Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van jack karelse op 21 December 2009 op 8.40

met toestemming overgenomen uit Sited 105 (http://www.vhic.nl/default.asp?A1PID=5163PSXX&A1SID=23972120091...):

" We doen veel oude wijn in nieuwe zakken. Zaaksgewijs werken: is er zoveel nieuws onder de zon?
Volgens mij niet, maar wellicht heb ik hierbij in de vele opwindende artikelen over dit onderwerp iets gemist.
Eens even kijken hoe het vroeger ging, natuurlijk was dat helemaal verkeerd, maar toch. Ik weet het, als je steeds over vroeger gaat zeuren zegt dat veel over jezelf, maar misschien bereiken sommige mensen die leeftijd wel met een bepaald doel, om herinneringen te bewaren en ze zo nu en dan eens te vertellen.

Een brief kwam binnen en in die brief deed iemand een verzoek. De brief werd geregistreerd, zodat die te volgen was in de administratie. De brief kreeg een nummer. De verzoeker –neem me niet kwalijk, de klant- kreeg een ontvangstbericht dat de brief goed was aangekomen en niet was ontvreemd door de postbode. Trouwens, in die tijd wist je wie de postbode was, en die deed dit soort dingen niet. Tegenwoordig lopen er zo veel bedrijven rond dat wanneer een pakketje niet is aangekomen, je niet weet tot wie je je moet wenden om het terug te krijgen, zoals een collega van mij al verschillende keren is overkomen met cd’s die hij bestelde op e-bay.

De brief was dus binnen en ging naar een ambtenaar ter afhandeling. Dat werd vastgelegd: we wisten waar de brief was en bleef, tenzij deze onderhands werd doorgegeven. Waren niet de juiste bijlagen toegevoegd, dan nam de ambtenaar contact op met de verzoeker om deze nog te leveren. Hij gaf dus een signaal.
Werd het verzoek afgehandeld, dan werden alle stukken die relevant waren, bij het stuk opgeborgen, tot uiteindelijk een beslissing werd voorgedragen aan het bestuurscollege. De beslissing werd genomen en de verzoeker kreeg al dan niet de gewenste vergunning of ontheffing (pardon: product, in die tijd nog met een k geschreven).

We noemden dat gewoon werkafhandeling. Medewerkers die vertrouwd waren met het werkmappensysteem (uitgevonden door ODRP in 1958 en in veel organisaties toegepast) hielden zelf de zaak –want dat was het inmiddels- bij in de werkmap. Zo kon je, wanneer de verzoeker belde om toelichting, die toelichting ook snel geven. Een archiefverzorger controleerde jaarlijks of de medewerker dit wel naar behoren deed.
In de werkmap werden meerdere zaken van één onderwerp bewaakt. Of: meerdere zaken over een object. Of meerdere zaken over één persoon. Of één zaak in al zijn facetten. Precies zoals Zaalberg het bedoeld had: als iemand informatie wenste, dan liep je naar de kast en met één handeling kon je alles wat bij elkaar hoorde leveren.

Zaaksgewijze ordening, zaaksgewijs werken. Het wordt allemaal gebracht als unieke zaken. Terwijl het zo oud is als de weg naar Rome. Nieuw is de belangstelling van het management ervoor en daarvan zouden we als vakgebied goed moeten kunnen profiteren. Maar ja, te laat. Volgens de zaakgerichte profeten verdwijnt dit vakgebied…… "

In aanvulling: iedereen is vol van het zaakgericht werken. En zoals in deze column aangegeven: maak gebruik van de aandacht van het management. Maar pas het zaakgericht werken verstandig toe: voor welke processen wel? Voor welke processen niet?
Stel de vraag: wat is zaakgericht werken en hoe zetten we het verstandig in?

@Mark: dat is ook wat je bedoelt?
Hoe werken we nu? Wat is er goed aan? Wat werkt er goed voor de organisatie en wat niet? Welke kant gaat de organisatie uit en op basis van welke keuzes? Is het domweg achter ontwikkelingen aanlopen? Of is het: verstandig gebruik maken van de verschillende mogelijkheden?
Dit laatste verdient de voorkeur en vraagt om een wakker werkveld. Ik heb de indruk dat dit werkveld er momenteel is, inclusief motivatie om aan de slag te gaan. En ik denk dat veel collega's in het veld waardevolle kennis en ervaring in kunnen brengen waar degenen die bezig zijn met het vormgeven van de digitale DIV het nodige van kunnen leren.

Permalink Antwoord van Hans van Rijn op 21 December 2009 op 8.58

Vroeger was alles beter, maar hoe komt het dan dat 'men' vindt dat DIV gaat (mag) verdwijnen?
Echt zaakgericht werken is conform gedefinieerde processen zal voor een aantal routinematige processen goed werken. De andere 'zaken' zullen documentgericht verwerkt worden, tot het moment dat zo'n zaak routine gemaakt is.
Mijn organisatie werkt nog voor 99% documentgericht, waarbij de aandacht eerder naar locatie (x,y coordinaat) gaat dan naar zaak / subject of object.
Groet,
Hans van Rijn

Permalink Antwoord van jack karelse op 21 December 2009 op 9.27

Hans,
aangehaald heb ik een column; dus met een korreltje zout te nemen. Anderzijds is er de laatste jaren veel geschreven over het (mogelijk) verdwijnen van DIV, dat veel vakgenoten niet mee (zouden) kunnen met ontwikkelingen e.d. Deze kijk op de wereld wordt niet gedeeld.
Jack

Permalink Antwoord van Mark van den Broek op 23 December 2009 op 1.35

Allen,

Dit was de discussie die ik hoopte los te maken en ik zie - zonder dat ik zou durven beweren de wijsheid in pacht te hebben - veel elementen benoemd worden die raken aan het probleem dat Zaakgericht Werken mijns inziens probeert op te lossen.

Ik gebruik graag de beschrijving van Jack als vehikel, omdat het heerlijk concreet is. En de mensen die mij een beetje kennen, weten dat ik erg van concreet hou.

Zoals Jack heel treffend beschrijft werd vroeger ook al min of meer zaakgericht gewerkt, zonder het zo te noemen. Wat begon met een brief van een burger, leidde uiteindelijk tot een dossier of werkmap met alle relevante stukken. Oude wijn dus, in nieuwe zakken, zou je zeggen. Toch is er in de afgelopen jaren ergens iets misgegaan, anders was die hele hype rond zaakgericht werken nooit ontstaan. Toch?

Laat ik beginnen met de schuldvraag, dan hebben we dat maar gehad. Het is allemaal de schuld van die verdraaide computers. En het werd nog veel erger toen die computers met elkaar gingen praten via lokale netwerken en internet. Vroeger was papier in alle processen de drager van alle gegevens. Als het niet op papier (be)stond, bestond het gegeven niet, kon het niet worden betrokken in een proces en was het dus ook niet relevant voor de uitkomst van het proces. DIV was heer en meester over 'het papier': alles wat binnenkwam passeerde DIV, alles wat uitging passeerde DIV en DIV zorgde zelfs vaak voor het 'intern transport' van documenten en dossiers tussen mensen/afdelingen. DIV wàs de informatievoorziening.

Tot die vermaledijde computers kwamen. In het begin leek het nog wel mee te vallen: de brieven van burgers kwamen nog steeds - zichtbaar voor DIV - binnen en 'trapten' processen aan. In die processen werden echter steeds vaker computers gebruikt die gegevens digitaal registreerden en niet van al die gegevens ook papieren afschriften maakten. Steeds vaker werden die digitale gegevens ook uitgewisseld. Eerst tussen collega's die aan dezelfde 'zaak' werken, maar in toenemende mate ook tussen afdelingen en zelfs met afdelingen/mensen buiten de organisatie. Vrijwel altijd onzichtbaar voor DIV!

Wat de zaak er niet makkelijker op maakt, is dat die gegevens in toenemende mate in databases terechtkwamen. Dit zijn gestructureerde gegevens die in de plaats komen van de ongestructureerde gegevens in - analoge of digitale - documenten waar vroeger een proces mee werd gedocumenteerd. En middels databasekoppelingen en datadistributie worden steeds meer van die gestructureerde (basis)gegevens digitaal uitgewisseld zonder dat iemand (ook DIV niet) het in de gaten heeft.

En daar bovenop kwam nog de communicatie tussen computers. De brieven die normaliter via de post binnenkwamen, komen steeds vaker binnen via E-mail, webformulieren en wat dies meer zij binnen. Kanalen die niet door DIV worden 'bewaakt'.

Ergo: waar vroeger de communicatie tussen belanghebbenden nagenoeg altijd via DIV liep, is dat door de digitalisering van contacten al geruime tijd niet meer het geval. Bovendien manifesteren gegevens zich al een poos niet meer uitsluitend ongestructureerd, maar ook gestructureerd en naast analoog ook digitaal. Die gegevens(stromen) onttrekken zich volledig aan het gezicht van DIV.

Wie RGB-Zaken echt bestudeerd heeft, ziet daarin een serieuze poging om gestructureerde en ongestructureerde gegevens en gegevensstromen die betrekking hebben op een 'zaak' bij elkaar te brengen. En daarbij ook rekening te houden met de hybride wereld van analoge en digitale gegevens.

Welke DIV-ers onderkennen deze veel complexere wereld van analoog en digitaal, van gestructureerd en ongestructureerd? Ik denk dat daar het onderscheid wordt gemaakt tussen 'oude' en 'nieuwe' DIV.

Ben wéér heel erg benieuwd naar jullie reacties!

Permalink Antwoord van jack karelse op 23 December 2009 op 8.39

beste Mark,
in mijn reactie heb ik een column aangehaald uit Sited, geschreven door Ad van Heijst, prima passend in dit geheel.

Voor het overige: DIV moet zich terdege realiseren waarom zij doen wat zij doen voor de organisatie. Wat heeft DIV de organisatie te bieden? Dat is / zou moeten zijn kennis over informatie- en archiefmanagement. O.a. vertaald in kennis over: wat zijn archiefbescheiden, hoe behoren deze te worden geregistreerd, geordend, opgeslagen e.d.?
Voorbeeld wat ik regelmatig gebruik: vroeger ontving 'het archief' bergen kettingpapier van de afdeling financien, die dan op vernietiging werden afgesteld. Kennelijk archiefmateriaal. Tegenwoordig ontvangt DIV/het archief deze uitdraaien niet meer: zit in het systeem, en uitdraaien is niet meer nodig. Dat betekent niet dat deze archiefstukken er niet meer zijn. Wordt dit voor kennisgeving aangenomen of gaat DIV navragen waar dit archiefmateriaal nu is?
Dit laatste had moeten gebeuren, en moet momenteel zeker gebeuren: waar bevindt zich welk archiefmateriaal en hoe gaat de organisatie daar mee om? Voldoet dit in het kader van 'informatie op orde'? Wat moet er gebeuren in het kader van het informatie- en archiefmanagement?
Maakt de organisatie gebruik van webformulieren voor de dienstverlening? Prima; zijn dit archiefbescheiden? Ja? Hoe worden deze vastgelegd, geordend, beschreven, bewaard, enz.?
Het archief van de organisatie bevat meer dan wat aan 'het archief' wordt aangeboden. DIV-ers gaan over dit geheel! Dat is veel, mooi en leuk werk!

Zaakgericht werken is wat mij betreft een bijkomend aspect; dit kan bijdragen.

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 28 December 2009 op 18.02

Dag Mark,

Ervaar enigszins dezelfde verbazing over hoe deze discussie in het algemeen binnen de archiefwereld wordt gevoerd. Niet t.a.v. de oorspronkelijk vraag, maar de nogal hyperige manier waarop het zaakgericht werken in algemene zin als archivistisch nieuwe benadering of revolutionaire ontwikkeling wordt gepresenteerd. Dat was dan ook de reden van mijn reacties binnen deze discussie (ja, die enige 2). In dat opzicht sluiten mij reacties aan bij jouw verbazing en de reacties van Jack. Kan mij daar dan ook helemaal in vinden.

Het enige nieuwe is dat (mede gedwongen door de digitalisering) het management niet veel anders meer kan dan inzien dat je aan de poort alle relevante (archivistische) metadata moet meegeven om je werk nog rechtsgeldig te kunnen doen. Het is dan aan de organisatie om hiervoor het meest gewenst bedrijfsproces te kiezen. Voor de een zal dat een zaaksgewijs zijn, voor de ander weer een ander procesmodel.

Daar waar dat voorheen werd gestuurd door afstemming en organisatiekennis tussen de DIV-er en proceseigenaar, zoals zo treffend en concreet beschreven in het citaat van Ad van Heijst, moet je die menselijke afstemming dan in een DMS gestandaardiseerd implementeren. Dat je daarbij ook de standaardisatie van procesgang, proceskenmerken en metadata in mee wilt/moet nemen lijkt mij logisch (zaaktypencatalogus). Dat vraagt weliswaar een complexe technische vertaalslag, maar dat is vooral een technische complexiteit t.a.v. de procesgang, niet zozeer voor de archivistische aspecten.

Binnen de discussies worden ook teveel deze twee domeinen door elkaar gehaald wat voor veel verwarring binnen de discussie zorgt. Maak in de analyse meer helder waar het expliciet de procesgang betreft en waar de archivistische beheeraspecten, dat kan namelijk. Dan baken je ook meteen af wie voor welk deel zijn kennisaandeel moet leveren om dit gezamenlijke probleem op te lossen. Wanneer je hiervan als DIV-er bewust bent kan je effectiever focussen op die zaken die er toe doen en juist daar het verschil maken.




Mark van den Broek zei:

Allen,

Dit was de discussie die ik hoopte los te maken en ik zie - zonder dat ik zou durven beweren de wijsheid in pacht te hebben - veel elementen benoemd worden die raken aan het probleem dat Zaakgericht Werken mijns inziens probeert op te lossen.

Ik gebruik graag de beschrijving van Jack als vehikel, omdat het heerlijk concreet is. En de mensen die mij een beetje kennen, weten dat ik erg van concreet hou.

Zoals Jack heel treffend beschrijft werd vroeger ook al min of meer zaakgericht gewerkt, zonder het zo te noemen. Wat begon met een brief van een burger, leidde uiteindelijk tot een dossier of werkmap met alle relevante stukken. Oude wijn dus, in nieuwe zakken, zou je zeggen. Toch is er in de afgelopen jaren ergens iets misgegaan, anders was die hele hype rond zaakgericht werken nooit ontstaan. Toch?

Laat ik beginnen met de schuldvraag, dan hebben we dat maar gehad. Het is allemaal de schuld van die verdraaide computers. En het werd nog veel erger toen die computers met elkaar gingen praten via lokale netwerken en internet. Vroeger was papier in alle processen de drager van alle gegevens. Als het niet op papier (be)stond, bestond het gegeven niet, kon het niet worden betrokken in een proces en was het dus ook niet relevant voor de uitkomst van het proces. DIV was heer en meester over 'het papier': alles wat binnenkwam passeerde DIV, alles wat uitging passeerde DIV en DIV zorgde zelfs vaak voor het 'intern transport' van documenten en dossiers tussen mensen/afdelingen. DIV wàs de informatievoorziening.

Tot die vermaledijde computers kwamen. In het begin leek het nog wel mee te vallen: de brieven van burgers kwamen nog steeds - zichtbaar voor DIV - binnen en 'trapten' processen aan. In die processen werden echter steeds vaker computers gebruikt die gegevens digitaal registreerden en niet van al die gegevens ook papieren afschriften maakten. Steeds vaker werden die digitale gegevens ook uitgewisseld. Eerst tussen collega's die aan dezelfde 'zaak' werken, maar in toenemende mate ook tussen afdelingen en zelfs met afdelingen/mensen buiten de organisatie. Vrijwel altijd onzichtbaar voor DIV!

Wat de zaak er niet makkelijker op maakt, is dat die gegevens in toenemende mate in databases terechtkwamen. Dit zijn gestructureerde gegevens die in de plaats komen van de ongestructureerde gegevens in - analoge of digitale - documenten waar vroeger een proces mee werd gedocumenteerd. En middels databasekoppelingen en datadistributie worden steeds meer van die gestructureerde (basis)gegevens digitaal uitgewisseld zonder dat iemand (ook DIV niet) het in de gaten heeft.

En daar bovenop kwam nog de communicatie tussen computers. De brieven die normaliter via de post binnenkwamen, komen steeds vaker binnen via E-mail, webformulieren en wat dies meer zij binnen. Kanalen die niet door DIV worden 'bewaakt'.

Ergo: waar vroeger de communicatie tussen belanghebbenden nagenoeg altijd via DIV liep, is dat door de digitalisering van contacten al geruime tijd niet meer het geval. Bovendien manifesteren gegevens zich al een poos niet meer uitsluitend ongestructureerd, maar ook gestructureerd en naast analoog ook digitaal. Die gegevens(stromen) onttrekken zich volledig aan het gezicht van DIV.

Wie RGB-Zaken echt bestudeerd heeft, ziet daarin een serieuze poging om gestructureerde en ongestructureerde gegevens en gegevensstromen die betrekking hebben op een 'zaak' bij elkaar te brengen. En daarbij ook rekening te houden met de hybride wereld van analoge en digitale gegevens.

Welke DIV-ers onderkennen deze veel complexere wereld van analoog en digitaal, van gestructureerd en ongestructureerd? Ik denk dat daar het onderscheid wordt gemaakt tussen 'oude' en 'nieuwe' DIV.

Ben wéér heel erg benieuwd naar jullie reacties!

Permalink Antwoord van Mark van den Broek op 31 December 2009 op 0.52

@Marius,

Hoewel je natuurlijk hartstikke gelijk hebt dat het de verantwoordelijkheid van 'het management' en 'de organisatie' is ervoor te zorgen dat de procesgang rechtmatig - en via de documentaire neerslag ervan ook controleerbaar - plaatsvindt, constateer ik - en daar ben je het volgens mij mee eens - dat het aan die documentaire neerslag al heel lang schort. Gegevens worden door proceseigenaren weggestopt in databases, klantdossiers, (per applicatie), etc. zonder dat daarbij aan de archivistische aspecten wordt gedacht.

De oplossing - als ik je reactie goed lees - is alles in een DMS stoppen en zorgen voor goede metadatering. Inhoudelijk en theoretisch klopt dit als een bus, maar zoals wel vaker is de praktijk weerbarstiger. Mijn vraag aan jou - en alle andere lezers - is: waar is het gelukt om op basis van dossiervorming in een DMS en de juiste metadatering een volwaardige registratie (ongestructureerde én gestructureerde informatie) van processen en de procesgang te creëren?

En mijn vervolgvraag is: welke rol dient - naar jullie mening - DIV te vervullen in het realiseren van de documentaire registratie van processen? Moeten proceseigenaren zich bij DIV melden als ze iets geregistreerd willen hebben, of moet DIV 'het veld in'?

Hoor/lees graag weer jullie reacties!

Mark

Permalink Antwoord van jack karelse op 31 December 2009 op 9.29

waar de boel geregistreerd wordt / de metadata en documenten terechtkomen is bijzaak. Belangrijk is dat het gebeurt. Alles in het DMS is niet haalbaar en ook niet perse nodig.
Conform NEN ISO 15489 en de Archiefwet is het management (bestuur) verantwoordelijk voor de zorg voor het archief; daarnaast hebben alle medewerkers te zorgen voor hun documenten. Niet iedereen realiseert zich dit voldoende. DIV heeft die zorg de afgelopen decennia uit handen genomen: zij verzorgden de archivering en dossiervorming. En dit kunnen zij in de digitale omgeving nog steeds doen, maar op andere wijze.
DIV moet inderdaad de boer op: wat gebeurt er in de organisatie? Waar bevinden zich welke documenten? Hoe worden documenten gebruikt, opgeslagen en voldoet dit (voor deze documenten)? De bril van DIV is de archivistische.
DIV moet het veld in. Maar andersom mag ook verwacht worden dat proceseigenaren en medewerkers in de organisatie zich realiseren dat zij ook de zorg voor archief hebben. Dat kan niet meer zo gemakkelijk afgeschoven worden naar DIV. Voor vragen en problemen dienen zij zich te melden bij de betreffende deskundigen: DIV. Zoals zij zich bij personele vragen en financiele vragen en vragen op gebied van automatisering tot de betreffende afdeling zullen wenden.
Bij de gemiddelde DIV-afdeling zit voldoende ervaring, deskundigheid en goede wil. Daar wordt niet altijd gebruik van gemaakt. Daarnaast zijn er afdelingen waar steuntjes in de rug nodig zijn om de oude patronen en werkwijze te doorbreken en waar medewerkers DIV geholpen moeten worden om hernieuwd te ontdekken welke rol zijn in de organisatie vervullen.

Mark, een en en dus.

Permalink Antwoord van Mark van den Broek op 2 Januari 2010 op 15.40

@Jack,

Je bericht triggert me op een aantal punten. In de eerste plaats heb ik moeite met de focus - in je bericht, maar ik zie die focus in algemene zin veel bij DIV - op documenten. Zoals ik in eerdere berichten al aangaf, zien we in de afgelopen decennia niet alleen een verschuiving van analoog naar digitaal, maar ook van ongestructureerd (documenten) naar gestructureerd (databases). Het lijkt me daarom goed (en erg nodig) om het accent van DIV te verschuiven van de D (documenten) naar de I (informatievoorziening) en analoog, digitaal, ongestructureerd én gestructureerd tot het werkveld van DIV te rekenen. Dit klinkt vanzelfsprekend en wordt door een aantal DIV-ers ook nog wel met de mond beleden, maar ik heb het nog nergens breed in praktijk gebracht zien worden. Wat heeft een burger eraan dat alle documenten (analoog of digitaal) over zijn faillissement, curatele, spijbelen, uitkering, etc. volgens de regelen der kunst worden vernietigd, als de digitale velden, vinkjes en wat dies meer zij in databases gewoon voortleven?

Daarom - en dat is mijn tweede punt - ben ik er dan ook niet van overtuigd dat het - al dan niet digitaal - registreren van documenten en bijbehorende metadata toereikend is voor het adequaat documenteren van de procesgang. In processen worden véél meer gegevens betrokken dan in documenten en hun metadata in bijvoorbeeld een DMS worden vastgelegd. En het gebod "gij zult alle gegevens die ge gebruikt in uw proces als metadata bij het dossier of document registreren", gaat zeker niet worden gevolgd door proceseigenaren als dit heel veel dubbel werk (opnieuw invoeren van allerlei basis- en procesgegevens) betekent. Documentatie van een proces, zowel van de ongestructureerde als gestructureerde informatie, moet daarom een integraal, vanzelfsprekend en niet extra belastend onderdeel zijn van de procesgang, i.p.v. een poging achteraf om de meest cruciale documenten veilig te stellen.

Van harte eens dus ook met de reactie van Ton naar Marius, dat het niet verstandig is het DIV-domein te scheiden van de te documenteren domeinen. Ik zou juist willen pleiten voor het tegenovergestelde: DIV moet zich, als adviseur en niet als uitvoerder, intensief willen verdiepen in de processen van de organisatie. Om vervolgens proceseigenaren met raad en daad terzijde te kunnen staan bij het, met minimale inspanningen, adequaat documenteren van àlle informatie die in of bij hun processen een rol speelt. Dit is een wezenlijk andere rol dan de veel uitvoerender rol die DIV in de afgelopen decennia heeft gespeeld en vraagt dus ook om andere competenties.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 3 Januari 2010 op 11.05

@Mark

Ik zie zaakgericht werken ook niet als wijn in nieuwe zakken, zeker niet door het geheel nieuw inrichten, generiek en digitaal. Deze tijd ervaar ik ook als een unieke kans voor de DIV-wereld om de regierol te nemen.
Wat je laatste passage betreft wil ik een nuance aanbrengen. Ik deel je mening, al zie ik wel een tweedeling bij DIV-medewerkers wat de competenties en de advies- versus uitvoeringsrol betreft. Er zullen altijd medewerkers moeten zijn die het werk uitvoeren, zeker in de overgang van analoog naar digitaal. Voor deze overgang zal je ook de tijd moeten nemen.
Mark van den Broek zei:

@Jack,

Je bericht triggert me op een aantal punten. In de eerste plaats heb ik moeite met de focus - in je bericht, maar ik zie die focus in algemene zin veel bij DIV - op documenten. Zoals ik in eerdere berichten al aangaf, zien we in de afgelopen decennia niet alleen een verschuiving van analoog naar digitaal, maar ook van ongestructureerd (documenten) naar gestructureerd (databases). Het lijkt me daarom goed (en erg nodig) om het accent van DIV te verschuiven van de D (documenten) naar de I (informatievoorziening) en analoog, digitaal, ongestructureerd én gestructureerd tot het werkveld van DIV te rekenen. Dit klinkt vanzelfsprekend en wordt door een aantal DIV-ers ook nog wel met de mond beleden, maar ik heb het nog nergens breed in praktijk gebracht zien worden. Wat heeft een burger eraan dat alle documenten (analoog of digitaal) over zijn faillissement, curatele, spijbelen, uitkering, etc. volgens de regelen der kunst worden vernietigd, als de digitale velden, vinkjes en wat dies meer zij in databases gewoon voortleven?

Daarom - en dat is mijn tweede punt - ben ik er dan ook niet van overtuigd dat het - al dan niet digitaal - registreren van documenten en bijbehorende metadata toereikend is voor het adequaat documenteren van de procesgang. In processen worden véél meer gegevens betrokken dan in documenten en hun metadata in bijvoorbeeld een DMS worden vastgelegd. En het gebod "gij zult alle gegevens die ge gebruikt in uw proces als metadata bij het dossier of document registreren", gaat zeker niet worden gevolgd door proceseigenaren als dit heel veel dubbel werk (opnieuw invoeren van allerlei basis- en procesgegevens) betekent. Documentatie van een proces, zowel van de ongestructureerde als gestructureerde informatie, moet daarom een integraal, vanzelfsprekend en niet extra belastend onderdeel zijn van de procesgang, i.p.v. een poging achteraf om de meest cruciale documenten veilig te stellen.

Van harte eens dus ook met de reactie van Ton naar Marius, dat het niet verstandig is het DIV-domein te scheiden van de te documenteren domeinen. Ik zou juist willen pleiten voor het tegenovergestelde: DIV moet zich, als adviseur en niet als uitvoerder, intensief willen verdiepen in de processen van de organisatie. Om vervolgens proceseigenaren met raad en daad terzijde te kunnen staan bij het, met minimale inspanningen, adequaat documenteren van àlle informatie die in of bij hun processen een rol speelt. Dit is een wezenlijk andere rol dan de veel uitvoerender rol die DIV in de afgelopen decennia heeft gespeeld en vraagt dus ook om andere competenties.

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 3 Januari 2010 op 11.27

@Ton en @Mark,
Daar heb jullie gelijk in. Dat is ook niet wat ik met het begrip domein beoogde. Natuurlijk moet het één domein worden en niet zoals traditioneel rigide gescheiden domeinen. Maar dat nieuwe domein wordt gevormd door zeg maar grofweg drie kennisvelden, ICT, proceseigenaren en DIV. Wanneer deze kennisvelden succesvol moeten gaan samenwerken om dat ene domein te gaan vormen is het van belang om de toenemende “soep” van metadata in hun wezenlijke functionaliteiten te binnen dat domein te definiëren en onderscheiden. Dan maak je duidelijk wie in welke mate voor welke aspecten het beste aanspreekpunt is. Dat is juist van belang wanneer je die regierol wilt/moet nemen.

Bovendien wordt het verloop van veel primaire werkprocessen door vaak het autonome karakter van het werkproces afgedwongen. Deze kennis ligt primaire bij de proceseigenaren en wordt niet door DIV bepaald. Daarom is het van belang dat deze primaire werkprocessen vooraf goed worden beschreven. Daarbij worden alle stappen gedefinieerd met (alle) te generen documenten die nodig zijn voor de verantwoording van betreffende zaak/dossier. Alleen zo kan je alle noodzakelijke metadata en status aan elke processtap en elk procesdocument toekennen. Wanneer besluitvorming ook plaatsvindt op basis van andere gegevens dan de gedefinieerde documenten is het werkproces niet goed uitgeschreven. Dan lijkt het mij ook niet mogelijk om de borging van volledige en rechtsgeldige dossiervorming te manage. Uiteindelijk is niet DIV verantwoordelijk voor de rechtsgeldigheid, maar de proceseigenaar. Het is dus in het belang van de proceseigenaar zelf dat álle relevante documenten in het dossier worden opgenomen. Daar ligt denk ik een mooi aanknopingspunt voor DIV.
Voor werkprocessen waarvan vooraf het procesverloop niet echt vaststaat ligt dat natuurlijk ingewikkelder, maar neemt niet weg dat het principe moet gelden dat alle documenten/gegevens waarop het proces rechtsgeldig moet worden verantwoord, moeten worden benoemd en in het dossier moeten worden opgenomen.

Als DIV-er kan je hiermee je rol binnen dat speelveld juist versterken en de discussie veel beter doceren, al is het maar voor jezelf. Zo voorkom je dat je voor je het weet (onbedoeld) probleemeigenaar wordt gemaakt voor die aspecten die alleen door de andere kennisvelden kunnen(moeten) worden beantwoord. Dat geeft niet alleen meer overzicht voor DIV, maar ook voor de andere kennisvelden.

DIV zal zich zeker pro-actief moeten opstellen, zeg maar de boer opgaan. De mate waarin DIV zich dit kan permitteren is ook afhankelijk van de regierol die DIV van de organisatie krijgt. Het management zal dus ook bewust moeten worden gemaakt over welke regierol DIV moet krijgen of zij willen geven.

Natuurlijk moet DIV dan eerst een goed beeld hebben/vormen hoe zij zelf hun regierol zien. Ben je voldoende toegerust om die rol te pakken (mensen, kennis, middelen, etc)? En krijg je die rol (commitment) dan ook van je management? Wanneer je als DIV dit binnen je organisatie goed voor het voetlicht weet te brengen, kan je de regierol “afdwingen” die je ook kan waarmaken. Waak dus voor het nemen van verantwoordelijkheden waartoe je onvoldoende of helemaal niet toe bent uitgerust. Het vaststellen van de (regie)positie van waaruit je je werk kan gaan doen, je rol dus kan gaan nemen, zie ik als essentieel onderdeel van het de boer opgaan.

Permalink Antwoord van jack karelse op 4 Januari 2010 op 8.31

beste Mark,
mijn gebruik van 'document' dient gelezen te worden in brede zin, zoals in je reactie beschreven. Een goede term voor dit geheel wordt nog gemist. Ik wil best spreken over informatievoorziening; daarin zal een ieder zijn/haar rol op moeten pakken: DIV, ICT en proceseigenaren/uitvoerders. De manier waarop een organisatie dit wil regelen is weer wat anders. Volgens mij zijn we het grotendeels eens.
Jack