vindbaar. Juist archiefdiensten met de jarenlange ervaring van beschikbaarstelling en openbaarheid kunnen hier veel expertise leveren.