In de EU-richtlijn (2014/55/EU) staat dat alle (aanbestedende diensten) per 18 april 2019 e-facturen van leveranciers kunnen verwerken. Gemeenten vallen hier ook onder en dienen ervoor te zorgen dat zij e-facturen kunnen verwerken. Met e-factureren optimaliseren gemeenten zowel de dienstverlening voor ondernemers als hun interne bedrijfsvoering. Een geautomatiseerde gegevensverwerking levert in vergelijking met papieren facturen verschillende voordelen op:

• Een flinke kostenbesparing;
• Een snellere verwerking van facturen;
• Minder administratieve fouten.

Gemeenten worden ondersteund bij de implementatie door PIANOo, zij verstrekken de benodigde informatie en ondersteunen gemeenten bij de technische implementatie van elektronisch factureren. Bij vragen nemen gemeenten contact op met het bureau. Ondersteuning gebeurt onder meer aan de hand van een Metrokaart en een stappenplan voor implementatie van e-factureren.

Om met de implementatie te starten kunt u nu al de volgende stappen zetten:

• Stel een projectleider aan;
• Maak een projectplan;
• Informeer bij uw softwareleverancier naar de mogelijkheden;
• Analyseer de impact op uw administratieve proces;
• Maak budget vrij;
• Betrek de OR bij uw plannen;
• Communiceer uw plan intern maar ook extern (crediteuren!);
• Voer het plan uit.

Om leveranciers te stimuleren e-facturen te sturen is e-facturen opgenomen in de standaard inkoopvoorwaarden van gemeenten. VNG Realisatie biedt ondersteuning bij leveranciersmanagement en het aanpassen van de inkoopvoorwaarden. E-factureren is opgenomen in de softwarecatalogus.

E-facturen ontvangen en verwerken

Om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken is een aantal processtappen van belang om te onderscheiden:

1. Techniek. De gemeente heeft de technische oplossing om e-facturen te ontvangen en verwerken (hiermee wordt voldaan aan de verplichtingen van de EU Richtlijn).
2. Proces. Wanneer een gemeente e-facturen kan ontvangen, worden bepaalde stappen in het proces van de factuurverwerking aangepast (voor wat betreft het ontvangen, data entry (scannen + controle), goedkeuring (checks & balances) en archiveren).
3. Adoptie / gebruik. Het is niet alleen relevant dat de gemeente klaar is om e-facturen te ontvangen. Het is ook relevant dat er voldoende toeleveranciers zijn die e-facturen sturen naar gemeenten, onder andere om daarmee routine in het werkproces op te bouwen.
4. Automatisch boekhouden. Het is nu nog een toekomstbeeld voor de middellange termijn, maar e-factureren via Simpler Invoicing FULL heeft de potentie dat hierdoor automatisch boekhouden mogelijk wordt, waarbij facturen zonder enige menselijke interactie betaalbaar kunnen worden gesteld. Dit stelt wel hoge eisen aan de inkoop-, order- en verplichtingenadministratie.

De afdelingen Financiële Administratie en ICT spelen een rol, maar ook inkoop en organisatorische aspecten zijn van belang. Dit betekent dat dit project de hele organisatie raakt en het is derhalve van belang om een multidisciplinair team samen te stellen.

Simplerinvoicing

Simpler Invoicing is een eenvoudige manier waarmee iedereen elektronisch facturen kan versturen en ontvangen. Simplerinvoicing is een netwerkstelsel van afspraken tussen softwareleveranciers en e-factuurdienstverleners, dat het mogelijk maakt om e-facturen uit te wisselen tussen deze partijen. Simplerinvoicing is geen eigen platform. Stichting Simplerinvoicing wordt beheerd door de onafhankelijke beheerorganisatie SIDN.