Weet iemand of de behandelaar van een zaak in Stuf zaken verplicht is. Mag ook zaakeigenaar of verantwoordelijke zijn?
Bij de koppeling PV / Centric wordt de behandelaar niet meegenomen / gezien, omdat, zegt men, het geen verplichte entiteit is en dus niet in het xml van Stuf is meegenomen. Zal toch vreemd zijn omdat iedere zaak een behandelaar / verantwoordelijke kent.
Hans, volgens mij is de behandelaar in StUF-Zaken 3.10 niet verplicht.
Ook in het specifiekere zaak- en documentservices is hij niet verplicht. Het is in deze standaard wel verplicht om bij iedere status-wijziging vast te leggen welke medewerker of welke afdeling de status-wijziging heeft gezet. Maar dat hoeft niet perse de behandelaar te zijn en is bovendien een gegeven op de status en niet op de zaak (Beetje raar eigenlijk dat dat veld wel verplicht is).
StUF-Zaken is overigens weer gebaseerd op het RGBZ. Ook daarin is de behandelaar niet verplicht. Een zaak heeft in dat model wel minstens één rol aan zich hangen, maar er staat niet bij welke rollen minimaal vereist zijn. Het RGBZ zegt alleen dat alle relevante rollen ingevuld moeten zijn.
Overigens zit daar ook wel een verklaring achter. Een nieuw geregistreerde zaak (ingekomen aanvraag) heeft niet altijd direct al een behandelaar. Die moet nog toegewezen worden.
Nog even een nabrander. Alle theorieën, standaarden en andere papieren monsters terzijde, je hebt volledig gelijk als je zegt dat het nogal wiedes is dat áls er een behandelaar bekend is, dat deze in de koppeling wordt meegegeven. Dat is ontzettend waardevolle informatie om te delen tussen applicaties.
Als bij de opdracht aan de leveranciers slechts is geëist dat de koppeling minimaal aan de GEMMA-standaarden moet voldoen, dan heb je helaas niet echt een poot om op te staan. Ze leveren wat je hebt gevraagd. De vervolgstap is om met de leveranciers te overleggen of de koppelvlakken doorontwikkeld kunnen worden, zodat ook dit optioneel veld uitgewisseld kan worden. Je zult toch niet de enige klant zijn die hierom vraagt? ;-)
Dank je wel Marco.
Bij ons betekent dat voorlopig dat de behandelaar dus apart door DIV moeten worden gekopieerd uit GWS naar PV, zodat een de behandelaar een melding kan krijgen als een nieuwe bericht over de zaak binnenkomt. Tikkeltje onhandig en niet echt betrouwbaar.
Op 12 november j.l. werd in het Spant! te Bussum de 6e editie van het KCC Congres georganiseerd. Met ruim 300 bezoekers is dit nog steeds hèt platform voor de KCC professional! Noteer alvast de nieuwe datum in de agenda: donderdag 13 oktober 2016.
Het KCC Congres is, met jaarlijks ruim 300 bezoekers, al 6 jaar hét platform voor klantcontactprofessionals in de overheid en woningcorporaties. Het congres zit boordevol met kennis, inspiratie en contacten.
Meer informatie
Het programma voor 2016 is nog niet bekend. Kijk voor meer informatie en presentaties en programma van het congres in 2015 op kcc-congres.nl
Dit congres over Zaakgericht werken voor de Overheid in Nederland viert dit jaar haar vijfjarig bestaan. Tijdens deze editie wordt daarom teruggeblikt op de afgelopen jaren, waarin zaakgericht werken ervoor zorgde dat de dienstverlening van de overheid efficiënter, effectiever en dichter bij de burger kwam.
Er wordt ook vooruitgekeken: aan de hand van praktijkcases en expertsessies krijgt u te zien in welke richting zaakgericht werken in Nederland zich ontwikkelt en welke vervolgstappen uw organisatie moet maken. U leert van collega’s uit de praktijk hoe zij hiermee om zijn gegaan en krijgt praktische handvatten om in te zetten in uw eigen organisatie.
Larissa Zegveld deelt tijdens de openingskeynote van het congres haar visie op Zaakgericht werken in Nederland.
Onderwerpen die centraal staan:
Zaaksysteem as a Service (Zaas)
Datalekken
Verantwoordelijkheden en goed opdrachtgeverschap
Bewerkersovereenkomst van KING
Datamigratie bij leverancierswissel
De beperkingen van verouderde DMS
Het migreren van bedrijfskritische processen (facturatie en bestuurlijke besluitvorming) vanuit het oude DMS naar een nieuw zaaksysteem
Welke stappen kunnen gemeenten nu al zetten als het gaat om E-depot / E-archivering?
Informatie architectuur: Koppelen of verbinden
Koppelen van Mijn Overheid aan het zaaksysteem (Logius) en de rol van Mijn Gemeente
Enterprise Search
Managen van Projecten binnen het zaaksysteem
OmgevingswetWat zijn de consequenties voor Zaaksystemen en Zaakgericht werken
Verandermanagement
Uitdagingen bij het invoeren van zaakgericht werken
Link Gemeente Stadskanaal zet volgende stap in digitaal werken met Decos JOIN
Noordwijk, 1 juli 2016 – De Gemeente Stadskanaal kiest voor Decos om een grote digitale vernieuwingsslag te slaan. De gemeente wil organisatiebreed zaakgericht werken met JOIN Zaak & Document op basis van JOIN Zaaktypen. Bij de transitie naar het nieuwe systeem worden ambtenaren door Decos extra geholpen met een focus op enthousiasme en klantgerichtheid.
Exxellence In de zomer van 2015 startte de gemeente Tilburg met een grootschalige implementatie van zaakgericht werken. Dit om de kwaliteit van haar dienstverlening te verbeteren en de organisatie betaalbaar te houden. Centraal in de implementatie stond het ondersteunen en begeleiden van medewerkers, zodat zij gemotiveerd aan de slag gaan met het zaaksysteem. Binnen het programma zaakgericht werken is sprake van een kanaalbrede implementatie van 150 processen. Dit gebeurt in het Exxellence Zaaksysteem. De ondersteuning vanuit het programma bestaat onder andere uit demo’s, een zaakgericht werken-game, een inrichtingsdag en een knoppencursus. Deze aanpak vraagt om een gedegen planning en voorbereiding. Hierin staat de veranderopgave centraal. Na elke grote stap vinden er evaluatiemomenten plaats om continu te leren en te verbeteren. Door binnen de projectteams heldere doelstellingen neer te zetten, is het de gemeente gelukt in een korte periode alle 150 processen te implementeren.link
Recentelijk heeft de Zeeuwse gemeente Hulst gekozen om de oplossing Zaakgericht Archiveren te implementeren. Daarmee realiseren zij een optimalisatieslag op het gebied van postintake.
Momenteel is er binnen deze gemeente een implementatie van het zaaksysteem van Exxellence. Corsa wordt hierbij ingezet als onderliggend Document Management Systeem (DMS). Met behulp van de bestaande postintake oplossing wordt richting gegeven aan zaak- en niet zaakdocumenten. De oplossing Zaakgericht Archiveren zorgt er vervolgens voor dat er een optimalisatieslag plaatsvindt in archivering van zowel de ontstane zaakstroom (documenten afkomstig uit Exxellence) en de DMS stroom (documenten afkomstig uit de postintake). Deze optimalisatie heeft zijn weerslag op uniforme en duurzame archivering.
Gemeente Hulst zit nu in de fase waarbij het een start maakt met het zaakgericht archiveren als voorbereiding op het zaakgericht werken. Het is de bedoeling om het zaakgericht archiveren op termijn, per zaaktype te gaan vullen vanuit het zaaksysteem waarbij er dus een volledige integratie plaatsvindt tussen beide oplossingen. Het wordt op dit moment dus los van elkaar voorbereid en ingericht maar het zal dus uiteindelijk resulteren in een naadloze integratie.
Op donderdag 16 februari 2017 is het weer zo ver, de derde editie van Zaaksystemen in Beeld LIVE! We hebben inmiddels al 9 leveranciers die aanwezig zijn op deze dag in 1931 te ’s-Hertogenbosch. Kijk voor meer informatie op LIVE! 2017.
Dit jaar keert de ‘Knoppentafel’ na groot succes van afgelopen jaar terug. Daarnaast zullen de leveranciers weer aan de hand van thema’s hun oplossing demonstreren. Om dit jaar nog meer uit het event te halen, bieden wij een formulier aan om de inzichten van de dag vast te leggen en adviseren wij u graag welke sessies in jullie geval het meest interessant zijn! Schrijf je dus snel in om er in 2017 (weer) bij te zijn.
Save the date! 22 september - congrescentrum Oud Londen te Zeist
De informatiesamenleving ontwikkelt zich snel. Digitale voorzieningen nemen toe. Beleid maken, de organisatie besturen op basis van ‘realtime’ data, 100% elektronische dienstverlening in 2017 en ‘mobile first’. Ligt jouw organisatie nog op koers?
Heeft Zaakgericht Werken de afgelopen jaren de beloften waargemaakt? Is digitale dienstverlening in jouw organisatie succesvol geïmplementeerd? Kunnen jouw ‘klanten’ de status van alle zaken volgen? Doen alle afdelingen mee? Doet het Sociaal Domein mee?
Op 22 september organiseert zaakgerichtwerken.nl in congrescentrum 'Oud Londen' te Zeist een congres over de laatste ontwikkelingen in het vakgebied van zaakgericht werken, digitalisering en e-government.
Tijdens het congres Zaakgericht werken & Digitalisering komen onder andere de volgende thema's aan bod:
Succesfactoren voor Zaak- en Objectgericht werken
Smart city's
Big Data
Data gedreven sturing
Naar een betere visie voor de e-Overheid
E-Government
Informatievoorziening in het sociaal domein
Security
Informatiemanagement binnen het rijk, van inhuur naar detachering
E-Depots
Archiefwetgeving
De elektronische handtekening
Zaakgerichte dienstverlening en de omgevingswet
Zaakgericht & digitaal bestuurlijk vergaderen
In twee jaar één van de grootste omgevingsdiensten digitaliseren binnen budget, tijd en geld!
De volgende invloedrijke personen spelen allemaal een belangrijke rol in de ontwikkeling van de digitaliering en informatievoorziening van de overheid:
Zaakgericht werken met conflictdetectie en signalisatieplan
Het Belgische IT-bedrijf Merkator heeft het platform Eagle op de markt gebracht. Met dit platform kunnen overheden hun vergunningsproces voor de openbare ruimtes digitaliseren. Het platform richt zich op een optimale workflow die het vergunningsproces van begin tot eind ondersteunt. Een woordvoerder: “Burgers kunnen online een aanvraag indienen voor bijvoorbeeld een verhuislift of een container. De gemeente kan die dan verwerken.”
Het platform kent allerlei interessante functionaliteit, onder meer ‘conflictdetectie’. Als een ander een vergunning heeft op de locatie waar jij er een aanvraagt, gaat een rood lampje branden. Ook helpt het bij het opstellen van ‘een signalisatieplan’ voor complexe of gevaarlijke situaties. En ja hoor, met Eagle kun je ook een verzoek om intern advies uitzetten en betaling voor een vergunning regelen. Een heus zaaksysteem dus.
Nadat een eerdere aanbesteding voor een zaaksysteem begin dit jaar is stopgezet, blijkt Dictu (Dienst ICT Uitvoering) alsnog Atos te hebben geselecteerd voor het leveren van zo’n oplossing. Atos werkt daarbij samen met Pegasystems. In de afgeblazen aanbesteding had de ict-uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Economische Zaken ook al voor Atos gekozen. Deze tender is door het BIT afgekeurd, maar Dictu had al de stekker er uit getrokken voordat het BIT zijn advies had verstuurd.
Zaakgericht Werken draagt minimaal bij aan verbetering dienstverlening
Poll tijdens congres ZGW brengt grootste frustratie boven: De grootste uitdaging in Zaakgericht Werken zit in de organisatorische implementatie en eerlijk gezegd is de merkbare verbetering in de dienstverlening maar minimaal. Dat waren de twee opvallendste uitkomsten uit een live poll tijdens het Heliview-congres Zaakgericht Werken onlangs in Congrescentrum 1931 in Den Bosch. Medeorganisator Sven Blom van KBenP Zaakgericht Werken, kijkt daar niet zo van op. ‘In heel veel van dit soort nieuwe trajecten merk je dat de grootste weerbarstigheid binnen de eigen organisatie zit. En de implementatie van Zaakgericht Werken heeft een behoorlijke impact, dus dan zal niet iedereen in de rij staan. En het tweede wordt (mede) veroorzaakt door het eerste.’ Van de redactie, John de Waard Met meer dan 200 vertegenwoordigers van overheden en -instellingen in de zaal mag de poll toch wel representatief worden genoemd. Echter, landelijk gezien en volgens het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) zou (het nog ontbreken van) zaakgericht werken met de ketenpartners als grootste frustratie gelden. Meer dan de moeite die het kost om te integreren met bestaande systemen of de organisatie meekrijgen, de andere twee koplopers als het gaat om tegenvallers. Blom: ‘Dat is inderdaad wel opvallend. Maar de eerlijkheid gebiedt te zeggen dat het implementeren van ZGW in de keten vooral beperkt wordt door allerlei juridische haken en ogen: wie is eigenaar van welke informatie? Hoe zit het met borging van de privacy? Hoe ga je toegankelijkheid van informatie regelen? Dat is dus nog niet zo eenvoudig en eenduidig in te voeren.’ Blom is het wel eens met directeur Larissa Zegveld van KING dat het tempo waarin een en ander plaatsvindt best wat omhoog mag: ‘Het moet een samenspel zijn waarin de juiste randvoorwaarden worden gecreëerd om snel(ler) aan te sluiten. Daar speelt KING een belangrijke rol in. Duidelijk is echter dat vooral bij de lokale overheden het tempo wel wat omhoog mag.’ Niet alles past nu eenmaal in één systeem
Op donderdag 17 november bent u van harte uitgenodigd om deel te nemen aan het Dimpact-congres "Coöperatieve kracht: samenwerking loont!"
Tijdens deze dag staat de dienstverlening van gemeenten centraal. De maatschappij ontwikkelt zich in razend tempo, het is teveel voor gemeenten om zelfstandig de vertaling te maken naar moderne dienstverlening. Door te collectiviseren, kennis te delen en capaciteit te bundelen kunnen gemeenten aan de slag.
Samen kijken we naar de landelijke opgaven voor gemeenten met sprekers die jarenlange ervaring hebben in het samenwerken op het gebied van dienstverlening. Daarnaast worden succesverhalen van 10 jaar Dimpact, onze leerpunten en nieuwe ontwikkelingen gedeeld. Kom in contact met interessante gesprekspartners op het Netwerkplein.
Alle Nederlandse gemeenten en overheidssamenwerkingsverbanden kunnen zich kosteloos aanmelden.
Het congres is interessant voor gemeentelijke bestuurders, directeuren, managers, hoofden KCC en burgerzaken, informatiemanagers, projectleiders en beheerders.
HARDERWIJK/VLEUTEN – 25 oktober 2016 - De gemeenten Harderwijk, Ermelo en Zeewolde én hun Gemeenschappelijke Regeling (GR) Meerinzicht, hebben grote stappen gezet richting Zaakgericht Werken (ZGW). Daarbij onderkenden ze dat ZGW meer is dan een nieuw systeem invoeren: het gaat om een serieuze organisatieverandering. MvR Academy, onderdeel van het portfolio van MvR & Partners, stond de partijen bij in deze transitie naar ZGW. “Snel, efficiënt, adequaat en stimulerend”, aldus Heleen Koornberg, lid van het projectteam ZGW en belast met juist die opleiding, bewustmaking en begeleiding van de 800 medewerkers.
Seminar Gestructureerd samenwerken in zaken en processen met SharePoint
Hoe kan SharePoint jouw organisatie helpen bij documentmanagement en recordmanagement? En is SharePoint een volwaardig platform dat zaakgericht werken kan ondersteunen? Uit onderzoek blijkt namelijk dat traditionele systemen tekortschieten op het gebied van gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit. Schrijf je daarom nu in voor het seminar 'Gestructureerd samenwerken in zaken en processen met SharePoint' op vrijdag 2 december 2016 en ontdek de mogelijkheden voor jouw organisatie.
Zaakgericht werken kan een waardevolle bijdrage leveren aan het realiseren van organisatiedoelen, zoals het verbeteren van de dienstverlening, of het duurzaam borgen van informatie. Maar uit verschillende hoeken komen nog altijd berichten dat de doelstellingen van zaakgericht werken niet worden behaald, of dat projecten zelfs als totale mislukking worden gezien. Wat kan je doen om dit te voorkomen? In dit artikel 8 fouten die je eenvoudig kan vermijden.
Ik herinner me nog dat ik in 2013 een seminar bezocht over zaakgericht werken. Een van de onderwerpen was: “Zaak- en objectgericht (samen)werken”. Ik was op dat moment net begonnen in mijn nieuwe functie als strategisch productmanager zaakgericht werken. Alles was nieuw voor mij. Eén plaatje is me altijd goed bijgebleven: een gebouw, volledig verpakt in zwart landbouwplastic. Dit gebouw symboliseerde het DMS binnen het zaakgericht werken. Wat is nu, ruim drie jaar verder, de rol van het DMS binnen uw applicatielandschap en in het zaak- en objectgericht (samen)werken?
De meeste gemeenten zijn bezig het zaakgericht werken te implementeren of hebben al de eerste ervaringen opgedaan met de nieuwe manier van werken. Zaakgericht werken is een omslag van het denken in documenten en bijhorende documentstromen naar het denken in zaken en zaaktypen. De rol van de traditionele DIV-er verandert.
Zaakgericht werken: archiveren vanaf het begin
Het dossier wordt niet meer aan het einde gearchiveerd, de archivering start direct bij aanvang van de zaak. De verantwoordelijkheid verschuift van de DIV-afdeling naar de behandelaar. Ook de rol van het traditionele DMS moet mee in deze omslag. Functionaliteit die een DMS van oudsher biedt, verschuift richting het zaaksysteem. Denk aan de postintake en het proces rondom archiveren, vernietigen en overdragen.
Binnenkomende post, zoals papieren documenten en mail, worden nu nog direct geregistreerd en opgeslagen in het DMS. Dit gebeurt wel zaakgericht. In het DMS wordt een zaakdossier aangemaakt en in het zakenmagazijn een zaak. De omslag naar het zaakgericht werken betekent dat inkomende fysieke poststukken en inkomende mail direct geregistreerd worden als zaak en opgeslagen in het zakenmagazijn. De applicatie die de zaak afhandelt, kan er dan meteen mee aan de slag. En de zaakinformatie is direct beschikbaar voor burgers via hun PIP of MijnOverheid. Documenten die bij de zaak horen worden via de standaard Zaak- en Documentservices opgeslagen in het DMS.
Documenten in een DMS worden onder andere ten behoeve van de archivering aangevuld met metadata. Veel DMS-oplossingen hebben functionaliteit voor het handmatig of automatisch toevoegen van metadata. Het verrijken van zaken en zaakdocumenten met metadata is een taak van de behandelaar van de zaak en de applicatie waarmee die de zaak behandelt. Eventueel wordt hierbij gebruikgemaakt van een centrale zaaktypecatalogus (ZTC).
Vernietigingslijsten
Alle metadata over zaken en de bijhorende documenten komt samen in het zakenmagazijn. Het is niet nodig om al deze metadata nog eens bij te houden of te wijzigen in een DMS. Eigenlijk zou het zelfs niet mogelijk moeten zijn om metadata in een DMS aan te passen. Archiveren is een continue taak tijdens de behandeling van de zaak. Is dat proces afgerond, dan is alles naar behoren gearchiveerd.
Vernietigingslijsten kunnen prima vanuit het zakenmagazijn worden samengesteld en bij het overdragen naar een e-depot conform het TMLO kan de benodigde informatie worden verzameld vanuit het DMS en zakenmagazijn. Eigenlijk hebben we het niet over documenten, maar over een zaak met gegevens. En documenten zijn een voorbeeld van zaakgegevens.
Zaakgericht werken bij de gemeente Simpelveld http://api.ning.com/files/qW6*j6MTORNt4u8eFf5oiiOIEpWDb*SM0jNYmz90oM3rZ2Xv0ffWLmbaXYfegCqzq1Q2PgsENiM*ntZV9jFsNWMM43uaWniT/Whitepaperzaakgerichtwerkenendemidoffice1.0.doc
Yvonne Welings
Wie beschikt over lesmateriaal zgw en wil dat delen ?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/wie-beschikt-over-goed-lesm...
28 Mrt 2016
Yvonne Welings
http://www.binnenlandsbestuur.nl/digitaal/kennispartners/pinkroccad...
5 Apr 2016
Hans van Rijn
Bij de koppeling PV / Centric wordt de behandelaar niet meegenomen / gezien, omdat, zegt men, het geen verplichte entiteit is en dus niet in het xml van Stuf is meegenomen. Zal toch vreemd zijn omdat iedere zaak een behandelaar / verantwoordelijke kent.
6 Apr 2016
Marco Klerks
Hans, volgens mij is de behandelaar in StUF-Zaken 3.10 niet verplicht.
Ook in het specifiekere zaak- en documentservices is hij niet verplicht. Het is in deze standaard wel verplicht om bij iedere status-wijziging vast te leggen welke medewerker of welke afdeling de status-wijziging heeft gezet. Maar dat hoeft niet perse de behandelaar te zijn en is bovendien een gegeven op de status en niet op de zaak (Beetje raar eigenlijk dat dat veld wel verplicht is).
StUF-Zaken is overigens weer gebaseerd op het RGBZ. Ook daarin is de behandelaar niet verplicht. Een zaak heeft in dat model wel minstens één rol aan zich hangen, maar er staat niet bij welke rollen minimaal vereist zijn. Het RGBZ zegt alleen dat alle relevante rollen ingevuld moeten zijn.
Overigens zit daar ook wel een verklaring achter. Een nieuw geregistreerde zaak (ingekomen aanvraag) heeft niet altijd direct al een behandelaar. Die moet nog toegewezen worden.
6 Apr 2016
Marco Klerks
Nog even een nabrander. Alle theorieën, standaarden en andere papieren monsters terzijde, je hebt volledig gelijk als je zegt dat het nogal wiedes is dat áls er een behandelaar bekend is, dat deze in de koppeling wordt meegegeven. Dat is ontzettend waardevolle informatie om te delen tussen applicaties.
Als bij de opdracht aan de leveranciers slechts is geëist dat de koppeling minimaal aan de GEMMA-standaarden moet voldoen, dan heb je helaas niet echt een poot om op te staan. Ze leveren wat je hebt gevraagd. De vervolgstap is om met de leveranciers te overleggen of de koppelvlakken doorontwikkeld kunnen worden, zodat ook dit optioneel veld uitgewisseld kan worden. Je zult toch niet de enige klant zijn die hierom vraagt? ;-)
6 Apr 2016
Hans van Rijn
Bij ons betekent dat voorlopig dat de behandelaar dus apart door DIV moeten worden gekopieerd uit GWS naar PV, zodat een de behandelaar een melding kan krijgen als een nieuwe bericht over de zaak binnenkomt. Tikkeltje onhandig en niet echt betrouwbaar.
6 Apr 2016
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/plan-van-aanpak-zaaktype-nl-1
12 Mei 2016
Yvonne Welings
Alle inkomende ( en uitgaande) post in een zaaksysteem, wat vind jij ?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/alle-inkomende-post-in-een-...
19 Mei 2016
Yvonne Welings
Samen werken en samen archiveren, een lange weg ...
Lees http://www.digital.nl/downloads/newsmessage/1206/8d381bfd3506590/ee...
26 Mei 2016
Yvonne Welings
Op 12 november j.l. werd in het Spant! te Bussum de 6e editie van het KCC Congres georganiseerd. Met ruim 300 bezoekers is dit nog steeds hèt platform voor de KCC professional! Noteer alvast de nieuwe datum in de agenda: donderdag 13 oktober 2016.
Het KCC Congres is, met jaarlijks ruim 300 bezoekers, al 6 jaar hét platform voor klantcontactprofessionals in de overheid en woningcorporaties. Het congres zit boordevol met kennis, inspiratie en contacten.
Meer informatie
Het programma voor 2016 is nog niet bekend. Kijk voor meer informatie en presentaties en programma van het congres in 2015 op kcc-congres.nl
9 Jun 2016
Yvonne Welings
Dit congres over Zaakgericht werken voor de Overheid in Nederland viert dit jaar haar vijfjarig bestaan. Tijdens deze editie wordt daarom teruggeblikt op de afgelopen jaren, waarin zaakgericht werken ervoor zorgde dat de dienstverlening van de overheid efficiënter, effectiever en dichter bij de burger kwam.
Er wordt ook vooruitgekeken: aan de hand van praktijkcases en expertsessies krijgt u te zien in welke richting zaakgericht werken in Nederland zich ontwikkelt en welke vervolgstappen uw organisatie moet maken. U leert van collega’s uit de praktijk hoe zij hiermee om zijn gegaan en krijgt praktische handvatten om in te zetten in uw eigen organisatie.
Larissa Zegveld deelt tijdens de openingskeynote van het congres haar visie op Zaakgericht werken in Nederland.
Onderwerpen die centraal staan:
Meer informatie
Kijk op de site voor meer informatie, het Programma en aanmelden.
24 Jun 2016
Yvonne Welings
Link Gemeente Stadskanaal zet volgende stap in digitaal werken met Decos JOIN
Noordwijk, 1 juli 2016 – De Gemeente Stadskanaal kiest voor Decos om een grote digitale vernieuwingsslag te slaan. De gemeente wil organisatiebreed zaakgericht werken met JOIN Zaak & Document op basis van JOIN Zaaktypen. Bij de transitie naar het nieuwe systeem worden ambtenaren door Decos extra geholpen met een focus op enthousiasme en klantgerichtheid.
3 Jul 2016
Yvonne Welings
Exxellence
In de zomer van 2015 startte de gemeente Tilburg met een grootschalige implementatie van zaakgericht werken. Dit om de kwaliteit van haar dienstverlening te verbeteren en de organisatie betaalbaar te houden. Centraal in de implementatie stond het ondersteunen en begeleiden van medewerkers, zodat zij gemotiveerd aan de slag gaan met het zaaksysteem. Binnen het programma zaakgericht werken is sprake van een kanaalbrede implementatie van 150 processen. Dit gebeurt in het Exxellence Zaaksysteem. De ondersteuning vanuit het programma bestaat onder andere uit demo’s, een zaakgericht werken-game, een inrichtingsdag en een knoppencursus. Deze aanpak vraagt om een gedegen planning en voorbereiding. Hierin staat de veranderopgave centraal. Na elke grote stap vinden er evaluatiemomenten plaats om continu te leren en te verbeteren. Door binnen de projectteams heldere doelstellingen neer te zetten, is het de gemeente gelukt in een korte periode alle 150 processen te implementeren.link
3 Jul 2016
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/check-werkproces-gymonderwi...
Graag advies over werkproces gymonderwijs voor basisscholen
6 Jul 2016
Yvonne Welings
Over Mylex, zaaksysteem en e-depot zie
http://www.rhcl.nl/files/1214/6799/0283/Bijlage_C.pdf
11 Jul 2016
Yvonne Welings
Ronde tafel conferentie 7 september over migratie van en naar Alfresco.
Nu nog een ronde tafel conferentie over Alfresco en de NEN 2082 ?
http://www.opensatisfaction.nl/rondetafelsessie-i-s-m-xillio-migrat...
17 Jul 2016
Yvonne Welings
Verzendadministratie en zaaksysteem
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/verzendadministratie-hoe-zi...
27 Jul 2016
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/zaakgericht-werken-1
2 Aug 2016
Yvonne Welings
Recentelijk heeft de Zeeuwse gemeente Hulst gekozen om de oplossing Zaakgericht Archiveren te implementeren. Daarmee realiseren zij een optimalisatieslag op het gebied van postintake.
Momenteel is er binnen deze gemeente een implementatie van het zaaksysteem van Exxellence. Corsa wordt hierbij ingezet als onderliggend Document Management Systeem (DMS). Met behulp van de bestaande postintake oplossing wordt richting gegeven aan zaak- en niet zaakdocumenten. De oplossing Zaakgericht Archiveren zorgt er vervolgens voor dat er een optimalisatieslag plaatsvindt in archivering van zowel de ontstane zaakstroom (documenten afkomstig uit Exxellence) en de DMS stroom (documenten afkomstig uit de postintake). Deze optimalisatie heeft zijn weerslag op uniforme en duurzame archivering.
Gemeente Hulst zit nu in de fase waarbij het een start maakt met het zaakgericht archiveren als voorbereiding op het zaakgericht werken. Het is de bedoeling om het zaakgericht archiveren op termijn, per zaaktype te gaan vullen vanuit het zaaksysteem waarbij er dus een volledige integratie plaatsvindt tussen beide oplossingen. Het wordt op dit moment dus los van elkaar voorbereid en ingericht maar het zal dus uiteindelijk resulteren in een naadloze integratie.
https://www.bctsoftware.com/nl/actualiteiten/nieuws/gemeente-hulst-...
3 Aug 2016
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/communicatie-van-een-systee...
16 Aug 2016
Yvonne Welings
De inschrijvingen voor Zaaksystemen in Beeld LIVE! 2017 zijn geopend!
8 juli, 2016 by Sebastiaan Gerats Leave a Comment
Op donderdag 16 februari 2017 is het weer zo ver, de derde editie van Zaaksystemen in Beeld LIVE! We hebben inmiddels al 9 leveranciers die aanwezig zijn op deze dag in 1931 te ’s-Hertogenbosch. Kijk voor meer informatie op LIVE! 2017.
Dit jaar keert de ‘Knoppentafel’ na groot succes van afgelopen jaar terug. Daarnaast zullen de leveranciers weer aan de hand van thema’s hun oplossing demonstreren. Om dit jaar nog meer uit het event te halen, bieden wij een formulier aan om de inzichten van de dag vast te leggen en adviseren wij u graag welke sessies in jullie geval het meest interessant zijn! Schrijf je dus snel in om er in 2017 (weer) bij te zijn.
28 Aug 2016
Yvonne Welings
Save the date! 22 september - congrescentrum Oud Londen te Zeist
De informatiesamenleving ontwikkelt zich snel. Digitale voorzieningen nemen toe. Beleid maken, de organisatie besturen op basis van ‘realtime’ data, 100% elektronische dienstverlening in 2017 en ‘mobile first’. Ligt jouw organisatie nog op koers?
Heeft Zaakgericht Werken de afgelopen jaren de beloften waargemaakt? Is digitale dienstverlening in jouw organisatie succesvol geïmplementeerd? Kunnen jouw ‘klanten’ de status van alle zaken volgen? Doen alle afdelingen mee? Doet het Sociaal Domein mee?
Op 22 september organiseert zaakgerichtwerken.nl in congrescentrum 'Oud Londen' te Zeist een congres over de laatste ontwikkelingen in het vakgebied van zaakgericht werken, digitalisering en e-government.
Tijdens het congres Zaakgericht werken & Digitalisering komen onder andere de volgende thema's aan bod:
De volgende invloedrijke personen spelen allemaal een belangrijke rol in de ontwikkeling van de digitaliering en informatievoorziening van de overheid:
Inschrijven: https://www.zaakgerichtwerken.nl/mozard/!suite31.scherm0117?mBsb=68&mDdv=308117
29 Aug 2016
Yvonne Welings
Zaakgericht werken met conflictdetectie en signalisatieplan
Het Belgische IT-bedrijf Merkator heeft het platform Eagle op de markt gebracht. Met dit platform kunnen overheden hun vergunningsproces voor de openbare ruimtes digitaliseren. Het platform richt zich op een optimale workflow die het vergunningsproces van begin tot eind ondersteunt. Een woordvoerder: “Burgers kunnen online een aanvraag indienen voor bijvoorbeeld een verhuislift of een container. De gemeente kan die dan verwerken.”
Het platform kent allerlei interessante functionaliteit, onder meer ‘conflictdetectie’. Als een ander een vergunning heeft op de locatie waar jij er een aanvraagt, gaat een rood lampje branden. Ook helpt het bij het opstellen van ‘een signalisatieplan’ voor complexe of gevaarlijke situaties. En ja hoor, met Eagle kun je ook een verzoek om intern advies uitzetten en betaling voor een vergunning regelen. Een heus zaaksysteem dus.
http://www.digital.nl/nieuws/20160818-zaakgericht-werken-met-confli...
30 Aug 2016
Yvonne Welings
DICTU kiest voor ATOS
Nadat een eerdere aanbesteding voor een zaaksysteem begin dit jaar is stopgezet, blijkt Dictu (Dienst ICT Uitvoering) alsnog Atos te hebben geselecteerd voor het leveren van zo’n oplossing. Atos werkt daarbij samen met Pegasystems. In de afgeblazen aanbesteding had de ict-uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Economische Zaken ook al voor Atos gekozen. Deze tender is door het BIT afgekeurd, maar Dictu had al de stekker er uit getrokken voordat het BIT zijn advies had verstuurd.
https://www.computable.nl/artikel/nieuws/wie-gunt-wat/5836385/31525...
19 Sept 2016
Yvonne Welings
Poll tijdens congres ZGW brengt grootste frustratie boven:
De grootste uitdaging in Zaakgericht Werken zit in de organisatorische implementatie en eerlijk gezegd is de merkbare verbetering in de dienstverlening maar minimaal. Dat waren de twee opvallendste uitkomsten uit een live poll tijdens het Heliview-congres Zaakgericht Werken onlangs in Congrescentrum 1931 in Den Bosch. Medeorganisator Sven Blom van KBenP Zaakgericht Werken, kijkt daar niet zo van op. ‘In heel veel van dit soort nieuwe trajecten merk je dat de grootste weerbarstigheid binnen de eigen organisatie zit. En de implementatie van Zaakgericht Werken heeft een behoorlijke impact, dus dan zal niet iedereen in de rij staan. En het tweede wordt (mede) veroorzaakt door het eerste.’
Van de redactie, John de Waard Met meer dan 200 vertegenwoordigers van overheden en -instellingen in de zaal mag de poll toch wel representatief worden genoemd. Echter, landelijk gezien en volgens het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) zou (het nog ontbreken van) zaakgericht werken met de ketenpartners als grootste frustratie gelden. Meer dan de moeite die het kost om te integreren met bestaande systemen of de organisatie meekrijgen, de andere twee koplopers als het gaat om tegenvallers. Blom: ‘Dat is inderdaad wel opvallend. Maar de eerlijkheid gebiedt te zeggen dat het implementeren van ZGW in de keten vooral beperkt wordt door allerlei juridische haken en ogen: wie is eigenaar van welke informatie? Hoe zit het met borging van de privacy? Hoe ga je toegankelijkheid van informatie regelen? Dat is dus nog niet zo eenvoudig en eenduidig in te voeren.’ Blom is het wel eens met directeur Larissa Zegveld van KING dat het tempo waarin een en ander plaatsvindt best wat omhoog mag: ‘Het moet een samenspel zijn waarin de juiste randvoorwaarden worden gecreëerd om snel(ler) aan te sluiten. Daar speelt KING een belangrijke rol in. Duidelijk is echter dat vooral bij de lokale overheden het tempo wel wat omhoog mag.’
Niet alles past nu eenmaal in één systeem
http://www.documentwereld.nl/Achtergrondartikelen/113/11189-zaakger...
7 Okt 2016
Yvonne Welings
Blockchain en zaakgericht werken
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/blockchain
10 Okt 2016
Yvonne Welings
Kom naar het Dimpact-congres
Op donderdag 17 november bent u van harte uitgenodigd om deel te nemen aan het Dimpact-congres "Coöperatieve kracht: samenwerking loont!"
Tijdens deze dag staat de dienstverlening van gemeenten centraal. De maatschappij ontwikkelt zich in razend tempo, het is teveel voor gemeenten om zelfstandig de vertaling te maken naar moderne dienstverlening. Door te collectiviseren, kennis te delen en capaciteit te bundelen kunnen gemeenten aan de slag.
Samen kijken we naar de landelijke opgaven voor gemeenten met sprekers die jarenlange ervaring hebben in het samenwerken op het gebied van dienstverlening. Daarnaast worden succesverhalen van 10 jaar Dimpact, onze leerpunten en nieuwe ontwikkelingen gedeeld. Kom in contact met interessante gesprekspartners op het Netwerkplein.
Alle Nederlandse gemeenten en overheidssamenwerkingsverbanden kunnen zich kosteloos aanmelden.
Het congres is interessant voor gemeentelijke bestuurders, directeuren, managers, hoofden KCC en burgerzaken, informatiemanagers, projectleiders en beheerders.
http://dimpact.us9.list-manage.com/track/click?u=375a58dde6a79e3a27...
14 Okt 2016
Yvonne Welings
HARDERWIJK/VLEUTEN – 25 oktober 2016 - De gemeenten Harderwijk, Ermelo en Zeewolde én hun Gemeenschappelijke Regeling (GR) Meerinzicht, hebben grote stappen gezet richting Zaakgericht Werken (ZGW). Daarbij onderkenden ze dat ZGW meer is dan een nieuw systeem invoeren: het gaat om een serieuze organisatieverandering. MvR Academy, onderdeel van het portfolio van MvR & Partners, stond de partijen bij in deze transitie naar ZGW. “Snel, efficiënt, adequaat en stimulerend”, aldus Heleen Koornberg, lid van het projectteam ZGW en belast met juist die opleiding, bewustmaking en begeleiding van de 800 medewerkers.
http://www.persberichten.com/persbericht/87205/Zaakgericht-Werken-M...
26 Okt 2016
Yvonne Welings
Kamervragen mislukt EZ systeem
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/nieuwe-kamervragen-sp-ove...
26 Okt 2016
Yvonne Welings
wat is de grootse uitdaging voor het zaakgericht werken ?
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/wat-is-de-grootste-uitdag...
28 Okt 2016
Yvonne Welings
Ervaring gevraagd over zaakgericht werken en parkeervergunningen.
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/beeindiging-parkeervergunning
10 Nov 2016
Yvonne Welings
Seminar Gestructureerd samenwerken in zaken en processen met SharePoint
Hoe kan SharePoint jouw organisatie helpen bij documentmanagement en recordmanagement? En is SharePoint een volwaardig platform dat zaakgericht werken kan ondersteunen? Uit onderzoek blijkt namelijk dat traditionele systemen tekortschieten op het gebied van gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit. Schrijf je daarom nu in voor het seminar 'Gestructureerd samenwerken in zaken en processen met SharePoint' op vrijdag 2 december 2016 en ontdek de mogelijkheden voor jouw organisatie.
https://ettu.nl/seminar-gestructureerd-samenwerken-in-zaken-en-proc...
21 Nov 2016
Yvonne Welings
8 veelgemaakte fouten bij zgw
Zaakgericht werken kan een waardevolle bijdrage leveren aan het realiseren van organisatiedoelen, zoals het verbeteren van de dienstverlening, of het duurzaam borgen van informatie. Maar uit verschillende hoeken komen nog altijd berichten dat de doelstellingen van zaakgericht werken niet worden behaald, of dat projecten zelfs als totale mislukking worden gezien. Wat kan je doen om dit te voorkomen? In dit artikel 8 fouten die je eenvoudig kan vermijden.
De fouten
https://www.bctsoftware.com/nl/blog/8-veel-gemaakte-fouten-op-het-g...
26 Nov 2016
Yvonne Welings
Tips en tricks gevraagd,
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/zaken-afhandelen-door-behan...
15 Dec 2016
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/kwaliteits-contrle-zaakdoss...
16 Dec 2016
Yvonne Welings
http://www.binnenlandsbestuur.nl/digitaal/kennispartners/centric/sl...
20 Dec 2016
Yvonne Welings
http://www.zaakgericht-archiveren.nl/waardevolle-workshop-bij-gemee...
Workshop bij de gemeente Culemborg
22 Dec 2016
Yvonne Welings
De WHO en zaakgericht werken, hoe doe je dat ?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/wet-hergebruik-overheidsinf...
6 Jan 2017
Yvonne Welings
Zaakgericht werken is redelijk ingeburgerd
https://vng.nl/files/vng/nieuws_attachments/2016/20170111-160070-ra...
11 Jan 2017
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/zaakgericht-werken-en-duu...
13 Jan 2017
Yvonne Welings
De meeste gemeenten zijn bezig het zaakgericht werken te implementeren of hebben al de eerste ervaringen opgedaan met de nieuwe manier van werken. Zaakgericht werken is een omslag van het denken in documenten en bijhorende documentstromen naar het denken in zaken en zaaktypen. De rol van de traditionele DIV-er verandert.
Zaakgericht werken: archiveren vanaf het begin
Het dossier wordt niet meer aan het einde gearchiveerd, de archivering start direct bij aanvang van de zaak. De verantwoordelijkheid verschuift van de DIV-afdeling naar de behandelaar. Ook de rol van het traditionele DMS moet mee in deze omslag. Functionaliteit die een DMS van oudsher biedt, verschuift richting het zaaksysteem. Denk aan de postintake en het proces rondom archiveren, vernietigen en overdragen.
Binnenkomende post, zoals papieren documenten en mail, worden nu nog direct geregistreerd en opgeslagen in het DMS. Dit gebeurt wel zaakgericht. In het DMS wordt een zaakdossier aangemaakt en in het zakenmagazijn een zaak. De omslag naar het zaakgericht werken betekent dat inkomende fysieke poststukken en inkomende mail direct geregistreerd worden als zaak en opgeslagen in het zakenmagazijn. De applicatie die de zaak afhandelt, kan er dan meteen mee aan de slag. En de zaakinformatie is direct beschikbaar voor burgers via hun PIP of MijnOverheid. Documenten die bij de zaak horen worden via de standaard Zaak- en Documentservices opgeslagen in het DMS.
Documenten in een DMS worden onder andere ten behoeve van de archivering aangevuld met metadata. Veel DMS-oplossingen hebben functionaliteit voor het handmatig of automatisch toevoegen van metadata. Het verrijken van zaken en zaakdocumenten met metadata is een taak van de behandelaar van de zaak en de applicatie waarmee die de zaak behandelt. Eventueel wordt hierbij gebruikgemaakt van een centrale zaaktypecatalogus (ZTC).
Vernietigingslijsten
Alle metadata over zaken en de bijhorende documenten komt samen in het zakenmagazijn. Het is niet nodig om al deze metadata nog eens bij te houden of te wijzigen in een DMS. Eigenlijk zou het zelfs niet mogelijk moeten zijn om metadata in een DMS aan te passen. Archiveren is een continue taak tijdens de behandeling van de zaak. Is dat proces afgerond, dan is alles naar behoren gearchiveerd.
Vernietigingslijsten kunnen prima vanuit het zakenmagazijn worden samengesteld en bij het overdragen naar een e-depot conform het TMLO kan de benodigde informatie worden verzameld vanuit het DMS en zakenmagazijn. Eigenlijk hebben we het niet over documenten, maar over een zaak met gegevens. En documenten zijn een voorbeeld van zaakgegevens.
http://www.centric.eu/NL/Default/Branches/Lokale-overheid/Blogs/201...
16 Jan 2017
Yvonne Welings
Over zaakgericht werken maar vooral het scanproces bij de gemeente Velsen
https://executive-people.nl/570458/gemeente-velsen-stapt-over-op-za...
25 Jan 2017
Yvonne Welings
Wat wordt met zaakgericht werken bedoeld ? Is een zaaksysteem wel nodig ?
https://www.linkedin.com/pulse/zaakgericht-werken-heeft-u-al-een-vi...
25 Jan 2017
Yvonne Welings
Hoe genereer je managementinformatie uit zaaksystemen is de vraag ?
En hoe ga je om met de informatie zoals e-mails die niet in zaaksystemen terecht komen?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/managementinformatie-uit-za...
14 Feb 2017
Yvonne Welings
Voorfase van het e-depot en zgw
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/voorfase-van-het-e-depot
19 Feb 2017
Yvonne Welings
Zgw bij Steenwijkerland
http://www.documentwereld.nl/nieuws/1/11511-mvr_&_partners_bege...
24 Feb 2017
Yvonne Welings
200 zaaktypen per gemeente
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/zaakgericht-werken-1?xg_s...
27 Mrt 2017
Yvonne Welings
Waarom zaakgericht werken, hype of noodzaak ?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/wat-is-voor-jullie-de-reden...
3 Apr 2017
Yvonne Welings
https://www.tenderned.nl/tenderned-web/aankondiging/detail/document...
13 Apr 2017
Yvonne Welings
http://api.ning.com/files/qW6*j6MTORNt4u8eFf5oiiOIEpWDb*SM0jNYmz90oM3rZ2Xv0ffWLmbaXYfegCqzq1Q2PgsENiM*ntZV9jFsNWMM43uaWniT/Whitepaperzaakgerichtwerkenendemidoffice1.0.doc
13 Apr 2017