Het bericht van Yvonne van 29 september j.l. op onderstaand prikbord triggerde mij. Vooral haar vraag over een verklaring van vernietiging van e-mails.

Ik vraag me af hoe je dit in de praktijk moet regelen? Welke gegevens zouden hier dan op moeten staan? Zeker in het geval van persoonlijke mailboxen kan je m.i. geen goede beschrijving geven wat je nu precies vernietigd. Of is een beschrijving in de zin van persoonlijke mailbox van medewerker X met de hoeveelheid mails en grootte van de mailbox voldoende? 

Wanneer doe je dat? Na uitdiensttreding van de medewerker? En wat als je een bewaartermijn op de informatie van een (functionele) mailbox hebt gezet? Of is dit helemaal niet nodig in jullie ogen?

Heeft er iemand hier al ervaring mee? 

Weergaven: 141

Berichten in deze discussie

Hoewel ik de vraag heb gesteld, heb ik er wel ideeën over. Vanaf 2000 worstelen we met e-mail en twintig jaar later praten we er nog over. Ik heb zoveel e-mailprotocollen de afgelopen twintig jaar voorbij zien komen. Je ziet met de introductie van het Zaakgericht werken een verbetering. Maar nu Microsoft Office steeds populairder wordt met de chatfunctie en onedrive lijken we steeds meer achter de feiten aan te lopen.


Volgens mij moeten we je praktisch aanpakken. Je bewaart alle e-mail van het college van B. en W. permanent en die  van medewerkers boven een bepaalde schaal permanent. De overige e-mailboxen bewaar je voor een bepaalde termijn. Je hebt wel een probleem omdat die zo massaal zijn dat je er niet in kunt zoeken. Je zou ook nog een bewaartermijn kunnen bedenken voor elke functie. Ik wil me best hard maken voor een dergelijke bewaartermijn. 

Hoi Yvonne,

Dank voor je reactie. Wat betreft de bewaartermijnen, daar komen we denk ik wel aan uit gezien de bestaande handreikingen. 

Maar waar het mij vooral om gaat is dat wanneer je dan een verklaring van vernietiging op gaat stellen van e-mail, wat zet je daar dan precies in? En stel dat je bv een bewaartermijn van 10 jaar op een functioneel e-mailaccount zet, hoe zorg je er dan voor dat je ieder jaar weet wat en hoeveel je vernietigd?

De selectielijst zal op dit punt moeten worden aangepast. Feitelijk zou je met WhatsApp ook een bewaartermijn moeten vastleggen. 

Maar zet je in je verklaring van vernietiging "e-mailarchief persoon A"  vernietigd op dd.   of moet je per mailbox een overzicht van alle mails die je hebt vernietigd weergeven? 

Het lijkt mij dat 'e-mailarchief persoon A' met een vernietigingsdatum en wellicht aantal items/GB voldoende moet zijn voor een persoonlijke mailbox. (bewaartermijn van 10 jaar op de e-mails in het e-mailaccount, niet op het account zelf (volgens capstone-methode)) Wellicht nog de functie en/of afdeling van de medewerker noemen zodat er een idee op hoofdlijnen gevormd kan worden wat voor onderwerpen de betreffende ambtenaar zich bezig hield?

Het lijkt me praktisch onuitvoerbaar om een hele opgave van de mails in een mailbox te geven.

Bij een functionele mailbox waar je een bewaartermijn van een proces aan hebt gekoppeld kan je m.i. wel een omschrijving meegeven a.d.h.v. het gekoppelde proces. Iets in de trant van e-mails ter ondersteuning/uitvoering van proces X.

Maar ik heb nergens nog iets gelezen over een dergelijke verklaring dus dit zijn mijn gedachten hierover.

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden