In januari 2016 heeft het Stadsarchief een handleiding digitaal archiveren voor particuliere archiefvormers samengesteld. Doel van deze handleiding is om archiefvormers te adviseren hoe zij door goed beheer van hun lopende digitale archief een duurzaam archief van cultuurhistorische waarde kunnen vormen dat op termijn eventueel naar het Stadsarchief kan worden overgebracht.  Daarnaast zijn richtlijnen voor de overbrenging van digitale particuliere archieven opgesteld, die het mogelijk moeten maken archieven relatief eenvoudig en tegen lage kosten in te lezen in het e-depot. Hierin hebben wij een aantal (minimum)eisen opgenomen ten aanzien van vereiste metadata op gebied van mappenstructuur, naamgeving van mappen en bestanden, gegevens inzake gebruikte hard- en software en gegevens ten aanzien van auteursrechten en privacy-gevoelige informatie.

Duurzaam bewaren en beheren van uw digitale informatie

Een goed digitaal archief voldoet aan een aantal voorwaarden:

1. Er is een overzichtelijke ordening voor het hele archief (ongeacht waar en op hoeveel verschillende dragers/platformen het archief is opgeslagen)
2. De opgeslagen informatie is voorzien van duidelijke metadata op het gebied van inhoud, openbaarheid van gegevens, auteursrechten, bewaar- en/of vernietigingstermijnen, en gebruikte hard- en/of software. U kunt deze metadata vastleggen via:
   1. Een duidelijke mappenstructuur met duidelijke mapnamen die informatie geven over de inhoud, het proces waarbinnen het bestand tot stand is gekomen, openbaarheid (u kunt een hele map afschermen)
   2. Voor iedereen begrijpelijke bestandsnamen, hier kunt u informatie kwijt over de inhoud, de versie, de datum
   3. Bestandseigenschappen, hier kunt u bijvoorbeeld eenvoudig gegevens kwijt over auteur, rechthebbenden en vernietigingstermijn
   4. Een apart document
3. De voor langere duur te bewaren bestanden zijn opgeslagen in open of algemeen gebruikte bestandsformaten en de dragers/platformen waar deze bestanden zijn opgeslagen worden regelmatig gecontroleerd op prestaties en voorwaarden. Zo moet u een fysieke drager om de zoveel jaar vervangen en kan uw cloud-dienst ophouden te bestaan (zoals onlangs bijvoorbeeld Picasa). Sla uw bestanden ook altijd op twee (fysiek verschillende) plekken op; ook een cloud-dienst maakt uiteindelijk gebruik van een fysiek datacentrum.
4. Procedures, verantwoordelijkheden en afspraken zijn vastgelegd
   1. Binnen een organisatie waarin meerdere mensen gebruik (moeten) maken van het archief en van elkaars informatie
   2. Voor als u het archief moet overdragen aan een opvolger
   3. Bij uw overlijden in geval van een persoonlijk archief: op welk dragers/platformen heeft u informatie opgeslagen, welke wachtwoorden/accounts/sociale media gebruikt u, en wat wilt u dat er na uw dood met uw archief gebeurt?

In onze Handleiding digitaal archiveren voor particuliere archiefvormers vindt u de te nemen stappen, tips en richtlijnen over het ordenen, toekennen van verschillende metadata en het duurzaam bewaren van uw informatie.

Overdracht van digitaal archief naar het e-depot van het Stadsarchief

Indien u uw archief wilt overdragen naar het Stadsarchief, neemt u dan altijd eerst contact op met de afdeling Verwerving via verwerving@stadsarchief.amsterdam.nl. Uw archief moet namelijk passen binnen het collectieprofiel van het Stadsarchief. Mocht uw archief worden geaccepteerd, dan krijgt u advies over het voldoen aan de richtlijnen bij overdracht van digitaal particulier archief.

Toegankelijk maken van uw digitale archief voor derden

In het huidige digitale tijdperk is overdracht van uw archief naar een archiefbewaarplaats niet de enige mogelijkheid om uw archief duurzaam te beheren en toegankelijk te maken voor derden. Op het internet zijn talloze websites te vinden van personen, families en organisaties die hun archieven op eigen wijze en in eigen beheer hebben ontsloten. Kijkt u bijvoorbeeld eens op de website van studenten die in 2015 het Maagdenhuis bezetten en hun archiefmateriaal onlangs online hebben geplaatst (http://maagdenhuis2015.org/) of zoekt u eens op ‘family archives’ in WordPress (een gratis platform voor het maken van websites). Bij het toegankelijk maken van uw archief via het net dient u een aantal zaken rondom auteursrechten, openbaarheid  en veiligheid te regelen.