BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Informatieparagraaf bij gemeenschappelijke regelingen
In oktober 2013 publiceerde de VNG de handreiking intergemeentelijke samenwerking toegepast.
Onlangs in februari 2014 is deze handreiking nog een keer aan alle gemeenten in Nederland opgestuurd. Intergemeentelijke samenwerking is hot, gemeenten werken en masse samen op het gebied van de transities op het 3 D domein. Verschillende gemeentelijke taken zijn al belegd op regionaal niveau zoals de belasting, omgevings- en veiligheidsdiensten. Verdergaande regionalisering en uitbesteding van taken door en aan derden hebben consequenties voor de (digitale) informatievoorziening. Het moet altijd duidelijk zijn welke organisatie er verantwoordelijk is voor de archivering, ook na een eventuele privatisering. Hierdoor kan de organisatie zich blijven verantwoorden voor zijn handelen als geheel. Helaas blijft de informatieparagraaf soms onderbelicht of een dode letter op papier. De gepubliceerde handreiking biedt m.i. te weinig concrete informatie op dit gebied.
Heb jij wel een best practise op dit gebied, laat het via BREED weten.
Eerdere bijdragen op BREED;
Archivering bij omgevingsdiensten link
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
Het start denk ik met regelgeving en verantwoordelijkheid.
De archiefverordening (afspraak/bestuursopdracht tussen Raad en College) zou deze bepaling moeten bevatten:
Artikel 9
Burgemeester en wethouders bevorderen/verplichten, dat bij deelname door de gemeente in publiekrechtelijke en privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en uitvoeringsregelgeving.
en in de toelichting:
Artikel 9
Bij het aangaan van een publiekrechtelijk of privaatrechtelijk overeenkomsten met derden waarbij (overheids) taken worden uitbesteed wordt in deze overeenkomst een archiefparagraaf opgenomen m.b.t. het beheer van de informatie door deze derde partij. Daarbij kan het gaan om bv. een GR met "mandaat" of "delegatie"
Dus op basis van de inhoud van de "overeenkomst" moet het College bevorderen of verplichten te komen tot een "archiefparagraaf". En op grond daarvan eventueel (bij delegatie) een besluit informatiebeheer. Maar dat valt m.i. bij delegatie onder de bevoegdheid van het "nieuwe bestuur".
Daarna komt de "controle" (toezicht op het informatieneheer) of een organisatie haar eigen regelgeving nakomt.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Henk, als aanvulling in het besluit Informatiebeheer zou je ook de volgende passage kunnen opnemen:
Het Beheerplan Informatiehuishouding houdt ten minste de volgende elementen in:
a. de organisatie van de informatiehuishouding
b. een beschrijving van de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen
c. het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheerstaken bij
functionarissen
d. procedures voor het beheer van informatie
e. een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt bewaard. f. een verklaring dat digitale systemen waarin blijvend te bewaren informatie wordt bewaard, voldoen aan de vastgestelde of gangbare eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur
g. de wijze waarop de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie wordt
gewaarborgd
h. een overzicht met knelpunten en een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.
Dit biedt de mogelijkheid om het informatiebeheer binnen de wettelijke kaders in control te
brengen en te houden rekening houdend met de waarde van de informatie.
-
Permalink Antwoord van Marian v.d Wetering op
-
Ik denk dat dit laatste verplicht moet worden gesteld. Meestal wordt in de "archiefparagraaf" alleen vastgelegd wie verantwoordelijk is. Een standaard zinnetje (het bevoegd gezag is verantwoordelijk voor de archivering bijv.), dat moet worden opgenomen, maar waarvan niemand de impact doorziet.
Voordat gekozen wordt voor een bepaalde vorm van samenwerking moet duidelijk zijn welke consequenties die keuze heeft heeft voor de informatiehuishouding en dus wat moet worden geregeld wil de samenwerking slagen. Bij de vaststelling van een GR of andere samenwerkingsovereenkomst moet al een plan voor de inrichting van de informatiehuishouding, zoals Yvonne beschrijft, aanwezig zijn. Vaak wordt toch uitgegaan van een flexibel werkplekconcept bij samenwerkingsverbanden. Medewerkers moeten plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken. Dat vergt meer dan een zinnetje opnemen over de verantwoordelijkheid voor het archief.
De handreiking van de VNG is dus absoluut onvoldoende.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
