Hallo allemaal,

Wij zijn bij 1Stroom (gemeentes Duiven en Westervoort) bezig met het inrichten van een digitaal verzendproces. Daarbij lopen we tegen een aantal problemen aan. Omdat wij vast niet de eerste zijn die hiermee bezig zijn, hopen wij dat jullie de oplossing voor deze problemen hebben.

Allereerst het probleem van de juiste verzenddatum. Hoe zorg je ervoor dat de datum die op de brief staat ook klopt? Uit de jurisprudentie blijkt dat dit noodzakelijk is:

ECLI:NL:CRVB:2019:2265: "Daartoe is in ieder geval vereist dat het besluit is voorzien van de juiste adressering en een verzenddatum en dat sprake is van een deugdelijke verzendadministratie."

Een te verzenden brief moet dus in ieder geval voorzien zijn van een verzenddatum. De vraag is hoe je de juiste verzenddatum op de brief krijgt. Wanneer een behandelaar de brief zelf verstuurt is dit niet zo'n probleem. Wanneer brieven echter getekend moeten worden door het college wordt het lastiger. Het kan in de praktijk namelijk één of twee dagen duren voordat een brief door het college is getekend en door de postkamer is verzonden. De datum is achteraf niet meer aan te passen, want er staan handtekeningen op de brief. De behandelaar moet dus gokken op welke datum de brief, getekend en wel, verzonden zal worden. Omdat we digitaal werken, willen we de brief niet printen en daarna weer scannen.

Daarom is onze vraag: hoe hebben jullie dit opgelost binnen jullie organisatie?

Dan het probleem van digitale verzending:

  • Als gemeente wil je zeker weten dat de digitale verzending op een veilige manier verloopt, conform de AVG. 'Normale' e-mail valt dus al af. Ook de berichtenbox van Mijn Overheid is geen optie, want niet iedereen is daarop te bereiken.
  • Daarnaast wil je kunnen bewijzen dat een digitaal verzonden brief op een bepaalde datum is verzonden én dat de brief ook op die datum is aangekomen bij een bepaald e-mailadres.
  • Verder moet het mogelijk zijn om ook grote bestanden te versturen.

Er zijn oplossingen die aan deze drie punten voldoen (aangetekend mailen bijvoorbeeld), maar wij twijfelen over de jurisprudentie omtrent digitale verzending. Een veel aangehaalde uitspraak is ECLI:NL:RBNHO:2017:6320, maar deze uitspraak is inmiddels ingetrokken.

Onze vragen zijn daarom:

Hoe hebben jullie het digitaal verzenden van documenten geregeld (en welke software gebruiken jullie)?

Kennen jullie uitspraken waarin een rechter bepaalde manieren van digitaal verzenden goedkeurt?

Hopelijk kunnen jullie ons helpen met bovenstaande vragen.

Weergaven: 334

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Zie ook: http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/elektronische-verzending-va...

Nu de corona wat langer duurt, zie je nu zelfs dat de fax bij juridische kwesties vervangen wordt door Zivver:

https://www.rechtspraak.nl/Paginas/veilig-mailen-met-de-rechtspraak...

en de nieuwsbrief hierover uit mei 2020

Nieuwsbrief%208%20mei%202020%20-%20Corona%20update%20Rechtbank%20Ze...

Hoi Yvonne,

Dank je wel voor je reactie. Zivver heb ik al even vluchtig bekeken. Het werd mij alleen nog niet helemaal duidelijk of we met Zivver kunnen aantonen dat een bericht ook echt door een bepaald e-mailadres is ontvangen, het 'aangetekend' mailen. Ik heb deze vraag nu aan Zivver zelf gesteld, dus ik zal vermoedelijk snel het antwoord weten.

Wanneer je inlogt met Zivver, ontvang je een code. Wellicht dat daarmee een soort logging wordt aangetoond, ik ben benieuwd naar je bevindingen. Goed onderwerp dat je aan de orde stelt. 

Tekst voor de ontvanger: 

Deze eenmalige code kun je gebruiken om de beveiligde email met onderwerp ".." te openen

Deze toegangscode kun je maar eenmalig gebruiken. Je kunt altijd een nieuwe toegangscode aanvragen als dat nodig is.

Voor de brieven bij onze gemeente is het de regel om de verzenddatum leeg te laten. DIV zorgt voor het stempel. De uitzondering is brieven die digitaal van college naar raad gaan (raadsinformatiebrieven) via de griffie. Dan is dit poststuk gestempeld maar is het alleen nog het archiefexemplaar en hoeft niet verzonden.

@ Yvonne:

Ik heb helaas nog geen antwoord gehad Zivver. Ook uit dit document maak ik niet ondubbelzinnig op dat met Zivver onomstotelijk aangetoond kan worden dat een document per e-mail (met Zivver) is aangekomen. Ik ga denk ik nog maar een keer contact met ze opnemen.

@Machteld:

Hoi Machteld, dank je voor je antwoord.

Waar ik nog benieuwd naar ben: gebruiken jullie een digitale stempel? Of printen jullie alles en scannen jullie het daarna weer?

En hoe tonen jullie bij digitale verzending aan dat een document ook is aangekomen?

Deze uitspraak lijkt me ook een aandachtspunt: https://www.security.nl/posting/679044/Rechter%3A+gemeente+mag+alle...

Dat is inderdaad belangrijk.

Bij 1Stroom willen we aangetekend mailen vooral gaan gebruiken voor omgevingsvergunningen en bezwaren. Daarbij zijn de mogelijke rechtsgevolgen immers het grootst mocht er iets misgaan. Omgevingsvergunningen komen vrijwel altijd via het OLO (DSO in de toekomst) binnen bij de gemeente. Dat betreft dus digitale aanvragen die ook digitaal beantwoord mogen worden.

De enige uitdaging daarbij is dat mensen soms een niet werkend e-mailadres opgeven, of dat ze geen telefoonnummer (nodig voor de tweefactorauthenticatie) hebben ingevuld. Die zullen we apart moeten benaderen om eerst de gewenste verzendgegevens te verkrijgen. Iets wat de gemeente Amsterdam in deze zaak heeft nagelaten.

Overigens geldt ook voor 1Stroom dat bezwaren vaak nog, heel ouderwets, op papier binnenkomen. De bezwarencommissie moet dus wellicht in het werkproces gaan opnemen dat voor deze bezwaren standaard toestemming voor digitale communicatie gevraagd gaat worden. Hopelijk gaan de meeste bezwaarmakers daarmee akkoord.

Ook even een update op deze discussie in het algemeen. Ik heb inmiddels met een vertegenwoordiger van Zivver gesproken. Zivver is zoals Yvonne al eerder meldde bezig om samen met de Rechtspraak een oplossing voor 'aangetekend' mailen te ontwikkelen. Dit verwachten ze op korte termijn, begin 2021, klaar te hebben.

Een andere partij waarmee ik gesproken heb is Aangetekendmailen.nl. Zij hebben zoals hun naam doet vermoeden al enige tijd een oplossing om 'aangetekend' te kunnen mailen.

Beide applicaties zijn (binnenkort) geschikt om de problemen die ik in het begin aankaartte op te lossen. Ik heb ook contact opgenomen met Zorgmail, maar die applicatie heeft geen mogelijkheid tot 'aangetekend' mailen.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden