Een penningmeester van een vereniging vraagt namens de vereniging een ontheffing X aan bij een gemeente. De penningmeester heeft zijn persoonlijke NAW-gegevens meegegeven.

Wie wordt als aanvrager geregistreerd voor de zaak?

De vereniging of de penningmeester?

 

Mij lijkt namelijk de vereniging. De ontheffing wordt namelijk aangevraagd voor de vereniging

Maar correspondentie moet naar de penningmeester. In veel zaaksystemen worden de brieven opgebouwd op basis van NAW van de aanvrager. Dat gaat in dit geval mis, want brief wordt dan geadresseerd op KVK-adres van de vereniging en niet op NAW gegevens van de penningmeester.

 

Wie herkent dit en kan aangeven hoe ze dit hebben opgelost?

Weergaven: 750

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Beste Mark,

 

Ik weet niet of het register van de KvK de mogelijkheid biedt om een tweede adres (dat van de penningmeester) op te geven, dat bij correspondentie gebruikt wordt. In de GBA kan dit namelijk wel. Daar staan de NAW-gegevens in het hoofdscherm, maar er is ook een scherm 'Gebruik' waarin je een afwijkend correspondentieadres kunt invullen. Dit wordt dan gebruikt bij correspondentie.

Ik zou eens navragen of deze optie in het KvK-register ook mogelijk is.

Groetjes,

Ruud van Beugen

Gemeente 's-Hertogenbosch

Mijn bovenstaande vraagstuk blijkt nog steeds te spelen en heb nog niet het juiste antwoord.

Ik loop nu tegen het volgende aan. Een bedrijf X stuurt een brief naar de gemeente. In die brief staat netjes een kvk. Er wordt een zaak aangemaakt met de adresgegevens van de kvk-registratie. Nu staat de kvk-registratie ergens geadresseerd in Tilburg, maar op het briefpapier van bedrijf x is het postadres ergens in Apeldoorn. Ook op de website van dat bedrijf wordt Apeldoorn als postadres gehanteerd.

In ons zaaksysteem kan de behandelaar de zaakaanvrager-gegevens van Bedrijf x niet van Tilburg naar Apeldoorn aanpassen. Aan de ene kant logisch, want bedrijfsgegevens staan niet goed in KvK. Maar voor behandelaar irritant, want bij iedere brief die we zo mooi met een sjabloongenerator aanmaken worden 'verkeerde' adresgegevens ingevuld. Gaan we nu echt wachten tot via een terugmelding aan het KvK de correspondentiegegevens correct staan of is er een mogelijkheid om 'tijdelijk' postadres toe te voegen aan een zaak.

Zijn er zaaksystemen die een 'tijdelijk' postadres kunnen toevoegen? Of hoe gaan andere gemeenten hier mee om? 

Het klinkt alsof je zaaksysteem nog wel een update kan gebruiken. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om andere adressen toe te voegen en daar een primair adres van te kiezen lijkt mij een vrij basale functionaliteit van een zaaksysteem, zeker in combinatie met een documentengenerator als SmartDocuments of iWriter. Ik ken ook de optie om een contactpersoon toe te voegen bij een bedrijf of organisatie, waarmee je de penningsmeester dus toevoegt als correspondent waar je brieven heen gaan.

Ik zou het eens navragen bij de leverancier van je zaaksysteem.

Hallo Mark,

De aanvrager vraagt vanuit zijn functie namens de vereniging een ontheffing x aan. Met andere woorden: de aanvrager vraagt vanuit zijn functie als penningmeester namens de vereniging een ontheffing x aan t.b.v. de vereniging. Mocht de correspondentie voor de vereniging naar een bepaald adres verzonden worden, dan is mijn ervaring dat de aanvrager de uitgaande post "per adres" naar zijn privéadres laat versturen of anders naar de postbus van de vereniging.

Om een aanvulling te geven op één van jouw zin: "De ontheffing wordt namelijk aangevraagd voor en DOOR de vereniging."

Hallo Mark,

Ik zou inderdaad de raad van MGroels opvolgen om bij de leverancier van het zaaksysteem na te gaan of er meerdere opties zijn m.b.t. het gebruik van meerdere adresseringen. Over het algemeen wordt bij de registratie van bedrijven in zaaksystemen uitgegaan van het KvKnummer in het Handelsregister. Als deze registratie andere adresgegevens uploadt dan het feitelijke postadres of bezoekadres, krijg je inderdaad verkeerde adressering in geautomatiseerde documenten.

Het is raadzaam om dit probleem bij de leverancier te droppen om aan tafel te zitten en te checken wat opties zijn om ondanks de KvK-registratie het juiste (vestigings)adres te kunnen gebruiken.

Ik ben benieuwd of er deelnemers in deze groep zijn die hier ervaring mee hebben en die kunnen delen.

Succes !

Ruud van Beugen

Gemeente 's-Hertogenbosch

Heren,

Dank voor jullie reacties! 

@Jean-Luc, onze oplossing nu is ook gewoon in het gegenereerde word-document de adressering aan te passen. Dat is ook geen probleem. 

@allen, er zit een spanningsveld tussen 'vervuiling' van adresgegevens in de systemen (door vrijheid van handmatig opvoeren van adressen) en het moeten gebruikmaken van 'basisgegevens uit de NHR/KvK (die niet altijd goed gevuld is). 

Ik denk dat de oplossing eenvoudig is. Het bedrijf/ vereniging opgevoerd in zaaksysteem blijft gewoon qua metadata netjes gevuld vanuit gegevens KvK en deze zijn niet handmatig aan te passen. En per zaak, dus gewoon in de zaak, een postadres te kunnen opvoeren/aanpassen die alleen in die zaak van toepassing is. Dan je sjabloongenerator de opdracht geven om de adresgegevens uit de zaak te gebruiken voor de adressering. 

Echter, deze oplossing heb ik nog nooit gezien in een zaaksysteem. En daar was ik juist benieuwd naar. Misschien dat er een leverancier meeleest en denkt: heej goed idee / of: heej, maar dat hebben wij al lang. 

Ik ben gewoon benieuwd.

Ik zie dat het al deels een oude discussie is. Het is denk ik wel een discussie onderdeel binnen vele organisaties       die ook bij ons nog steeds af toe weer heel actueel is.

De kvk/handelsregister hanteert een postadres en vestigingsadres. In de praktijk blijkt dat bestuursleden, commissieleden van verenigingen brieven schrijven met hun eigen postadres. Dus je krijgt niet alleen de voetbalvereniging X maar ook de Pinkstertoernooi voetbalvereniging X, Jubileum commissie voetbalvereniging X. Daarnaast schrijft in 2015 dhr. Jansen van het pinkstertoernooi de brief en in 2016 dhr. Prinsen de brief. Dus er ontstaat na een aantal jaren een grote vervuiling aan adressen. Met als gevolg dat de organisatie klaagt over een groot aantal deels onjuiste adressen. Ook bij ons is het dus actueel. Een aantal jaren geleden is intern al afgesproken dat alle correspondentie van verenigingen naar het postadres gaat. Dit veroorzaakte nog al wat discussie. De grondgedachte is ook dat wij als gemeente niet kunnen  controleren of dhr. Prinsen die een subsidie aanvraag doet wel degelijk bestuurslid is van die vereniging. Een check is wel het banknummer, echter men vindt dit niet voldoende. .

Uitgangspunt is nu de basisregistratie niet natuurlijke personen, welke is gekoppeld aan het handelsregister. Deze adres gegevens gebruiken wij voor de registratie van nieuwe zaken. Het zaaksysteem van ons is straks (binnen 1 maand) dus volledig afnemer van de basisregistratie. Opvoeren in het zaaksysteem is straks niet meer mogelijk.

 Hier zit zeker een visie achter.

- het voorkomt vervuiling en beheer van het complexe adressen bestand die verenigingen in de praktijk gebruiken.

- ons zaaksysteem bezit ook de functionaliteit van contactpersonen met adres die je kan koppelen aan een niet natuurlijk persoon. Echter ook hier zie je weer vervuiling ontstaan. Een vereniging meldt zelden dat bepaalde personen geen bestuurslid meer zijn etc.

- het is een kwestie van jaren dat ook niet natuurlijk personen aansluiten op de digitale overheid zoals Mijn overheid. Dan zal men toch zo is mijn verwachting de gegevens gaan gebruiken van het handelsregister.

- daarnaast zijn met name verenigingen maar ook andere niet natuurlijke personen  zeer slecht in consequente hantering van hun naam. Van een willekeurig voetbalvereniging kan je al snel binnen 1 jaar verschillende namen noteren die men gebruikt. Zoals vv Doelpunt, voetbalvereniging Doelpunt, voetbalvereniging Plusmarkt Doelpunt, etc.

- Zaaksysteem bezit altijd de actuele gegevens van een nnp. Immers het beheer ligt elders.

Samengevat wij hanteren voor de niet natuurlijke personen het zelfde uitgangspunt als voor natuurlijke personen.

Ik zie dat wij wellicht nu kiezen voor een afwijkende oplossing, wat wellicht nog wel eens discussie oplevert. Misschien ook nog wel met juridische zaken.

Ik motiveer het als volgt: ik ben werkzaam bij de gemeente Het dorp, als medewerker schrijf ik een brief aan de gemeente Duinoord met mijn prive adres als corr. adres.  Dan gaat zeer waarschijnlijk gemeente Duinoord de ingekomen brief niet registreren met mijn prive adres. Maar als gemeente Dorp Postbus ......etc. Anders zou dat betekenen dat ik gemeentepost krijg op mijn prive adres. Dat zou toch opmerkelijk zijn. Een bestuurslid handelt namens de vereniging. De vereniging is anno 2016 ingeschreven in het kvk deze gegevens zullen we hanteren en beschouwen wij als de juiste.

Ik vond deze al enigszins gedateerde discussie. Ik ben wel benieuwd wat de inzichten nu zijn. Zelf pas sinds kort zaakgericht aan het werk dus nog erg zoekende naar achtergrond en ondergrond. 

Het laatste commentaar in deze thread van Roel Snijders geeft eigenlijk ook wel weer hoe er bij ons over gedacht wordt. 

Ik heb 2 vragen :

1. koppelen jullie dit ook terug aan de indiener ?

2 . Naar ik begrepen heb is er soms wel eens sprake van dat bedrijven twee geheel uiteenlopende diensten leveren en dat de naam die je er dan uit de KvK bij zoekt dan bij de behandelend ambtenaar vragen oproept. Hoe gaan jullie hier mee om? 

Alvast bedankt!

Margriet

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden