Eind oktober heeft het College van B en W van de gemeente Leeuwarden de inhoud van bijgaand document vastgesteld (vergadering 27 oktober 2015, nr. 10). Dit document is te beschouwen als intern referentiekader om het digitaal werken mogelijk te maken.

InformatiebeheerBelangUitgangspunten_20151008.pdf

Zie ook dit citaat uit de ambtelijke toelichting bij het Collegebesluit:

Citaat uit de ambtelijke toelichting:

Aanleiding

De komende maanden zal het Platform Digitaal Werken (PDW) in de gemeentelijke organisatie (verder) worden uitgerold. Zoals de naam al aangeeft is een van de doelen het mogelijk maken van het volledig digitaal werken waarbij papier als primaire informatiedrager zijn functie gaat verliezen. Digitaal werken betekent ingrijpende veranderingen op het terrein van:

1. de gemeentelijke processen, projecten en andere activiteiten
   1. inrichting, uitvoering en toetsing daarvan
   2. de bijbehorende informatievoorziening
   3. mogelijkheden tot samenwerken (intern en extern)
2. de manier van communiceren met burgers, bedrijven, andere overheden, ketenpartners en de eigen medewerkers
3. het langdurig en veilig beschikbaar houden van gemeentelijke informatie
4. openbaarheid, open data
5. privacy en
6. de juridische onderbouwing van dit alles in de vorm van gemeentelijke regelgeving ten aanzien van informatievoorziening en –beheer.

Het moment van implementatie van het PDW is daarom het moment om de Archiefwet met uitvoeringsregels en bijbehorende standaarden en referentiekaders ook in de digitale omgevingen op aantoonbare wijze te gaan uitvoeren. Bijgaand vast te stellen document ‘Informatiebeheer – Belang en uitgangspunten’ levert daarvoor het fundament.

Doel en bereik

Het doel en toepassingsbereik van het bijgevoegde document ‘Informatiebeheer – Belang en uitgangspunten’ is meervoudig:

1. Het bevat een korte schets waarom een overheidsorganisatie zoals de gemeente Leeuwarden speciale aandacht aan haar informatiehuishouding moet besteden en een raamwerk van wettelijke regels en normen en standaarden die daarbij te hanteren zijn.
2. Het document bevat tevens een kort overzicht van de bestuurlijke en ambtelijke verantwoordelijkheden op het terrein van informatievoorziening en het informatiebeheer. In die zin sluit het document aan op de eind 2011 door KING gelanceerde baseline Informatiehuishouding Gemeenten en de ontwikkelingen vanuit het landelijke programma Archief2020. Het draagt ook bij aan de transparantie van de gemeentelijke organisatie.
3. Dit raamwerk is onderdeel van de kaders waarbinnen het Programma Leeuwarden Digitaal! opereert en die het wettelijk gezien mogelijk maken volledig digitaal te kunnen werken.
4. Het geeft in de vorm van regels geënt op wetgeving zoals de Archiefwet een korte beschrijving van
   1. het doel van informatiebeheer,
   2. de randvoorwaarden daarvan,
   3. de indicatoren,
   4. het archiefsysteem,
   5. het records management,
   6. de typen beheer,
   7. de verschillende verantwoordelijkheden en
   8. toetsing en control
5. Dit document levert de basis:
   1. voor het volledig digitaal werken conform wettelijke vereisten
   2. voor het opzetten van het wettelijk verplichte kwaliteitssysteem
   3. voor de actualisatie van de Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer. Deze herziening van Verordening en Besluit is onderdeel van het deelproject Kaders en standaarden van Leeuwarden Digitaal!.
   4. voor substitutie, het wettelijk gezien mogen vervangen van papieren documenten door digitale kopieën als nieuwe originelen. Daarvoor moet de gemeente verklaren de in dit document genoemde standaarden en referentiekaders toe te passen en deze op toetsbare wijze implementeren.
   5. voor procesinrichting, in de werkprocessen zullen onderdelen van de records management processen opgenomen moeten worden om de betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, controleerbaarheid, vindbaarheid en (tijdige) beschikbaarheid), authenticiteit en het voortbestaan (duurzame toegankelijkheid) van de gemeentelijke informatie op aantoonbare wijze te kunnen garanderen
   6. bij de keuzes voor digitale systemen, als referentiekader voor
      1. business cases,
      2. knelpuntenverzoeken en
      3. projecten waarbinnen specificaties worden opgesteld voor te wijzigen of nieuwe systemen en het proces van wijzigingen
   7. voor control en archiefinspectie. Dit document bevat de indicatoren waarvan controllers en archiefinspectie bij hun toezicht kunnen uitgaan.