Registratievelden voor afzender en betrokkene vanuit NEN 23081 geconcretiseerd in TMLO

De leverancier van een niet nader te noemen zaaksysteem geeft aan dat configuratie van dat systeem conform de NEN2082 en 23081 binnen de overeengekomen prijs valt.

Ik leg uit dat het metadataschema op basis van en nader geconcretiseerd is in het TMLO. Nu heerst er een Babylonische spraakverwarring over de NAW gegevens van de afzender en de betrokkene. De afzender kan immers een andere zijn dan degene voor wie iets wordt aangevraagd bijv. bij een Omgevingsvergunning of het behandelen van een Beroep door een jurist.

In het vorige systeem was er zowel voor de afzender als de betrokkene een apart NAW gedeelte en kon je in het geval de betrokkene dezelfde persoon of organisatie als de afzender was met één simpele knop de gegevens kopiëren.

Nu stel ik dat NAW velden voor zowel de afzender als de betrokkene m.i. onder de eisen passen en er derhalve geen meerprijs mag worden gevraagd voor het toevoegen van de NAW gegevens van betrokkene. Dit op basis van het volgende:

TMLO 15C.1 Actor : Een organisatie of persoon verantwoordelijk voor of betrokken bij het opmaken, opnemen van archiefbescheiden en/of processen van informatie- en archiefbeheer.

Hoe hebben anderen dit geregeld? Maken jullie überhaupt gebruik van twee verschillende sets NAW gegevens voor afzender en betrokkene? En zo ja, op grond waarvan?

Weergaven: 157

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

In 2010 ontwikkelden de gemeenten 's-Hertogenbosch en Tilburg een Draaiboek beleid digitale duurzaamheid (e- depot). Een van de zaken die hierin uitgebreid is uitgewerkt is het Metagegevensmodel voor gemeenten, mede gebaseerd op de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie versie 2.5, 15 juli 2009. De gemeente Tilburg voerde in 2011 gesprekken met Nationaal Archief over de eventuele aansluiting bij het edepot met hierbij het genoemde draaiboek als uitgangspunt. Het metadatamodel werd echter afgekeurd door het Nationaal Archief. Dat was de directe reden dat de B5 gemeenten in 2012 aan de VNG hebben gevraagd om een standaard metadataset voor gemeenten. Het Programma Archief2020 van het Nationaal Archief heeft vervolgens aan KING de opdracht gegeven te onderzoeken hoe het Toepassingsmodel Metadatering Lokale Overheden (hierna: TMLO) in de praktijk kan worden toegepast. Dat rapport verscheen in april 2014.

TMLO bij gemeenten

Veel gemeenten en leveranciers zijn sindsdien actief aan de slag gegaan met het TMLO. Bij nieuwe releases van zaaksystemen en DMS'en wordt het TMLO ingebed opdat er standaard wordt gemetadateerd. Voor de

overbrenging naar een e-depot vormt de juiste metadatering van het TMLO een randvoorwaarde. Het TMLO is een standaard en begrip geworden dat intensief wordt gebruikt bij gemeenten en leveranciers, niet alleen ten behoeve van de opname van de bestanden in een e-depotvoorziening.

 

TMLO bij het Nationaal Archief

Het beheer van het TMLO berust sinds de oplevering na de oplevering bij het Nationaal Archief. In het najaar van 2016 is door deze organisatie gestart met de doorontwikkeling van het Informatiemodel TMLO. Het model is een verdere uitwerking van het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) en heeft als doel nadere afspraken te maken over de invulling van metadata-elementen van TMLO. De afspraken worden geformuleerd met en getoetst door de (archief)sector en leveranciers. Het Nationaal Archief spreekt in haar nieuwsbericht van 8 februari 2017 over een gedragen model.

Stand van zaken een jaar later

Informeel heb ik begrepen dat er nog steeds geen klap is gegeven op het TMLO model en het vraagstuk dat jij benoemt nog steeds niet helder is.....

In elk geval bedankt voor de genomen moeite Yvonne. Je vraagt je af waarom die klap er dan nog steeds niet op is gegeven. Ons vakgebied is er in de loop der jaren niet helderder op geworden zoveel is duidelijk. De selectielijst en TMLO zijn daar een lichtend voorbeeld van helaas.

Inmiddels heb ik het concept Informatiemodel TMLO gevonden. Het vraagt om enige verbeeldingskracht om het gewenste antwoord op mijn vraag hierin te ontdekken.

Zie:  

https://kia.pleio.nl/file/view/48806912/informatiemodel-tmlo-versie...

De tekst waaruit dan zou moeten/kunnen worden opgemaakt dat het hier niet enkel de afzender maar ook anderszins een betrokkene bij het opmaken van een document betreft, luidt als volgt:

Ontstaanscontext (15C) De verantwoordelijken voor de creatie van het record

en de door hen uitgevoerde activiteiten bij de creatie.

 - Actor (15C.1) Een organisatie of persoon verantwoordelijk voor of betrokken bij het opmaken, opnemen van archiefbescheiden en/of processen van informatie- en archiefbeheer.

 - Identificatiekenmerk (15C.1.2) Uniek kenmerk van een actor.

 - Aggregatieniveau (15C.1.3) Onderscheidt de niveaus waarop een actor kan worden beschreven.

 - Geautoriseerde naam (15C.1.4.2) De benaming(en), waaronder een actor bekend is.

 - Plaats (15C.1.7) Fysieke of virtuele locatie van actor.

 - Jurisdictie (15C.1.8) Nadere omschrijving van werkingsgebied /bevoegdheden.

En daar zal ik het, vrees ik, mee moeten doen naar de leverancier toe...een Informatiemodel TMLO waarop geen klap is gegeven.

Misschien een idee om rechtstreeks contact op te nemen met Wout van der Reijden, ook lid van breed.

http://www.breednetwerk.nl/group/tmlo/forum/topics/consultatie-tmlo...

Dag Roos,

Ik weet niet hoe ik 'betrokkene' moet interpreteren: is dit ook een externe partij of is dit de betrokken persoon/ambtenaar uit de eigen organisatie? Als dit net als de afzender een externe partij is, dan is het standpunt van de leverancier te begrijpen.

Binnen de huidige definitie van Actor (in TMLO 1.1) vallen de NAW gegevens van externen (aanvragers/afzenders) er buiten. Hier wordt sec de verantwoordelijke (functionaris van de) overheidsorganisatie bedoeld. 

Met behulp van TMLO kunnen metadata worden vastgelegd die nodig worden geacht voor duurzame toegankelijkheid van informatieobjecten. Het staat organisaties daarbuiten vrij om andere metadata (ook voor andere doeleinden) vast te leggen, zoals NAW gegevens van afzenders/aanvragers. Zolang daarbij rekening wordt gehouden met mogelijke beperkingen (zoals privacy).

Mvg,
Wout

Roos van den Broek zei:

In elk geval bedankt voor de genomen moeite Yvonne. Je vraagt je af waarom die klap er dan nog steeds niet op is gegeven. Ons vakgebied is er in de loop der jaren niet helderder op geworden zoveel is duidelijk. De selectielijst en TMLO zijn daar een lichtend voorbeeld van helaas.

Inmiddels heb ik het concept Informatiemodel TMLO gevonden. Het vraagt om enige verbeeldingskracht om het gewenste antwoord op mijn vraag hierin te ontdekken.

Zie:  

https://kia.pleio.nl/file/view/48806912/informatiemodel-tmlo-versie...

De tekst waaruit dan zou moeten/kunnen worden opgemaakt dat het hier niet enkel de afzender maar ook anderszins een betrokkene bij het opmaken van een document betreft, luidt als volgt:

Ontstaanscontext (15C) De verantwoordelijken voor de creatie van het record

en de door hen uitgevoerde activiteiten bij de creatie.

 - Actor (15C.1) Een organisatie of persoon verantwoordelijk voor of betrokken bij het opmaken, opnemen van archiefbescheiden en/of processen van informatie- en archiefbeheer.

 - Identificatiekenmerk (15C.1.2) Uniek kenmerk van een actor.

 - Aggregatieniveau (15C.1.3) Onderscheidt de niveaus waarop een actor kan worden beschreven.

 - Geautoriseerde naam (15C.1.4.2) De benaming(en), waaronder een actor bekend is.

 - Plaats (15C.1.7) Fysieke of virtuele locatie van actor.

 - Jurisdictie (15C.1.8) Nadere omschrijving van werkingsgebied /bevoegdheden.

En daar zal ik het, vrees ik, mee moeten doen naar de leverancier toe...een Informatiemodel TMLO waarop geen klap is gegeven.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden