Wij zijn bezig met het uitwerken van e-mailarchivering bij ons in de organisatie. Op internet is veel te lezen over hoe het zou moeten of wat de opties zijn, maar wij zoeken eigenlijk iemand die ons wat wilt vertellen over de praktijk. 

  • Hoe hebben jullie e-mailarchivering ingeregeld? 
  • Waar slaan jullie het op? In jullie zaaksysteem, dms, e-depot of een andere plek? 
  • Op welk moment slaan jullie het op? continue of als een bestuurder uit dienst gaat? 
  • Voor hoe lang slaan jullie het op? 
  • Van wie slaan jullie het op? alleen bestuurders of ook nog meer lagen? en wat waren jullie afwegingen? 

We zouden dan graag met je in gesprek gaan of als je documenten hebt om te delen, dan houden we ons ook zeker aanbevolen. 

 

Weergaven: 143

Berichten in deze discussie

Hoi Kirsten,

Wij zijn nu met het testen van de MS365 omgeving bezig en wij lopen nu tegen dezelfde vraagstukken aan. Onze inzet is nu om de uitgangspunten van de Rijksoverheid zo dicht mogelijk (waar het kan) te benaderen in MS 365.

Het idee is nu om alle e-mail op te slaan in MS365.

Het liefste houden we een paar weken aan om de collega's de mogelijkheid te geven om privémail uit de mailbox te filteren, maar we weten nog niet of MS365 dat ondersteunt. Na die korte periode willen we de mail continue opslaan.

Hoewel het nog zeker niet definitief is neigen we nu naar een bewaartermijn van 10 jaar op de persoonlijke mailboxen van collega's en teammailboxen. Reden: Het overgrote deel van de gemeentelijke processen heeft een bewaartermijn van 10 jaar of korter. Andere functionele mailboxen willen we zoveel mogelijk proberen te koppelen aan een werkproces en de bewaartermijn van dat werkproces over te nemen op de betreffende mailbox.

Over sleutelfiguren loopt een discussie wie dat precies zijn en hoe lang we deze mails moeten bewaren.

Een vraag waar wij nog geen antwoord op hebben is wat je doet met de verwijderde items van een mailbox. Neem je deze map ook mee in de bewaartermijn van de mailbox (omdat mensen belangrijke mail ook verwijderen uit de mailbox) of zet je hier een hele korte bewaartermijn op? 

Ik heb Vincent Hoolt van het Nationaal Archief hierover gesproken. Hij heeft e-mailarchivering uitgebreid getest.

Zag deze info ook nog voorbij komen, stand van zaken e-mailbewaring bij het Rijk:

https://www.informatiehuishouding.nl/over-informatiehuishouding/das...

Mijn advies is om de handreiking vanuit het Rijk door te nemen. https://www.informatiehuishouding.nl/Producten+%26+publicaties/publ...
Wanneer je afwijkt van de huidige selectietermijn, moet je dat bepalen in je SIO. 

zie ook: http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/bewaren-digitale-postvakk...

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden