Bij elke gemeente is er wel een mandaatregeling vastgesteld. zeker met het oog op de 3D's wordt de regeling op dit moment vaak aangepast. Wat mij opvalt is dat niet alle gemeenten in Nederland, mandaten hebben vastgesteld inzake de Archiefwet. Bij de KPI verslagen is dat ook een vast onderdeel, ik citeer uit de handreiking voor de KPI's:

1.6 Mandaatregeling archiefzorg

Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?

Awb Titel 10.1 N-O + O

Toelichting Deelvragen

Bijvoorbeeld voor de vervanging van archiefbescheiden.

Zo ja, voldoet deze aan de wettelijke voorschriften voor dergelijke

regelingen?

Houdt de gemeente zich daaraan, d.w.z. worden de diverse bevoegdheden uitgeoefend door de ter zake bevoegde ambtenaren?

Naast vervanging is bijvoorbeeld de opname van archieven voor particulieren een mandaat dat kan worden verleend aan de gemeentearchivaris. De gemeente 's-Hertogenbosch paste onlangs de mandaatregeling op dit punt aan. De gemeente Utrecht heeft in 2004 een mandaatbesluit vastgesteld over het vervangen, overbrengen en vervreemden. link Voor de  gemeente Tilburg zie o.a. deze link

Naast de interne organisatie komen mandaten voor het informatiebeheer ook op de hoek kijken bij gemeenschappelijke regelingen en/of andere samenwerkingsverbanden. Zie in dit verband ook deze blog over een archiefparagraaf.

Handreikingen op landelijke niveau zijn bij mijn weten niet aanwezig, het lijkt mij wel dat daar behoefte aan is zoals bij de 3D is gebeurd. In het rapport van het ICTU wordt dit vraagstuk als volgt beschreven:

Dit beeld wordt nog diffuser als we kijken naar tendenzen als samenwerking (denk aan belastingheffing) en uitplaatsing (publiek, bijvoorbeeld de RUD, en privaat, bijvoorbeeld de zorg of groenvoorziening). De archivistische belangen kunnen in geval van samenwerking en/of uitplaatsing binnen de publieke sector - o.a. via art. 40 van de Archiefwet - in principe goed worden afgesproken in de Gemeenschappelijke Regeling en/of een Dienstverleningsovereenkomst (DVO). Uit tal van bestudeerde bronnen en ook uit de workshop blijkt echter dat, hoewel het goed geregeld kàn worden, het in de praktijk heel vaak niet goed geregeld ìs. Een aanzienlijk aantal gemeenten heeft het register voor Gemeenschappelijke Regelingen niet op orde, heeft verzuimd in een aantal Gemeenschappelijke Regelingen of DVO's goede afspraken te maken over het zorgdragerschap van archiefbescheiden, of heeft deze afspraken niet of onvoldoende geoperationaliseerd. Zodra private partijen ook in het spel worden betrokken (denk aan de decentralisatie van de zorg, waarin ook zorgverzekeraars, hulpverleners en andere private partijen een rol spelen) wordt dit probleem nog manifester; in veel gevallen zijn in zulke publiek-private samenwerkingsconstructies in het geheel geen afspraken gemaakt over verslaglegging, dossiervorming, archivering en het toezicht daarop.