Hallo allemaal,

Wij zijn bij 1Stroom (gemeentes Duiven en Westervoort) bezig met het inrichten van een digitaal verzendproces. Daarbij lopen we tegen een aantal problemen aan. Omdat wij vast niet de eerste zijn die hiermee bezig zijn, hopen wij dat jullie de oplossing voor deze problemen hebben.

Allereerst het probleem van de juiste verzenddatum. Hoe zorg je ervoor dat de datum die op de brief staat ook klopt? Uit de jurisprudentie blijkt dat dit noodzakelijk is:

ECLI:NL:CRVB:2019:2265: "Daartoe is in ieder geval vereist dat het besluit is voorzien van de juiste adressering en een verzenddatum en dat sprake is van een deugdelijke verzendadministratie."

Een te verzenden brief moet dus in ieder geval voorzien zijn van een verzenddatum. De vraag is hoe je de juiste verzenddatum op de brief krijgt. Wanneer een behandelaar de brief zelf verstuurt is dit niet zo'n probleem. Wanneer brieven echter getekend moeten worden door het college wordt het lastiger. Het kan in de praktijk namelijk één of twee dagen duren voordat een brief door het college is getekend en door de postkamer is verzonden. De datum is achteraf niet meer aan te passen, want er staan handtekeningen op de brief. De behandelaar moet dus gokken op welke datum de brief, getekend en wel, verzonden zal worden. Omdat we digitaal werken, willen we de brief niet printen en daarna weer scannen.

Daarom is onze vraag: hoe hebben jullie dit opgelost binnen jullie organisatie?

Dan het probleem van digitale verzending:

  • Als gemeente wil je zeker weten dat de digitale verzending op een veilige manier verloopt, conform de AVG. 'Normale' e-mail valt dus al af. Ook de berichtenbox van Mijn Overheid is geen optie, want niet iedereen is daarop te bereiken.
  • Daarnaast wil je kunnen bewijzen dat een digitaal verzonden brief op een bepaalde datum is verzonden én dat de brief ook op die datum is aangekomen bij een bepaald e-mailadres.
  • Verder moet het mogelijk zijn om ook grote bestanden te versturen.

Er zijn oplossingen die aan deze drie punten voldoen (aangetekend mailen bijvoorbeeld), maar wij twijfelen over de jurisprudentie omtrent digitale verzending. Een veel aangehaalde uitspraak is ECLI:NL:RBNHO:2017:6320, maar deze uitspraak is inmiddels ingetrokken.

Onze vragen zijn daarom:

Hoe hebben jullie het digitaal verzenden van documenten geregeld (en welke software gebruiken jullie)?

Kennen jullie uitspraken waarin een rechter bepaalde manieren van digitaal verzenden goedkeurt?

Hopelijk kunnen jullie ons helpen met bovenstaande vragen.

Weergaven: 364

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

En weer jurisprudentie dit keer van uit de burger met e-mail, https://www.raadvanstate.nl/uitspraken/@123577/202001402-1-r1/

De Afdeling overweegt verder dat de rechtbank terecht heeft overwogen dat het college de e-mails van 15 juni 2018 en 25 juli 2018 terecht niet als bezwaarschrift heeft aangemerkt. Dit betekent dat het bezwaar van [appellante] tegen het besluit van 8 mei 2018 enkel met het bezwaarschrift van 31 oktober 2018 is ingediend. De in artikel 6:7 van de Awb voorgeschreven termijn van zes weken waarbinnen bezwaar tegen dat besluit kon worden gemaakt, eindigde evenwel op 22 juni 2018, zodat het bezwaarschrift buiten die termijn is ingediend.

Niet is gebleken van feiten en omstandigheden op grond waarvan de termijnoverschrijding verschoonbaar kan worden geacht. Dat het college na de ontvangst van de e-mail van 25 juli 2018 niet gelijk aan [appellante] heeft meegedeeld dat het de e-mail van 15 juni 2018 niet als bezwaarschrift heeft aangemerkt, is niet zo een omstandigheid. Zoals de Afdeling hiervoor al heeft overwogen, heeft de rechtbank terecht overwogen dat het college beide e-mails heeft kunnen opvatten als een verzoek om een gesprek. Voor zover [appellante] wijst op de omstandigheid dat zij geen juridische bijstand had, heeft de rechtbank terecht geoordeeld dat dit voor rekening en risico van [appellante] komt en redelijkerwijs niet kan leiden tot het oordeel dat zij niet in verzuim is geweest.

De rechtbank heeft terecht geoordeeld dat het college het bezwaar van [appellante] wegens te late indiening ervan terecht niet-ontvankelijk heeft verklaard.

@Guus, hoe archiveer je de zivver mails? Dat is een vraag die binnen is gekomen, wellicht kan je je licht hierop laten schijnen:

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/zivver-emails-archiveren-en...

Het project is bij ons helaas voorlopig on hold gezet. Ik heb dus nog geen praktijkervaring met het archiveren dergelijke e-mails. Het is wel een interessant punt om mee te nemen in de implementatie.

Yvonne Welings zei:

@Guus, hoe archiveer je de zivver mails? Dat is een vraag die binnen is gekomen, wellicht kan je je licht hierop laten schijnen:

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/zivver-emails-archiveren-en...

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden