BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Gemeentelijke brondocumenten RNI naar ministerie

Veel gemeenten zijn al druk bezig met opsturen van analoge brondocumenten RNI. Soms zijn brondocumenten gedigitaliseerd, maar niet vernietigd op grond van art.7 van de Archiefwet.

Sinds dit jaar is het GBA vervangen door het BRP. De juridische basis voor deze vervreemding door gemeenten aan het Rijk luidt:

De grondslag is artikel 1.4, tweede lid, van de Wet BRP, dat luidt: Onze Minister is verantwoordelijk voor het bijhouden van persoonsgegevens in de basisregistratie overeenkomstig afdeling 2 van hoofdstuk 2. link

De vraag werd me gesteld of er een verklaring van vervreemding moet worden opgesteld en het antwoord luidt ja:

Ja, de gemeente is verplicht om deze verklaring op te stellen op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995.

De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.

Wie de verklaring ondertekent, is geheel afhankelijk hoe je als gemeente je mandaten hebt vastgelegd. Dus als er geen mandaat is, is dat de zorgdrager, het college van B. en W. zelf. In het vastgestelde besluit informatiebeheer zijn ook bepalingen over vervreemding opgenomen (als het goed is).

Meer weten, ook bijvoorbeeld hoe je de pakketten verpakt om te kunnen versturen, kijk op deze website.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Yvonne Welings op 25 September 2014 op 14.19

VERKLARING VAN VERVREEMDING

(ingevolge artikel 8, Archiefbesluit 1995)

Ondergetekende verklaart dat op grond van een wijziging in de wet BRP en het Besluit informatiebeheer xxxx , de op bijgevoegde lijst vermelde brondocumenten met betrekking tot de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI) te hebben vervreemd aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Agentschap BPR, mevrouw Y. Wesseling, Turfmarkt 147, 2511 DP Den Haag.

De totale omvang bedraagt … meter.

De brondocumenten zijn door xxx op xxxx overhandigd aan een medewerker van Mikropakket.

Plaats : xxx

Datum: xx-xx-2014

Ondertekening:

Namens het college van Burgemeester en Wethouders

xxxx

gemeentesecretaris

Reactie van Jacko A. de Groot op 25 September 2014 op 12.44: Een verklaring van vervreemding. Zijn er al gemeenten die deze hebben opgemaakt en deze hier willen delen?

Reactie van Yvonne Welings op 19 September 2014 op 11.17: Ik zou ook de omvang toevoegen als entiteit.

Reactie van Peter Verdonschot op 19 September 2014 op 11.08: onderdeel van de verklaring van vervreemding is een specificatie van de documenten. Iemand een idee of hier kan worden volstaan met een globale beschrijving van de documenten (soort, periode, doel enz.)? Gezien de beperkte tijd en de grote hoeveelheid documenten is het namelijk niet meer mogelijk om een stukkenlijst op te stellen

Reactie van Yvonne Welings op 18 September 2014 op 19.02: Artikel 8 van het archiefbesluit spreekt van een verklaring van vervreemding door de zorgdrager, het college, in Tilburg is deze bevoegdheid ambtelijk gemandateerd.

Reactie van Marco Klerks op 18 September 2014 op 10.51: Nieuwsbericht: Stappenplan overdracht brondocumenten in het kader van Registratie ...

Overigens is in dit stappenplan niet de verklaring van vervreemding opgenomen.