Een actueel voorbeeld hiervan vormen de problemen rond de invoering van de documentmanagementsysteem SharePoint. Het SharePoint-project is in de herfst van 2016 ‘on hold’gezet door de directie. Het is onzeker hoe het verder gaat met de uitbouw van SharePoint. De vertraagde invoering van SharePoint is te wijten aan diverse factoren. In de eerste plaats heeft het ontbreken van een gedegen business case de uitvoering van het project SharePoint parten gespeeld. Voordat een ICTproject van start gaat moet duidelijk zijn hoe de geplande investering zal gaan bijdragen aan de beleidsdoelen. En ook: hoe zal worden bewaakt dat deze doelen zo efficiënt mogelijk (met zo min mogelijk kans op meerkosten) worden bereikt. Dit traject is in het project SharePoint van tevoren niet goed doordacht. Alleen het einddoel stond centraal. Een ander probleem dat hier op de achtergrond speelt is een gebrek aan aansturing. Het opstellen van business cases is immers niet iets dat ‘vanzelf’ gebeurt in een organisatie; het moet van bovenaf worden georganiseerd. Dat de pilot met SharePoint meer tijd in
beslag nam dan gepland, heeft ten slotte ook te maken gehad met onvoldoende draagvlak bij de medewerkers.
Als een woning ontruimd moet worden werd er bij de gemeente Zevenaar in het verleden de inboedel tijdelijk in containers bij de Werf opgeslagen, omdat dit geen wettelijke taak van de gemeente is, gebeurt dit nu ook niet meer.
Er werd tot nu toe van de kennisgeving van ontruiming ook altijd een nieuwe zaak gestart, dit gebeurt nu ook niet meer, er komen nog wel regelmatig kennisgevingen bij de gemeente binnen, deze worden nu rechtstreeks doorgestuurd naar de afdeling die ze tijdelijk bewaren.
Mijn vraag is hoe andere gemeenten hiermee omgaan, wel registreren en een zaak van maken, of doorsturen naar de vakafdeling of helemaal niets mee doen, bij ons is het nu niet helemaal duidelijk wat er nu mee moet gebeuren.
concept informatiemodel Open Raadsinformatie ter review
In de bijlage wordt het informatiemodel van Open Raadsinformatie (ORI) beschreven. Dit is versie 0.9 en daarin is o.a. de feedback van RIS-leveranciers en enkele griffiers verwerkt.
In week 32/33 zal KING het informatiemodel ORI aan alle leveranciers aangeboden worden voor een openbare consultatie. Tot 14 september kunnen reacties gestuurd worden naar Remko de Haas en Tom Kunzler. Gestreefd wordt om na het verwerken van de feedback een versie 1.0 te hebben. Daarna is het de bedoeling om op basis van het het informatiemodel ook een uitwisselingsmodel en berichtmodel te maken.
Voor vragen kunnen jullie ons uiteraard ook benaderen. Graag reactie op het informatiemodel ORI voor 14 september 2017 sturen naar Remko de Haas, Tom Kunzler of hieronder plaatsen. Alvast dank.
Op 27 september vindt het onafhankelijke congres Zaakgericht Werken voor de Overheid plaats. Met lezingen van o.a. gemeenten Utrecht, Rotterdam, Haarlem en Goirle en Ingrid Hoogstrate, directeur a.i. & programma manager Digitale Agenda 2020, KING.
Al jaren weten overheidsprofessionals het congres “Zaakgericht Werken voor de Overheid” te vinden. Voor de 6e editie van dit congres is er gekozen voor een compleet nieuwe locatie centraal in het land: TivoliVredenburg in Utrecht. Een unieke locatie vol energie. Dit jaar heten we deelnemers uit het hele land van harte welkom in de Domstad.
Met ruim 200 deelnemers van gemeenten, provincies, waterschappen, omgevingsdiensten en ketenpartners is dit de plek waar u inspiratie haalt, ervaringen deelt en nieuwe contacten op doet binnen het werkveld van Zaakgericht werken.
Wat kunt u verwachten tijdens dit congres:
Praktijkvoorbeelden van succesvolle implementaties bij collega’s uit het veld.
Actuele informatie en een concreet toekomstbeeld.
Inzicht in de status van uw organisatie is ten opzichte van andere organisaties.
Visies van toonaangevende marktpartijen op Zaakgericht werken.
Praktische en toepasbare tips en inspiratie tijdens een van de interactieve sessies.
De gemeente Maassluis en StroomopwaartsMVS wensen middels deze aanbestedingsprocedure één geschikte inschrijver te selecteren voor de levering, installatie, configuratie, onderhoud en ondersteuning van een zaaksysteem inclusief ondersteuning gedurende de contractperiode.
De opdracht van de aanbesteding is een zogenaamd ‘dik’ zaaksysteem. Dit betekent dat de oplossing tevens een documentmanagementsysteem (DMS), formulierengenerator, sjablonengenerator en een persoonlijke internetpagina moet bevatten.
De inhoud van de gestelde opdracht bestaat uit: • Een sitelicentie voor de volledige oplossing; • De levering, installatie en configuratie van de oplossing; • Levering, installatie en configuratie van noodzakelijke koppelingen; • Onderhoud en ondersteuning; • Trainingen van gebruikers.
Er zullen 2 installaties plaatsvinden en per entiteit ( gemeente Maassluis/ StroomopwaartsMVS) zal één overeenkomst worden gesloten.
Rol informatie duidelijk maken Volgens Jochem is het cruciaal om de vakmensen op de werkvloer centraal te stellen in het transitieproces. ‘Die mensen moeten worden gefaciliteerd om hun werk goed te kunnen doen. Goed omgaan met informatie speelt daarin een belangrijke rol. Als daarin bepaalde aspecten veranderen, is het belangrijk dat je op een heldere manier communiceert wat die veranderingen precies zijn en waarom ze worden ingevoerd. De tijd en moeite die je daar vooraf in investeert, win je later in het proces absoluut weer terug. Zoals bij het vooraf duidelijk maken hoe en waarom je bepaalde procesinformatie gaat vastleggen. Dan hoeft DIV zich achteraf niet meer het hoofd te breken over hoe het nu precies zat.’
Er worden in onze gemeenten zaaktypen ingericht in Inproces.
Het zaaktype Inkomensondersteuning chronisch zieken en gehandicapten kunnen we niet concreet vinden in de werkprocessenlijst. Zover ik kan zien hangt er een V termijn van 15 jaar aan de WMO hoek in de nieuwe lijst.
Aan welk zaaktype in de i-navigator kan ik dit zaaktype het beste koppelen?
Prediker van het 'nieuwe en zaakgericht werken' en degene die de (telefonische) bereikbaarheid van de balie en van alle andere ambtenaren in goede banen leidt, is Nanette van Ameijde.
Gemeente Westland heeft Centennium geselecteerd voor het ondersteunen bij de ontwikkeling van haar Business Intelligence Competence Center (BICC). De samenwerking gaat in per 1 januari 2018 en heeft een looptijd van twee jaar, met een mogelijkheid tot een verlenging van twee jaar.
Binnen Gemeente Westland speelt Informatiemanagement al jaren een belangrijke rol. Dankzij effectieve inzet van Business Intelligence (BI) en een solide BICC hoopt de Gemeente Westland in de komende jaren een structurele, transparante, auditeerbare, flexibele en brononafhankelijke informatievoorziening te realiseren. Met als doel inzicht, slagkracht en efficiëntie in haar organisatieprocessen. Centennium gaat Gemeente Westland helpen met de ontwikkeling van haar BICC. Samen met Gemeente Westland wordt een BI-proces ingericht en zullen diverse projecten worden uitgevoerd. Tevens krijgt een groep Westland-medewerkers gerichte opleidingen en trainingen, om op termijn zo zelfstandig mogelijk te kunnen functioneren.
Zaakgericht werken bij de overheid: 8 veelgemaakte fouten
Veelvoorkomende fouten die gemakkelijk te vermijden zijn
Gepubliceerd: 01 december 2016
Zaakgericht werken is een belangrijk onderwerp bij overheden. Maar hoe kan zaakgericht werken ook echt een waardevolle bijdrage leveren? Denk hierbij aan het realiseren van organisatiedoelen, het verbeteren van de dienstverlening of het duurzaam borgen van informatie. De laatste tijd komen er steeds meer geruchten dat veel overheden deze doelstellingen nog niet halen en dat deze projecten zelfs als mislukking worden gezien. Hoe kan dit worden voorkomen? Dit artikel gaat in op 8 fouten die eenvoudig vermeden kunnen worden.
Hieronder staan de eerste 4 fouten om te vermijden beschreven:
Fout 1: Zaakgericht werken zien als een IT-project
Zaakgericht werken is niet alleen de implementatie van een zaaksysteem. Het heeft ook invloed op systemen, mensen en processen. Deze invloeden verdienen evenveel aandacht als de invoering van een zaaksysteem. In het volledige artikel staat meer beschreven over de aandacht voor de mens en procesverbetering.
Fout 2: Digitaliseren en zaakgericht werken tegelijkertijd invoeren
Als je nog veel met papier werkt, is het niet handig om een digitaliseringstraject én zaakgericht werken tegelijkertijd te introduceren. Beide trajecten hebben een aanzienlijke impact op de organisatie. Verandering is lastig en twee trajecten zouden dan té veel verandering zijn.
Fout 3: Te veel uitbesteden aan externen
Consultancy- of adviespartijen kunnen wel degelijk een meerwaarde bieden, maar besteedt niet te veel uit aan externen. Waarom niet? Alle inhoudelijke kennis verdwijnt uit de organisatie, met alle gevolgen van dien. Je kan de controle op het project verliezen en er kunnen problemen ontstaan zodra de adviespartij het project afsluit. Lees hierover meer in het volledige artikel.
Fout 4: Doel en middelen door elkaar heen halen
Weet je eigenlijk wel waarom je een zaakgericht werken project start? Veel overheden storten zich op het project zonder goed te weten waarom. Hierdoor wordt te vaak een middel tot doel verheven.
Zijn deze fouten herkenbaar voor jou?
Lees in het volledige artikel alle 8 veelvoorkomende fouten bij een zaakgericht werken project. Voorkom deze fouten en maak van je zaakgericht werken project een succes! Download het artikel aan de hand van het formulier hieronder.
Zaakgericht werken valt of staat met documentcreatie
Een hoofdrol voor de informatievoorziening
Gepubliceerd: 22 december 2017
Binnen veel overheidsinstanties was zaakgericht werken hét hot topic van het afgelopen jaar. Zaakgericht werken is een procesgeoriënteerde manier van werken die de nadruk legt op de ‘zaak’. Informatievoorziening is hierin key. Hoe die informatievoorziening is georganiseerd in een organisatie, hangt vaak af van het gekozen documentmanagementsysteem (DMS) en documentcreatie. Of zaakgericht werken in jouw overheidsinstelling een succes wordt, valt of staat dus met de informatievoorziening. Deze whitepaper legt uit hoe documentcreatie software de organisatie kan ondersteunen op weg naar een zaakgerichte werkwijze.
Wat is zaakgericht werken?
Deze manier van werken is geschikt voor elke instantie die stappen wil zetten om efficiënter te werken. Door centraal in de cloud te werken ontstaan nieuwe mogelijkheden voor het inrichten van werkprocessen binnen en buiten de organisatie, waardoor de dienstverlening verbetert.
Waarom zaakgericht werken niet zonder documentcreatie kan
Om de hele organisatie mee te krijgen met deze nieuwe werkmethode en medewerkers te laten participeren, is een goede informatievoorziening onontbeerlijk. Deze hele werkmethode is gebaseerd op de eenvoudige uitwisseling van informatie tussen proces en zaakdossier. Zorg je ervoor dat je documenten op orde zijn, dan legt dit een sterke fundering voor een effectief en efficiënt proces. In veel instanties zijn de documenten echter niet op orde en vaak onvindbaar of onvolledig. Met alle gevolgen van dien. Maar overheidsinstantie kan zich natuurlijk geen foutje permitteren.
De voordelen die documentcreatie software biedt
Investeren in de juiste hulpmiddelen om deze werkwijze te ondersteunen, kan veel opleveren. Om optimaal gebruik te maken van zaakgericht werken zijn documentcreatie-toepassingen ontwikkeld die automatisering en samenwerking tussen een documentverwerker en een DMS stroomlijnen. Deze documentcreatie-toepassingen vormen als het ware de brug tussen het proces en het zaakdossier binnen zaakgericht werken. Hierdoor profiteert de hele organisatie van een aantal voordelen, zoals:
Ben je benieuwd naar nog meer voordelen die het inzetten van documentcreatiesoftware oplevert bij zaakgericht werken? Ze worden in deze whitepaper uitgebreid besproken. Download de whitepaper en zorg dat zaakgericht werken in uw overheidsinstelling wél gaat leiden tot betere dienstverlening.
Vanuit de overheid wordt steeds meer digitale informatie verstrekt. Informatie die soms een eigen leven gaat leiden. We zien een toename van fraude waarbij met digitaal knip- en plakwerk aanpassingen gedaan worden. Deze pilot laat zien dat je vanuit een zaaksysteem informatie digitaal kunt waarmerken in de blockchain.
KCC (Klant Contact Centrum) Congres, 9 oktober 2018 (9e editie)
Congrescentrum 't Spant te Bussum
Op 9 oktober staat alweer de 9e editie gepland van het KCC Congres: een uniek congres over klantcontact in de overheid. Er worden visies en ervaringen gedeeld, met als voornaamste doel aanknopingspunten te bieden voor een succesvolle inrichting van het KCC en daarmee een verbeterde, klantgerichte dienstverlening.
Zaakgericht werken lukt niet altijd. Jammer? Misschien. Maar het biedt ook veel kansen hoe het wel en misschien zelfs beter zou werken!
Tijdens de ontbijtsessies van Doxis in november en december bleek maar al te vaak dat Zaakgericht Werken (nog?) niet het succes heeft gebracht wat velen ervan hadden verwacht. Ligt dat dan aan het Zaakgericht Werken zelf of ligt het aan de organisatie die het gebruikt? Wat gaat er mis en wat zou je er aan kunnen doen?
Gelukt? One size does not fit all! Ieder werk heeft z’n eigen ondersteuning. Het gaat niet meer om het document, maar om de vakman. En het gaat meer over delen en samenwerken. Zaakgericht Werken is dus niet voor alle typen werk geschikt. Het lijkt er echter op dat het wel vaak op die manier wordt gebruikt. Of dat op zijn minst de verwachtingen veel te hoog zijn.
Graag maken wij u attent op de vierde editie van het event Zaaksystemen in Beeld LIVE! dat op donderdag 15 maart 2018 plaatsvindt in congrescentrum 1931 te ‘s-Hertogenbosch. Het event draait om het zien, beleven en ervaren van verschillende zaaksystemen op de markt. Maar liefst 17 leveranciers van zaaksystemen, documentcreatietools en koppelspecialisten nemen dit jaar deel aan het event! Zij geven demonstraties en brengen u op de hoogte van de laatste ins en outs van hun oplossingen. Het event is kosteloos te bezoeken voor medewerkers in dienst van de (semi)overheid. We verwachten ruim 400 bezoekers. De inschrijvingen zijn weer geopend, dus wees er snel bij! Nu al enthousiast? Meld je aan via https://zaaksystemeninbeeld.nl/inschijfformulier-zaaksystemen-in-be.... Zaaksystemen centraal Tijdens het event staat het zaaksysteem centraal. In korte maar inhoudelijke sessies (ongeveer 45 minuten incl. vragen) demonstreren de leveranciers hun oplossing aan de hand van 4 thema’s:
Klantcontact;
Zaakafhandeling;
De beheeromgeving;
Vrije sessie (zelf in te vullen door de leverancier).
De zaaksysteemleveranciers
Decos
Green Valley
True Lime
Mintlab
OneGov
Circle Software
BCT
Split~Vision
Exxellence
Brein
Atos
ForMetis
PinkRoccade
De documentcreatie leveranciers
iWriter
Xential
SmartDocuments
De integratiespecialisten
Enable-U
JNet
Zelf aan de knoppen? Dat kan! Wegens groot succes is de Knoppentafel ook komend event terug! Hier hebben bezoekers parallel aan de demonstraties de mogelijkheid om zelf de verschillende oplossingen te bedienen om te ervaren hoe ze in de praktijk werken. We hopen u allen te zien op 15 maart 2018 in 's-Hertogenbosch! Voor meer informatie over deze e-mail of het event kunt u contact opnemen met: Annemieke Wilzing 06 43 36 34 37
Zijn burgers beschermd tegen computerbesluiten overheid?
Geplaatst: 21 uur geleden
Tilburg – Na recente DDoS-aanvallen op ABN Amro, ING, Rabo, Belastingdienst en DigiD rijst de vraag: “is de burger nog voldoende beschermd bij het nemen van besluiten door de overheid?”
Vaak gaat het hierbij om geld, zoals het verlenen van kinderbijslag, de AOW, toeslagen, het opleggen van motorrijtuigenbelasting of de aanslag inkomstenbelasting. Maar hoe die besluiten precies genomen worden, is niet duidelijk.
Dat onderzocht promovenda Marlies van Eck. Zij promoveert op 9 februari aan Tilburg University.
Wat gebeurt er precies bij ‘geautomatiseerde besluiten’ van de overheid en wat betekent dit voor de burger die te maken krijgt met zo’n besluit? Is het voldoende dat burgers in bezwaar kunnen gaan tegen een besluit als er iets fout gaat en daarna naar de rechter kunnen stappen?
Enkele grote voor- en nadelen hiervan zijn: alle gegevens worden zorgvuldig verzameld. Mensen zien van tevoren welke gegevens de overheid heeft. Voordeel hiervan is transparantie. Een ander voordeel is dat computers alle gelijke gevallen ook echt gelijk behandelen. Enkele nadelen zijn dat de instructies in computers (de beslisregels en de algoritmen) niet beschikbaar zijn voor de personen over wie besluiten gaan.
Ook zijn er geen onafhankelijke instanties die deze instructies controleren op juistheid. Nadeel hiervan is dat als niet precies duidelijk is waarom een computer een besluit neemt, niemand weet of het besluit eigenlijk wel juist is, aldus Van Eck.
Zij stelt voor dat iedereen met problemen met computerbesluiten een ‘loods’ krijgt: een ambtenaar die gaat helpen het probleem op te lossen. Zodat de burger als er zich problemen voordoen in systemen, niet alle last op zich krijgt en alle verantwoordelijkheid moet dragen.
Zaakgericht werken helpt gemeenten om dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. Voor veel gemeentelijke processen is dit een natuurlijke manier van werken. VNG Realisatie heeft voor gemeenten die zaakgericht werken willen invoeren of een nieuwe impuls willen geven een toolkit beschikbaar met documentatie, een kennisbank met inspirerende voorbeelden en een online leermodule.
Doel van dit product
Zaakgericht werken is geen doel op zich, maar wordt ingezet om:
dienstverlening te verbeteren met bijvoorbeeld webformulieren;
informatievoorziening te verbeteren door toegankelijke dossiers;
bedrijfsvoering te optimaliseren door uniforme processen.
De scope van zaakgericht werken kan klein en gedetailleerd zijn, of groot en gemeentebreed.
Gemeente Ede kiest voor BCT en zet grote stappen richting volledig digitaal werken
Sittard, 20 maart 2018 – De gemeente Ede kiest voor het zaaksysteem Liber van BCT, specialist in Enterprise Information Management, en gaat daarmee richting volledig digitaal werken. Om continu te evolueren en toekomstbestendig te blijven, staan voor de gemeente Ede meer efficiëntie, betere werkbaarheid en digitaal transformeren op het wensenlijstje. Daarom koos de gemeente voor een Proof of Concept (PoC)-traject met zaaksysteem Liber. Een succesvol traject dat heeft geleid tot een vaste opdracht bij de 100.000+ gemeente.
Zaakgericht werken De gemeente kampte met een aantal tekortkomingen, namelijk het ontbreken van een integraal klantbeeld, een centrale opslag van proces- en documentinformatie en een leverancier die inspeelt op de behoeften van de gemeente Ede. Om hier invulling aan te geven zocht de gemeente een nieuw zaaksysteem om de transitie te realiseren naar digitaal, zaakgericht werken. De belangrijkste voorwaarden aan het nieuwe systeem waren usability, technische stabiliteit, performance, interoperabiliteit en de verschillende functionaliteiten. BCT bood met Liber de beste aansluiting. Begin 2018 is de organisatiebrede uitrol gestart.
Ruud Storcken, business manager bij BCT: “Wanneer de implementatie is afgerond, beschikt Ede over een gebruiksvriendelijk informatieplatform. Dit platform bevat procesinformatie op hoofdlijnen, documentinformatie en dossierinformatie voor iedere gebruiker. Uiteraard met inachtneming van compliancy, security, privacy en performance. Daarnaast integreert het platform naadloos met applicaties die niet in het systeem zitten. Het streven is om het systeem met meer dan tweehonderd dienstverlenende processen in het derde kwartaal van 2018 volledig live te hebben.”
“BCT denkt mee en heeft een visie op gebied van informatiemanagement”, aldus Bernard Fransen, clusterdirecteur dienstverlening & bedrijfsvoering bij gemeente Ede. “We zetten nu flinke stappen richting volledig digitaal werken. Daarnaast wordt er een fundament gecreëerd om informatiemanagement in de brede zin toe te passen. BCT is meer dan een leverancier en zelfs meer dan een partner. Ze helpen ons om de gezamenlijke doelen te bereiken.”
Tijdens de PoC hebben de gemeente Ede en BCT nauw samengewerkt met MvR & Partners. MvR heeft een prominente rol gespeeld in het vaststellen en beoordelen van de acceptatiecriteria. Meike Mulder, partner bij MvR: “Met meerdere partijen een PoC realiseren vraagt om goed organisatiemanagement, een helder doel, een duidelijke rol- en taakomschrijving en toewijding van iedereen om dit doel te behalen. Ik ben er trots op dat we met Ede en BCT de PoC binnen de afgesproken termijn hebben gerealiseerd en aan alle eisen hebben voldaan.” http://www.persberichten.com/persbericht/92188/Gemeente-Ede-kiest-v...
De lokale overheid is uitgegroeid tot een informatiefabriek. Door de verdergaande digitalisering van informatiestromen komt er steeds meer informatie binnen, worden er meer gegevens gedeeld en gaat er meer data naar buiten. Er is een nieuwe manier van informatiemanagement noodzakelijk... Dit om de enorme toename van de hoeveelheid informatie te kunnen verwerken en anderzijds om informatie op een slimme wijze toegankelijk te maken voor het digitale ecosysteem van de gemeente.
Datumstempel en registratie in zaaksysteem is nog geen verzendbewijs
In het bestuursrecht hangt veel af van de (tijdige) bekendmaking van besluiten. Vertraging in de bekendmaking kan daarom grote gevolgen hebben, bijvoorbeeld als daardoor te laat is beslist. Veel besluiten worden bekendgemaakt door toezending per post en het is voor bestuursorganen niet gebruikelijk al die brieven per aangetekende post te verzenden. In dat geval is het aan het bestuursorgaan om aannemelijk te maken dat het besluit daadwerkelijk is verzonden. Uit een uitspraak van de Afdeling van 21 maart 2018 (ECLI:NL:RVS:2018:958) blijkt dat het voor een bestuursorgaan nog niet zo makkelijk is om te bewijzen dat een besluit op een specifieke datum ook daadwerkelijk is verzonden.
Veroordeling in de proceskosten vanwege te late verzending
In de uitspraak van 21 maart 2018 gaat het om de volgende kwestie.
Een appellant stelde de gemeente in gebreke omdat niet tijdig was beslist op zijn bezwaarschrift.
Op 18 maart, binnen de termijn in de ingebrekestelling, besliste het bestuursorgaan alsnog op het bezwaar van appellant. Dat besluit bereikte de appellant echter pas op 11 april 2016. De appellant had toen inmiddels beroep ingesteld wegens het niet tijdig beslissen op zijn bezwaar. Dat beroep werd door de rechtbank vervolgens niet-ontvankelijk verklaard, omdat er inmiddels een beslissing op bezwaar was. De rechtbank veroordeelde de gemeente echter wel tot het vergoeden van de door appellant gemaakte proceskosten en betaalde griffierechten. De gemeente was het niet eens met die kostenveroordeling en ging in (incidenteel) hoger beroep. De Afdeling ziet zich daarom geconfronteerd met de vraag of het voor rekening van de gemeente moet komen dat appellant reeds beroep had ingesteld. Voor het antwoord op die vraag is van belang of de gemeente daadwerkelijk op 18 maart haar besluit heeft verzonden.
Yvonne Welings
De problemen rondom invoering SharePoint
Een actueel voorbeeld hiervan vormen de problemen rond de invoering van de documentmanagementsysteem SharePoint. Het SharePoint-project is in de herfst van 2016 ‘on hold’gezet door de directie. Het is onzeker hoe het verder gaat met de uitbouw van SharePoint. De vertraagde invoering van SharePoint is te wijten aan diverse factoren. In de eerste plaats heeft het ontbreken van een gedegen business case de uitvoering van het project SharePoint parten gespeeld. Voordat een ICTproject van start gaat moet duidelijk zijn hoe de geplande investering zal gaan bijdragen aan de beleidsdoelen. En ook: hoe zal worden bewaakt dat deze doelen zo efficiënt mogelijk (met zo min mogelijk kans op meerkosten) worden bereikt. Dit traject is in het project SharePoint van tevoren niet goed doordacht. Alleen het einddoel stond centraal. Een ander probleem dat hier op de achtergrond speelt is een gebrek aan aansturing. Het opstellen van business cases is immers niet iets dat ‘vanzelf’ gebeurt in een organisatie; het moet van bovenaf worden georganiseerd. Dat de pilot met SharePoint meer tijd in
beslag nam dan gepland, heeft ten slotte ook te maken gehad met onvoldoende draagvlak bij de medewerkers.
https://www.lelystad.nl/Docs/Rekenkamer/Bestuurlijke%20nota%20ICT%2...
2 Mei 2017
Yvonne Welings
Blogreeks: Aanbestedingstraject als katalysator voor visievorming rondom Zaakgericht Werken, deel 1
http://www.zaaksystemeninbeeld.nl/blogs/blogreeks-aanbestedingstraj...
15 Mei 2017
Yvonne Welings
Het proces als hart van de informatieorganisatie
http://www.breednetwerk.nl/events/het-proces-als-hart-van-de-inform...
7 Jun 2017
Yvonne Welings
Vacature Projectleider Digitaal Zaakgericht Werken Bussum
https://www.werkzoeken.nl/2093_flexintens-werving-selectie-detacher...
9 Jun 2017
Yvonne Welings
Heilloos om alleen digitale losse documenten te koppelen aan een proces.
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/heilloos-alleen-digitale-lo...
15 Jun 2017
Yvonne Welings
Quick scan gemeente Zeist:
Persoonsgebonden archivering:
Succes of niet?
Rekenkameronderzoek naar archivering
en vindbaarheid van gemeentelijke archiefstukken
EINDRAPPORT
https://zeist.raadsinformatie.nl/document/5525202/1/02-17RV050Rappo...
6 Jul 2017
Yvonne Welings
Zaakgericht werken is een van de onderwerpen in de regionale doe-dagen DA 2020
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/save-the-date-regionale-d...
2 Aug 2017
Yvonne Welings
Nieuwe blog over zaakgericht werken:
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/waarom-zaakgericht-werken...
7 Aug 2017
Yvonne Welings
Westerkwartier neemt iZaaksuite in gebruik, zie https://www.computable.nl/artikel/nieuws/datamanagement/6176533/250...
10 Aug 2017
Yvonne Welings
MvR helpt Gemeente Renkum met datagestuurd werken in sociaal domein,
http://www.consultancy.nl/nieuws/14452/mvr-helpt-gemeente-renkum-me...
10 Aug 2017
Yvonne Welings
Wie beantwoordt deze vraag:
Als een woning ontruimd moet worden werd er bij de gemeente Zevenaar in het verleden de inboedel tijdelijk in containers bij de Werf opgeslagen, omdat dit geen wettelijke taak van de gemeente is, gebeurt dit nu ook niet meer.
Er werd tot nu toe van de kennisgeving van ontruiming ook altijd een nieuwe zaak gestart, dit gebeurt nu ook niet meer, er komen nog wel regelmatig kennisgevingen bij de gemeente binnen, deze worden nu rechtstreeks doorgestuurd naar de afdeling die ze tijdelijk bewaren.
Mijn vraag is hoe andere gemeenten hiermee omgaan, wel registreren en een zaak van maken, of doorsturen naar de vakafdeling of helemaal niets mee doen, bij ons is het nu niet helemaal duidelijk wat er nu mee moet gebeuren.
10 Aug 2017
Yvonne Welings
concept informatiemodel Open Raadsinformatie ter review
In de bijlage wordt het informatiemodel van Open Raadsinformatie (ORI) beschreven. Dit is versie 0.9 en daarin is o.a. de feedback van RIS-leveranciers en enkele griffiers verwerkt.
In week 32/33 zal KING het informatiemodel ORI aan alle leveranciers aangeboden worden voor een openbare consultatie. Tot 14 september kunnen reacties gestuurd worden naar Remko de Haas en Tom Kunzler. Gestreefd wordt om na het verwerken van de feedback een versie 1.0 te hebben. Daarna is het de bedoeling om op basis van het het informatiemodel ook een uitwisselingsmodel en berichtmodel te maken.
Voor vragen kunnen jullie ons uiteraard ook benaderen. Graag reactie op het informatiemodel ORI voor 14 september 2017 sturen naar Remko de Haas, Tom Kunzler of hieronder plaatsen. Alvast dank.
https://discussie.kinggemeenten.nl/discussie/gemma/koppelvlak-open-...
15 Aug 2017
Yvonne Welings
6e Editie congres Zaakgericht Werken voor de Overheid
Zaakgericht werken voor de Overheid 2017
Op 27 september vindt het onafhankelijke congres Zaakgericht Werken voor de Overheid plaats. Met lezingen van o.a. gemeenten Utrecht, Rotterdam, Haarlem en Goirle en Ingrid Hoogstrate, directeur a.i. & programma manager Digitale Agenda 2020, KING.
Al jaren weten overheidsprofessionals het congres “Zaakgericht Werken voor de Overheid” te vinden. Voor de 6e editie van dit congres is er gekozen voor een compleet nieuwe locatie centraal in het land: TivoliVredenburg in Utrecht. Een unieke locatie vol energie. Dit jaar heten we deelnemers uit het hele land van harte welkom in de Domstad.
Met ruim 200 deelnemers van gemeenten, provincies, waterschappen, omgevingsdiensten en ketenpartners is dit de plek waar u inspiratie haalt, ervaringen deelt en nieuwe contacten op doet binnen het werkveld van Zaakgericht werken.
Wat kunt u verwachten tijdens dit congres:
Meer informatie is te vinden op de website van het congres.
28 Aug 2017
Yvonne Welings
Gebrek aan gekwalificeerd personeel zou de oorzaak zijn dat het zaakgericht en digitaal werken niet lukt bij de gemeente Wijdemeren.
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/gebrek-aan-gekwalificeerd...
7 Sept 2017
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/rijk-ziet-gemeentelijk-ge...
22 Sept 2017
Yvonne Welings
Wie kan adviseren over dit onderwerp?
Implementeren een DSP in het DMS tbv Zaakregistratie
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/implementeren-een-dsp-in-he...
25 Okt 2017
Yvonne Welings
De gemeente Maassluis en StroomopwaartsMVS wensen middels deze aanbestedingsprocedure één geschikte inschrijver te selecteren voor de levering, installatie, configuratie, onderhoud en ondersteuning van een zaaksysteem inclusief ondersteuning gedurende de contractperiode.
De opdracht van de aanbesteding is een zogenaamd ‘dik’ zaaksysteem. Dit betekent dat de oplossing tevens een documentmanagementsysteem (DMS), formulierengenerator, sjablonengenerator en een persoonlijke internetpagina moet bevatten.
De inhoud van de gestelde opdracht bestaat uit:
• Een sitelicentie voor de volledige oplossing;
• De levering, installatie en configuratie van de oplossing;
• Levering, installatie en configuratie van noodzakelijke koppelingen;
• Onderhoud en ondersteuning;
• Trainingen van gebruikers.
Er zullen 2 installaties plaatsvinden en per entiteit ( gemeente Maassluis/ StroomopwaartsMVS) zal één overeenkomst worden gesloten.
https://www.tenderned.nl/tenderned-web/aankondiging/detail/samenvat...
26 Okt 2017
Yvonne Welings
Decos neemt Impactive over
Dienstverlener versterkt software-aanbod voor regelhulp bij gemeenten
https://www.computable.nl/artikel/nieuws/overheid/6232940/250449/de...
26 Okt 2017
Yvonne Welings
Europese aanbesteding Zaaksysteem – Bestuursdienst Ommen-Hardenberg
https://zaaksystemeninbeeld.nl/geen-categorie/europese-aanbesteding...
2 Nov 2017
Yvonne Welings
23 Nov 2017
Yvonne Welings
Rol informatie duidelijk maken
worden ingevoerd. De tijd en moeite die je daar vooraf in investeert, win je later in het proces absoluut weer terug. Zoals bij het vooraf duidelijk maken hoe en waarom je bepaalde procesinformatie gaat vastleggen. Dan hoeft DIV zich achteraf niet meer het hoofd te breken over hoe het nu precies zat.’
Volgens Jochem is het cruciaal om de vakmensen op de werkvloer centraal te stellen in het transitieproces. ‘Die mensen moeten worden gefaciliteerd om hun werk goed te kunnen doen. Goed omgaan met informatie speelt daarin een belangrijke rol. Als daarin bepaalde aspecten veranderen, is het belangrijk dat je op een heldere manier communiceert wat die veranderingen precies zijn en waarom ze
http://www.documentwereld.nl/Achtergrondartikelen/113/11984-verande...
2 Dec 2017
Yvonne Welings
Vraag:
Er worden in onze gemeenten zaaktypen ingericht in Inproces.
Het zaaktype Inkomensondersteuning chronisch zieken en gehandicapten kunnen we niet concreet vinden in de werkprocessenlijst. Zover ik kan zien hangt er een V termijn van 15 jaar aan de WMO hoek in de nieuwe lijst.
Aan welk zaaktype in de i-navigator kan ik dit zaaktype het beste koppelen?
Iemand een idee...en dit al in gebruik?
Hartelijk dank
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/i-navigator-en-juiste-werkp...
4 Dec 2017
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/zaakgericht-werken-en-de-st...
Zaakgericht werken en de status niet archiveren, hoe los jij dat op ?
5 Dec 2017
Yvonne Welings
Prediker van het 'nieuwe en zaakgericht werken' en degene die de (telefonische) bereikbaarheid van de balie en van alle andere ambtenaren in goede banen leidt, is Nanette van Ameijde.
https://www.ad.nl/utrecht/in-fusiegemeente-vijfheerenlanden-vaarwel...
7 Dec 2017
Yvonne Welings
Gemeente Westland heeft Centennium geselecteerd voor het ondersteunen bij de ontwikkeling van haar Business Intelligence Competence Center (BICC). De samenwerking gaat in per 1 januari 2018 en heeft een looptijd van twee jaar, met een mogelijkheid tot een verlenging van twee jaar.
Binnen Gemeente Westland speelt Informatiemanagement al jaren een belangrijke rol. Dankzij effectieve inzet van Business Intelligence (BI) en een solide BICC hoopt de Gemeente Westland in de komende jaren een structurele, transparante, auditeerbare, flexibele en brononafhankelijke informatievoorziening te realiseren. Met als doel inzicht, slagkracht en efficiëntie in haar organisatieprocessen.
Centennium gaat Gemeente Westland helpen met de ontwikkeling van haar BICC. Samen met Gemeente Westland wordt een BI-proces ingericht en zullen diverse projecten worden uitgevoerd. Tevens krijgt een groep Westland-medewerkers gerichte opleidingen en trainingen, om op termijn zo zelfstandig mogelijk te kunnen functioneren.
http://biplatform.nl/1182258/centennium-wint-europese-aanbesteding-...
8 Dec 2017
Yvonne Welings
Praktijkbeproeving: Koppeling Digitaal Stelsel Omgevingswet met zaaksysteem Gemeente Amersfoort
https://depilotstarter.vng.nl/projecten/omgevingswet/praktijkbeproe...
8 Dec 2017
Yvonne Welings
Logius en KING actualiseren marktscan Digikoppeling
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/logius-en-king-actualiser...
16 Dec 2017
Yvonne Welings
Proeftuin e-mail bewaring: Gemeenten vinden elkaar in living lab Den Haag
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/proeftuin-e-mail-bewaring...
16 Dec 2017
Yvonne Welings
Zaakgericht werken bij de overheid: 8 veelgemaakte fouten
Veelvoorkomende fouten die gemakkelijk te vermijden zijn
Zaakgericht werken is een belangrijk onderwerp bij overheden. Maar hoe kan zaakgericht werken ook echt een waardevolle bijdrage leveren? Denk hierbij aan het realiseren van organisatiedoelen, het verbeteren van de dienstverlening of het duurzaam borgen van informatie. De laatste tijd komen er steeds meer geruchten dat veel overheden deze doelstellingen nog niet halen en dat deze projecten zelfs als mislukking worden gezien. Hoe kan dit worden voorkomen? Dit artikel gaat in op 8 fouten die eenvoudig vermeden kunnen worden.
Hieronder staan de eerste 4 fouten om te vermijden beschreven:
Fout 1: Zaakgericht werken zien als een IT-project
Zaakgericht werken is niet alleen de implementatie van een zaaksysteem. Het heeft ook invloed op systemen, mensen en processen. Deze invloeden verdienen evenveel aandacht als de invoering van een zaaksysteem. In het volledige artikel staat meer beschreven over de aandacht voor de mens en procesverbetering.
Fout 2: Digitaliseren en zaakgericht werken tegelijkertijd invoeren
Als je nog veel met papier werkt, is het niet handig om een digitaliseringstraject én zaakgericht werken tegelijkertijd te introduceren. Beide trajecten hebben een aanzienlijke impact op de organisatie. Verandering is lastig en twee trajecten zouden dan té veel verandering zijn.
Fout 3: Te veel uitbesteden aan externen
Consultancy- of adviespartijen kunnen wel degelijk een meerwaarde bieden, maar besteedt niet te veel uit aan externen. Waarom niet? Alle inhoudelijke kennis verdwijnt uit de organisatie, met alle gevolgen van dien. Je kan de controle op het project verliezen en er kunnen problemen ontstaan zodra de adviespartij het project afsluit. Lees hierover meer in het volledige artikel.
Fout 4: Doel en middelen door elkaar heen halen
Weet je eigenlijk wel waarom je een zaakgericht werken project start? Veel overheden storten zich op het project zonder goed te weten waarom. Hierdoor wordt te vaak een middel tot doel verheven.
Zijn deze fouten herkenbaar voor jou?
Lees in het volledige artikel alle 8 veelvoorkomende fouten bij een zaakgericht werken project. Voorkom deze fouten en maak van je zaakgericht werken project een succes! Download het artikel aan de hand van het formulier hieronder.
http://www.eburg.nl/artikelen/zaakgericht-werken-bij-de-overheid-8-...
18 Dec 2017
Yvonne Welings
Eid ontwikkeling
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/marktconsultatie-private-...
20 Dec 2017
Yvonne Welings
Als zaakgericht werken mislukt...
https://www.linkedin.com/pulse/als-zaakgericht-werken-mislukt-reino...
29 Dec 2017
Yvonne Welings
Zaakgericht werken valt of staat met documentcreatie
Een hoofdrol voor de informatievoorziening
Binnen veel overheidsinstanties was zaakgericht werken hét hot topic van het afgelopen jaar. Zaakgericht werken is een procesgeoriënteerde manier van werken die de nadruk legt op de ‘zaak’. Informatievoorziening is hierin key. Hoe die informatievoorziening is georganiseerd in een organisatie, hangt vaak af van het gekozen documentmanagementsysteem (DMS) en documentcreatie. Of zaakgericht werken in jouw overheidsinstelling een succes wordt, valt of staat dus met de informatievoorziening. Deze whitepaper legt uit hoe documentcreatie software de organisatie kan ondersteunen op weg naar een zaakgerichte werkwijze.
Wat is zaakgericht werken?
Deze manier van werken is geschikt voor elke instantie die stappen wil zetten om efficiënter te werken. Door centraal in de cloud te werken ontstaan nieuwe mogelijkheden voor het inrichten van werkprocessen binnen en buiten de organisatie, waardoor de dienstverlening verbetert.
Waarom zaakgericht werken niet zonder documentcreatie kan
Om de hele organisatie mee te krijgen met deze nieuwe werkmethode en medewerkers te laten participeren, is een goede informatievoorziening onontbeerlijk. Deze hele werkmethode is gebaseerd op de eenvoudige uitwisseling van informatie tussen proces en zaakdossier. Zorg je ervoor dat je documenten op orde zijn, dan legt dit een sterke fundering voor een effectief en efficiënt proces. In veel instanties zijn de documenten echter niet op orde en vaak onvindbaar of onvolledig. Met alle gevolgen van dien. Maar overheidsinstantie kan zich natuurlijk geen foutje permitteren.
De voordelen die documentcreatie software biedt
Investeren in de juiste hulpmiddelen om deze werkwijze te ondersteunen, kan veel opleveren. Om optimaal gebruik te maken van zaakgericht werken zijn documentcreatie-toepassingen ontwikkeld die automatisering en samenwerking tussen een documentverwerker en een DMS stroomlijnen. Deze documentcreatie-toepassingen vormen als het ware de brug tussen het proces en het zaakdossier binnen zaakgericht werken. Hierdoor profiteert de hele organisatie van een aantal voordelen, zoals:
Ben je benieuwd naar nog meer voordelen die het inzetten van documentcreatiesoftware oplevert bij zaakgericht werken? Ze worden in deze whitepaper uitgebreid besproken. Download de whitepaper en zorg dat zaakgericht werken in uw overheidsinstelling wél gaat leiden tot betere dienstverlening.
http://www.eburg.nl/artikelen/zaakgericht-werken-valt-of-staat-met-...
8 Jan 2018
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/events/zaaksystemen-in-beeld-live-2018?x...
21 Jan 2018
Yvonne Welings
Pilot 3: Waarmerken van digitale informatie
Vanuit de overheid wordt steeds meer digitale informatie verstrekt. Informatie die soms een eigen leven gaat leiden. We zien een toename van fraude waarbij met digitaal knip- en plakwerk aanpassingen gedaan worden. Deze pilot laat zien dat je vanuit een zaaksysteem informatie digitaal kunt waarmerken in de blockchain.
https://depilotstarter.vng.nl/projecten/verminderen-administratieve...
21 Jan 2018
Yvonne Welings
Jaarcongres met expositie
KCC (Klant Contact Centrum) Congres, 9 oktober 2018 (9e editie)
Congrescentrum 't Spant te Bussum
Op 9 oktober staat alweer de 9e editie gepland van het KCC Congres: een uniek congres over klantcontact in de overheid. Er worden visies en ervaringen gedeeld, met als voornaamste doel aanknopingspunten te bieden voor een succesvolle inrichting van het KCC en daarmee een verbeterde, klantgerichte dienstverlening.
Meer informatie: www.kcc-congres.nl
23 Jan 2018
Yvonne Welings
Zaakgericht werken lukt niet altijd. Jammer? Misschien. Maar het biedt ook veel kansen hoe het wel en misschien zelfs beter zou werken!
Tijdens de ontbijtsessies van Doxis in november en december bleek maar al te vaak dat Zaakgericht Werken (nog?) niet het succes heeft gebracht wat velen ervan hadden verwacht. Ligt dat dan aan het Zaakgericht Werken zelf of ligt het aan de organisatie die het gebruikt? Wat gaat er mis en wat zou je er aan kunnen doen?
Gelukt? One size does not fit all!
Ieder werk heeft z’n eigen ondersteuning. Het gaat niet meer om het document, maar om de vakman. En het gaat meer over delen en samenwerken. Zaakgericht Werken is dus niet voor alle typen werk geschikt. Het lijkt er echter op dat het wel vaak op die manier wordt gebruikt. Of dat op zijn minst de verwachtingen veel te hoog zijn.
http://www.documentwereld.nl/Achtergrondartikelen/113/12066-als_zaa...(is)_mislukt%E2%80%A6
24 Jan 2018
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/zaaktype-toekennen-behandel...
Zaaktype toekennen: behandelaar of DIV medewerker?
26 Jan 2018
Yvonne Welings
Zaaksystemen in Beeld LIVE! 2018
Graag maken wij u attent op de vierde editie van het event Zaaksystemen in Beeld LIVE! dat op donderdag 15 maart 2018 plaatsvindt in congrescentrum 1931 te ‘s-Hertogenbosch. Het event draait om het zien, beleven en ervaren van verschillende zaaksystemen op de markt. Maar liefst 17 leveranciers van zaaksystemen, documentcreatietools en koppelspecialisten nemen dit jaar deel aan het event! Zij geven demonstraties en brengen u op de hoogte van de laatste ins en outs van hun oplossingen. Het event is kosteloos te bezoeken voor medewerkers in dienst van de (semi)overheid. We verwachten ruim 400 bezoekers. De inschrijvingen zijn weer geopend, dus wees er snel bij! Nu al enthousiast? Meld je aan via https://zaaksystemeninbeeld.nl/inschijfformulier-zaaksystemen-in-be.... Zaaksystemen centraal Tijdens het event staat het zaaksysteem centraal. In korte maar inhoudelijke sessies (ongeveer 45 minuten incl. vragen) demonstreren de leveranciers hun oplossing aan de hand van 4 thema’s:
De zaaksysteemleveranciers
De documentcreatie leveranciers
De integratiespecialisten
Zelf aan de knoppen? Dat kan! Wegens groot succes is de Knoppentafel ook komend event terug! Hier hebben bezoekers parallel aan de demonstraties de mogelijkheid om zelf de verschillende oplossingen te bedienen om te ervaren hoe ze in de praktijk werken. We hopen u allen te zien op 15 maart 2018 in 's-Hertogenbosch! Voor meer informatie over deze e-mail of het event kunt u contact opnemen met: Annemieke Wilzing 06 43 36 34 37
30 Jan 2018
Yvonne Welings
Praktijkbeproeving: Koppeling Digitaal Stelsel Omgevingswet met zaaksysteem Gemeente Amersfoort
https://depilotstarter.vng.nl/projecten/omgevingswet/praktijkbeproe
30 Jan 2018
Yvonne Welings
Zijn burgers beschermd tegen computerbesluiten overheid?
Tilburg – Na recente DDoS-aanvallen op ABN Amro, ING, Rabo, Belastingdienst en DigiD rijst de vraag: “is de burger nog voldoende beschermd bij het nemen van besluiten door de overheid?”
Vaak gaat het hierbij om geld, zoals het verlenen van kinderbijslag, de AOW, toeslagen, het opleggen van motorrijtuigenbelasting of de aanslag inkomstenbelasting. Maar hoe die besluiten precies genomen worden, is niet duidelijk.
Dat onderzocht promovenda Marlies van Eck. Zij promoveert op 9 februari aan Tilburg University.
Wat gebeurt er precies bij ‘geautomatiseerde besluiten’ van de overheid en wat betekent dit voor de burger die te maken krijgt met zo’n besluit? Is het voldoende dat burgers in bezwaar kunnen gaan tegen een besluit als er iets fout gaat en daarna naar de rechter kunnen stappen?
Enkele grote voor- en nadelen hiervan zijn: alle gegevens worden zorgvuldig verzameld. Mensen zien van tevoren welke gegevens de overheid heeft. Voordeel hiervan is transparantie. Een ander voordeel is dat computers alle gelijke gevallen ook echt gelijk behandelen. Enkele nadelen zijn dat de instructies in computers (de beslisregels en de algoritmen) niet beschikbaar zijn voor de personen over wie besluiten gaan.
Ook zijn er geen onafhankelijke instanties die deze instructies controleren op juistheid. Nadeel hiervan is dat als niet precies duidelijk is waarom een computer een besluit neemt, niemand weet of het besluit eigenlijk wel juist is, aldus Van Eck.
Zij stelt voor dat iedereen met problemen met computerbesluiten een ‘loods’ krijgt: een ambtenaar die gaat helpen het probleem op te lossen. Zodat de burger als er zich problemen voordoen in systemen, niet alle last op zich krijgt en alle verantwoordelijkheid moet dragen.
http://omroeptilburg.nl/nieuws/algemeen/zijn-burgers-beschermd-tege...
1 Feb 2018
Yvonne Welings
Zaakgericht Werken
Zaakgericht werken helpt gemeenten om dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. Voor veel gemeentelijke processen is dit een natuurlijke manier van werken. VNG Realisatie heeft voor gemeenten die zaakgericht werken willen invoeren of een nieuwe impuls willen geven een toolkit beschikbaar met documentatie, een kennisbank met inspirerende voorbeelden en een online leermodule.
Doel van dit product
Zaakgericht werken is geen doel op zich, maar wordt ingezet om:
De scope van zaakgericht werken kan klein en gedetailleerd zijn, of groot en gemeentebreed.
https://www.da2020.nl/ondersteuningsmiddelen/zaakgericht-werken
10 Feb 2018
Yvonne Welings
Zaakgericht werken en omgevingswet
http://www.kenniscentrumomgevingswet.nl/kennisbank/inzicht-in-de-im...
1 Mrt 2018
Yvonne Welings
Programma Zaaksystemen in Beeld op donderdag 15 maart 2018 is bekend:
https://zaaksystemeninbeeld.nl/wp-content/uploads/2018/03/Dagprogra...
5 Mrt 2018
Yvonne Welings
Programma Zaaksystemen in Beeld op donderdag 15 maart 2018 is bekend:
https://zaaksystemeninbeeld.nl/wp-content/uploads/2018/03/Dagprogra...
5 Mrt 2018
Yvonne Welings
Gemeente Ede kiest voor BCT en zet grote stappen richting volledig digitaal werken
Sittard, 20 maart 2018 – De gemeente Ede kiest voor het zaaksysteem Liber van BCT, specialist in Enterprise Information Management, en gaat daarmee richting volledig digitaal werken. Om continu te evolueren en toekomstbestendig te blijven, staan voor de gemeente Ede meer efficiëntie, betere werkbaarheid en digitaal transformeren op het wensenlijstje. Daarom koos de gemeente voor een Proof of Concept (PoC)-traject met zaaksysteem Liber. Een succesvol traject dat heeft geleid tot een vaste opdracht bij de 100.000+ gemeente.
Zaakgericht werken
De gemeente kampte met een aantal tekortkomingen, namelijk het ontbreken van een integraal klantbeeld, een centrale opslag van proces- en documentinformatie en een leverancier die inspeelt op de behoeften van de gemeente Ede. Om hier invulling aan te geven zocht de gemeente een nieuw zaaksysteem om de transitie te realiseren naar digitaal, zaakgericht werken. De belangrijkste voorwaarden aan het nieuwe systeem waren usability, technische stabiliteit, performance, interoperabiliteit en de verschillende functionaliteiten. BCT bood met Liber de beste aansluiting. Begin 2018 is de organisatiebrede uitrol gestart.
Ruud Storcken, business manager bij BCT: “Wanneer de implementatie is afgerond, beschikt Ede over een gebruiksvriendelijk informatieplatform. Dit platform bevat procesinformatie op hoofdlijnen, documentinformatie en dossierinformatie voor iedere gebruiker. Uiteraard met inachtneming van compliancy, security, privacy en performance. Daarnaast integreert het platform naadloos met applicaties die niet in het systeem zitten. Het streven is om het systeem met meer dan tweehonderd dienstverlenende processen in het derde kwartaal van 2018 volledig live te hebben.”
“BCT denkt mee en heeft een visie op gebied van informatiemanagement”, aldus Bernard Fransen, clusterdirecteur dienstverlening & bedrijfsvoering bij gemeente Ede. “We zetten nu flinke stappen richting volledig digitaal werken. Daarnaast wordt er een fundament gecreëerd om informatiemanagement in de brede zin toe te passen. BCT is meer dan een leverancier en zelfs meer dan een partner. Ze helpen ons om de gezamenlijke doelen te bereiken.”
Tijdens de PoC hebben de gemeente Ede en BCT nauw samengewerkt met MvR & Partners. MvR heeft een prominente rol gespeeld in het vaststellen en beoordelen van de acceptatiecriteria. Meike Mulder, partner bij MvR: “Met meerdere partijen een PoC realiseren vraagt om goed organisatiemanagement, een helder doel, een duidelijke rol- en taakomschrijving en toewijding van iedereen om dit doel te behalen. Ik ben er trots op dat we met Ede en BCT de PoC binnen de afgesproken termijn hebben gerealiseerd en aan alle eisen hebben voldaan.”
http://www.persberichten.com/persbericht/92188/Gemeente-Ede-kiest-v...
20 Mrt 2018
Yvonne Welings
Verslag van zaaksystemen live
https://zaaksystemeninbeeld.nl/nieuwsberichten/zaaksystemen-een-bee...
21 Mrt 2018
Yvonne Welings
Nieuws over Liber
Whitepaper 'Liber luidt nieuw tijdperk in'!
De lokale overheid is uitgegroeid tot een informatiefabriek. Door de verdergaande digitalisering van informatiestromen komt er steeds meer informatie binnen, worden er meer gegevens gedeeld en gaat er meer data naar buiten. Er is een nieuwe manier van informatiemanagement noodzakelijk...
Dit om de enorme toename van de hoeveelheid informatie te kunnen verwerken en anderzijds om informatie op een slimme wijze toegankelijk te maken voor het digitale ecosysteem van de gemeente.
https://download.bctsoftware.com/whitepaper-liber?utm_campaign=Blog...
30 Mrt 2018
Yvonne Welings
Presentatie gemeente Haarlem tijdens Back to the Future over zgw en ICT:
https://www.vngrealisatiecongres.nl/content_assets/2018_Realisatie/...
30 Mrt 2018
Yvonne Welings
Datumstempel en registratie in zaaksysteem is nog geen verzendbewijs
In het bestuursrecht hangt veel af van de (tijdige) bekendmaking van besluiten. Vertraging in de bekendmaking kan daarom grote gevolgen hebben, bijvoorbeeld als daardoor te laat is beslist. Veel besluiten worden bekendgemaakt door toezending per post en het is voor bestuursorganen niet gebruikelijk al die brieven per aangetekende post te verzenden. In dat geval is het aan het bestuursorgaan om aannemelijk te maken dat het besluit daadwerkelijk is verzonden. Uit een uitspraak van de Afdeling van 21 maart 2018 (ECLI:NL:RVS:2018:958) blijkt dat het voor een bestuursorgaan nog niet zo makkelijk is om te bewijzen dat een besluit op een specifieke datum ook daadwerkelijk is verzonden.
Veroordeling in de proceskosten vanwege te late verzending
In de uitspraak van 21 maart 2018 gaat het om de volgende kwestie.
Een appellant stelde de gemeente in gebreke omdat niet tijdig was beslist op zijn bezwaarschrift.
Op 18 maart, binnen de termijn in de ingebrekestelling, besliste het bestuursorgaan alsnog op het bezwaar van appellant. Dat besluit bereikte de appellant echter pas op 11 april 2016. De appellant had toen inmiddels beroep ingesteld wegens het niet tijdig beslissen op zijn bezwaar. Dat beroep werd door de rechtbank vervolgens niet-ontvankelijk verklaard, omdat er inmiddels een beslissing op bezwaar was. De rechtbank veroordeelde de gemeente echter wel tot het vergoeden van de door appellant gemaakte proceskosten en betaalde griffierechten. De gemeente was het niet eens met die kostenveroordeling en ging in (incidenteel) hoger beroep. De Afdeling ziet zich daarom geconfronteerd met de vraag of het voor rekening van de gemeente moet komen dat appellant reeds beroep had ingesteld. Voor het antwoord op die vraag is van belang of de gemeente daadwerkelijk op 18 maart haar besluit heeft verzonden.
https://poelmannvandenbroek.nl/datumstempel-en-registratie-zaaksyst...
1 Apr 2018
Yvonne Welings
Voor wie de kennisbank zgw VNG realisatie nog niet kent:
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/kennisbank-zaakgericht-werk...
6 Apr 2018