Sommige organisaties willen voor primaire processen al op basis van de Common Ground visie gaan werken. Als je vanaf 'niets' mag beginnen, hoe ziet de ideale bijbehorende DIV er dan uit? Wie heeft hier enig zicht op?
 
Ik vraag me bijvoorbeeld af:

  1. Slaan we gegevens/informatie (plus bepaalde metadata?) straks één keer, voor de héle levensduur, op één duurzame 'basisplaats' (de databron?) op?
  2. Zijn in die 'basisplaats' de digitale DIV-eisen en -functies geïntegreerd en veelal geautomatiseerd?
  3. Zijn DMS, RMA en e-depot overbodig?
  4. Kan elke geautoriseerde wereldbewoner via NLX en API's bij de gegevens/informatie?

Weergaven: 1687

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Common ground richt zich nu vooral op data in de basisregistraties en de onderliggende architectuur en vooralsnog niet op documentenbeheer.

Ja, Yvonne, dat weet ik. Ik stel mijn vraag tóch, omdat er aansluitend bij de Common Ground visie al wél meer gebeurt. Bijvoorbeeld:

  • Bert Looper had het over paradigma’s: vanuit welke kaders benaderen wij de werkelijkheid en zijn die nog legitiem?
  • OCW voert in het kader van de Archiefwetwijziging fundamentele discussies. Bijvoorbeeld over overbrengen: moet dat naar een archiefbewaarplaats of kan het ook bij de bron blijven?
  • VNG Realisatie lijkt zich met archivering bij de bron ook op documenten te richten.
  • Meerdere overheidsorganisaties start(t)en initiatieven die DIV raken.

Bovendien: als Common Ground zich vooral richt op data in de basisregistraties en de onderliggende architectuur, dan is een transitie van de (systemen van de) primaire processen die veel gegevens uit die basisregistraties gebruiken mogelijk een volgende stap? En misschien integreert men bij dit alles wel de duurzame archivering van documenten, samen met allerlei andere dingen? Een soort van ‘totaaldesign-denken’? Ik weet het niet...

Overbrenging is feitelijk niet zo relevant, waar het om gaat is dat we de digitale duurzaamheid vanaf het begin inbouwen. Dat gebeurt structureel niet, heb ik vorige week weer bij de bijeenkomst van VNG realisatie over BIM ervaren. Heeft VNG realisatie dan geen rol in deze, die adviseren gemeenten al zeer lang.

 

Mijn inschatting is dat dit proces met de Common Ground zeker 10 jaar gaat duren. Er is geen infrastructuur voor digitale duurzaamheid bij gemeenten, al wel bij verschillende archiefdiensten. eDepots zijn niet ingebed in de GEMMA architectuur. Digitale duurzaamheid voortdurend benoemen, maar geen metadata gebruiken, bestanden op netwerkschijven en e-mails laten staan, de informatie-explosie enzovoorts. eDepot is een deel van de oplossing voor het deel wat op lange termijn bewaard moet worden.

Misschien zie ik het wat somber in, maar mijn verwachting is dat over niet te lange tijd wordt gesteld dat we een groot deel als verloren moeten zien beschouwen. Een voorbeeld hiervan zijn de digitale bestemmingsplannen. We kunnen niet meer blijven praten en praten en denken dat niet overbrengen dan de oplossing is. Waar het over gaat, los van het wel of niet overbrengen, dat we nu echt iets doen.

Wat ook niet helpt is dat we met verouderde archiefwetgeving te maken hebben.

Overigens kan ik de link van Bert Looper niet openen. Zou de twijfel over de rol van de RHC's ook niet veroorzaakt worden doordat ze meer op afstand worden geplaatst van het Nationaal Archief? Ik hoor trouwens weinig meer over hun e-depotvoorziening, jij?

Ik denk ook dat alles rond Common Ground veel tijd nodig heeft. De digitale duurzaamheid vanaf het begin inbouwen lijkt mij ook waar het om gaat. Alleen buiten Common Ground zitten we voor mijn gevoel deels nog in een overgangsfase, ook met het e-depot als oplossing. Maar stap voor stap en door brede samenwerking komen we verder!

Ik snap niet waarom je de link van Bert Looper niet kan openen. Bij mij lukt het gewoon, zonder inloggen bij KIA. Dit is hem voluit: https://kia.pleio.nl/file/download/55808391/Verslag%20bijeenkomst%2... Het bedoelde stuk begint onderaan blz. 2. Als dat ook niet lukt, open 'Verslag bijeenkomst....' dan zelf hier: https://kia.pleio.nl/groups/view/28319672/Kennisplatform%20Informat...

Wat betreft de e-depotvoorziening van het NA en betrokken RHC's waren er kort geleden nog wel pilots. Verder hoor ik alleen in bredere context wat geluiden. Bijvoorbeeld dat een nieuw digitaal paradigma nodig is. En dat deelname aan de GR van het RHC voorwaarde is voor uitplaatsen en overbrengen naar het e-depot. Bij de twijfel over de rol van de RHC's spelen ongetwijfeld meerdere factoren mee.

Waar de archiefwereld heel sterk in is, ik durf dat te zeggen ik ben zelf archivaris, is praten en nog eens praten. Waar behoefte aan is, zijn concrete oplossingen, gewoon doen! Niets doen is geen optie.

Beste Jolanda, volgens mij allemaal legitieme vragen. Leuk dat je refereert aan de KIA-bijeenkomst in Groningen. Misschien kan André Plat van VNG Realisatie je verder helpen met je vragen? Zijn mailadres staat volgens mij ook in het verslag. Hartelijke groet, Violet (mede-organisator KIA-bijeenkomsten/ Kennismakelaar KIA)

Wat m.i. de positie van het archiefwezen verzwakt, is dat de Archiefwet bij O.C. en W.is ondergebracht en alle andere wetgeving zoals de Woo bij BZK. https://publiekdenken.nl/nieuws/algemeen/informatie-en-archiefbelei...

Common Ground is de gemeenschappelijke informatiekundige visie op ICT-infrastructuur voor gegevensverkeer binnen en tussen gemeenten. Maar het zijn niet alleen gemeenten die zich aangetrokken voelen tot de ‘van-onderop-beweging’. Dat doet ook bijvoorbeeld het Kadaster.

Het lijkt erop dat de common ground zich beperkt tot de ICT.

https://ibestuur.nl/praktijk/dit-is-groter-dan-alleen-gemeenten?utm...

Jolanda e.a.

Dank voor je vragen. Het lijkt mij hier de plek om een brede discussie of discours digitaal te voeren. Tenslotte zitten hier veel vakgenoten op, en ieder voor zich zijn hier zorgen over en ideeën. Valt tot dusver een beetje tegen, 222 weergaven (veel consumenten, weinig producenten).

Mijn antwoord op je vragen. Persoonlijke opvattingen en VNG beleid zijn hierbij niet 1:1 hetzelfde. Laten we daar dan ook niet lullig over doen: dit is één van de bijdragen in het discours wat je vanuit GBLT opent (ook interessant trouwens).

Sommige organisaties willen voor primaire processen al op basis van de Common Ground visie gaan werken. Als je vanaf 'niets' mag beginnen, hoe ziet de ideale bijbehorende DIV er dan uit? Wie heeft hier enig zicht op?

de ideale div, is in control (regelt selectie v/b, duurzaamheid en toegang: inclusief het aanjagen van de nieuwe dimensies Wet Open Overheid - publiceren groepen van stukken -, in een groter geheel van 'good-governance' en geïntegreerd met informatiebeveiliging, privacy (rechten), openbaarheid (grondrecht op informatie) en archivering (duurzaam beheer, opslag en selectie waardering/vernietiging). Dat heeft sociale, technische, organisatorische, economische en politieke aspecten. Met beleid Gegevensmanagement/Common Ground wordt het technisch aspect ingezet met moderne techniek (API-REST/JASON, al 10 jaar gebruikelijk in verzekeringen en industrie).

Veel van ons repertoir kan gestript op basisfunctionaliteiten. Daarmee zeggend 'less is more' en niet de div, archiefinstelling of 'what-ever' staat centraal maar de functie die 'vervult' moet worden.   
 
Ik vraag me bijvoorbeeld af:

  1. Slaan we gegevens/informatie (plus bepaalde metadata?) straks één keer, voor de héle levensduur, op één duurzame 'basisplaats' (de databron?) op? Ja, open en linked data heeft de toekomst. Niet van gedeelde schijven, e-mail bakken, websites, dms/zaaksystemen etc. dupliceren, maar goed informatiebeheer aan de bron en middels linked open data publiceren voor hergebruik, archivering etc.
  2. Zijn in die 'basisplaats' de digitale DIV-eisen en -functies geïntegreerd en veelal geautomatiseerd? Allereerst gestript op relevantie voor de informatiesamenleving, bedrijfsvoering, erfgoed en om ons te verantwoorden. En om de functies te vervullen waar we voor zijn. Vervolgens: JA
  3. Zijn DMS, RMA en e-depot overbodig? Dat is een politiek riskante vraag voor mij. Wat vind je zelf? Ik geloof dat we met informatie beheer 'waar het gebeurt' beter uit zijn dan in al die dubbele en substituut sytemen. Wellicht is er plek voor dms/rma en e-depot voor de bestuurlijke stukken, inclusief vergaderen/besluiten, publiceren en ook zou er een plek zijn voor een e-depot ivm duurzaamheid van informatie. Echter dat kan ook net zo goed met een Enterprise breed inzetbare functione 'crawler' voor vernietiging (ik noem dat PAC-MAN) en een 'extensie' vinder voor vergankelijke en exotische formaten (PAK-MAN) 
  4. Kan elke geautoriseerde wereldbewoner via NLX en API's bij de gegevens/informatie? Ja, verwacht wordt dat eea free domain en common license beschikbaar is.

Bel of mail mij gerust, Jolanda, als je verder hierover van gedachten wilt wisselen. Ik kon jou niet bellen, want je profielgegevens bevat geen bereikbaarheidsgegevens.

Elders op dit forum schreef ik: Aan de ene kant zien we een informatie explosie, die bijna onbeheersbaar is en aan de andere kant het gebrek aan beheer op die informatie. Zo vraagt het nieuwe data gestuurde werken bij gemeenten om beheer, maar het is nog onduidelijk hoe we dat gaan doen. Alleen op bewustzijn insteken is m.i. een te beperkte view, archivering by design moet concreet inhoud krijgen.

BREED is sinds 2007 bij uitstek een succesvol platform om de wisdom van the crowd te delen. Maar wat we echt missen, is ontwikkeling van kennis. Archivering by design mag geen term blijven, maar moet inhoudelijk worden ingevuld. Dat is de rol die we van VNG realisatie verwachten, niet beperken tot ICT en niet alleen vragen hoe we het doen.

http://www.a3sinformatiebeheeradvies.nl/images/Publicaties/2017_6_S...

André, dank voor je uitgebreide reactie, wat fijn! Ik vind het best lastig me een concreet beeld te vormen rond Common Ground. Vooral als ik vérder denk, en concreter wil worden, ook qua DIV. Jouw opmerkingen bevestigen mijn beeld én vullen het aan. Aan dat strippen van functionaliteiten had ik nog niet gedacht. Maar het lijkt me wel logisch. Als je vanuit een digitaal paradigma gaat kijken zullen ook bij de functionaliteiten dingen verdwijnen, samengaan, veranderen, ontstaan, enzovoort. In het beginstadium van 'echt' digitaal werken (dus niet de gedigitaliseerde papieren manier) gebeurt dat ook al enigszins.
 
Wat ik zelf denk over het overbodig zijn van DMS, RMA en e-depot? In het beeld dat ik van de Common Ground principes heb, leken de functionaliteiten van DMS, RMA én e-depot mij te integreren in de door mij genoemde 'basisplaats'. Maar ik wist dus niet of ik dat goed zag, vandaar mijn vraag erover. Ik dacht wel dat het bij bijvoorbeeld bedrijfsvoering/bestuur anders moet dan bij de primaire processen. Maar misschien wél volgens dezelfde onderliggende principes. Maar mijn beeld was en is nog heel vaag, hoor.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden