NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Geacht college,
Hierbij treft u een brief aan van de VNG (TPW/U202200323) met 3 bijlagen over de ‘Selectielijst e-mailbewaring volgens de Capstone-methodiek’.
Via deze brief worden gemeenten die willen aansluiten bij de innovatieve selectielijst e-mailbewaring die de VNG Adviescommissie Archieven heeft ontworpen, uitgenodigd de VNG daartoe machtigen.
Deze brief is met name van interesse voor portefeuillehouders DIV, archieven en IT.
Opmerking
De VNG ontzorgt gemeenten in feite op dit vraagstuk. Voor zover ik het begrepen is het een eenmalig aanbod, dat heeft ok te maken met de vervolgprocedure die gevolgd moet worden.
Wanneer je als gemeente niet participeert, moet je zelf een voorziening treffen en de vernietiging gaan verantwoorden. Na twintig jaar e-mailgebruik kunnen we constateren dat het vangnet in zaakgericht werken en e-mailarchivering niet matcht.
Dag Yvonne, dank voor je reactie. Maar dat is niet het antwoord op mijn vraag of iemand vanuit het aandachtsgebied AVG heeft meegekeken bij de totstandkoming van de selectielijst zoals die nu voorligt. Weet jij of dat gebeurt is?
Beste Dennis, misschien eens kennis nemen van de UAVG art. 89 en de relatie met de Archiefwet 2a?
Ik zie in de ontwerpselectielijst niet dat er iemand vanuit het aandachtsgebied Privacy/AVG (AP?) actief heeft meegeadviseerd. Is dat gebeurd? Ik zie wel dat er dat er met een archivarissenblik is gekeken naar de mogelijkheden die de AVG biedt voor e-mailbewaring/archivering. Goed om zelf een beeld te vormen wat mogelijk is. Maar het is beter om te weten of dit ook vanuit AVG-perspectief de juiste weg is. Ook omdat we dan straks bij de implementatie niet overal dezelfde discussie zitten te voeren met onze FG's.
In de praktijk worden nu mailboxen ook al na zeven of drie jaar vernietigd zonder dat er verantwoording over de vernietiging wordt afgelegd, idd pure winst dat die verantwoording er wel komt althans voor de gemeenten die aansluiten. De technische inrichting is een vraagstuk apart, ook met de back-ups.
Jean-Luc heeft gelijk dat aansluiten bij deze aanvullende Selectielijst een breuk is met archiveren vanuit de context. Maar ik zie het ook als een maatregel dat aansluit bij de praktijk. Het is een feit dat in mailboxen veel archiefwaardige mailberichten staan. Hiermee erkennen we het belang van de informatie in mailboxen van medewerkers en bevestigen we dat deze onder archiefregels vallen. Informatie is van de organisatie en niet van de medewerker. Dit is een duidelijk signaal.
Aansluiting bij deze Selectielijst betekent dat gemeenten nu actief mailbeleid moeten opstellen. Dat is al een winst op zich. Beleid moet blijven dat archiefwaardige berichten aan een zaak worden toegevoegd. Daarnaast is er de bulk aan berichten van tijdelijk belang welke nu voor een bepaalde tijd bewaard blijft en daarmee beschikbaar voor WOO-aanvragen en bijv. Rekenkameronderzoeken. En we krijgen control op het aantoonbaar vernietigen van mailinformatie.
De inplementatie zal met de nodige communicatie moeten gebeuren. Hoe gaat de individuele medewerker handelen als zij/hij weet dat de integrale mailbox permanent te bewaren wordt? Of juist verplicht geschoond wordt na 7 jaren? Misshien meotenwe meer sturen op mail door functionele mailboxen te gebruiken en of via samenwerkingsomgevingen te communiceren? Dus structureren aan de voorkant, waarmee archiveren vanuit de context mogelijk wordt.
De zeven gemeenten, waar ik voor werk, lijken zich allemaal aan te sluiten. De vraagstukken die spelen is wat kost het bij een eventuele marktpartijen en hoe bepalen we de sleutelfunctionarissen. Bij de laatste vraag merk ik dat iedere gemeentelijke organisatie toch weer net iets anders is. Ik kan me voorstellen dat je dit soort vragen bespreekt in een gezamenlijk SIO. Waar zou een archivaris over moeten adviseren?
De VNG brief eindigt met de tekst:
Door de Selectielijst e-mailbewaring 2022 kan u controle over e-mail terugkrijgen. Wij raden u daarom van harte aan hierbij aan te sluiten. Indien u hiervoor niet kiest, is het alternatief de bewaring bij zaken volgens de methodiek van de vigerende Selectielijst 2020 te verbeteren.
Mag ik door het uitblijven van verdere reacties concluderen dat de meeste gemeentes zich aansluiten of zijn er ook gemeentes die kiezen voor andere, eigen, oplossingen?
© 2025 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!
Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie