Goedemiddag Collega's,

Ik adviseer mijn neef, die advocaat is, in een zaak van een burger tegen een overheidsinstelling. Mijn doel hierbij is om de waarheid zo goed mogelijk te achterhalen.

De betreffende overheidsinstelling heeft begin 2017 het postproces gewijzigd en verder gedigitaliseerd.

De klant van mijn neef zegt dat hij een maand later een brief naar de instelling heeft gestuurd, maar hiervoor een gewoon adres (lokatie in de buurt) gebruikt heeft in plaats van de nieuwe postbus (landelijk adres). Pas twee maanden na de datering van de brief is de brief gescand en van verdere metadata voorzien. De overheidsorganisatie claimt dat de scan datum / registratiedatum de datum van ontvangst zou zijn. En er hangt van deze datum bijzonder veel af....

Ik heb ondertussen het volgende ontdekt:

- De overheidsinstelling gebruikt nergens datumstempels voor post die binnenkomt

- Ik heb een uitdraai van het registratiescherm ontvangen. In dit scherm staan het vakje voor registratiedatum en het vakje voor de datum op de brief onder elkaar. Ze zijn beide ingevuld & er is ook nog door een supervisor naar gekeken. Toch heeft het verschil van twee maanden (!) tussen beide data bij niemand alarmbellen doen rinkelen.... 

- De overheidsinstelling had mi. 2 goede redenen om de enveloppe van deze brief te bewaren (verkeerde adres en groot verschil in de datum), maar heeft dat niet gedaan.

- De overheidsinstelling wil niet bekend maken wat hun proces is bij 'fout geadresseerde post' = hoe post die op locaties in de regio binnenkomt uiteindelijk bij het centrale scan-punt wordt bezorgd is nog steeds een raadsel. Dit is jammer want bewijst dat hier een goed proces voor is ingericht zou mi. in het voordeel van de instelling pleiten.

Vragen die de casus tot nu toe heeft opgeroepen zijn:

1. Als je als overheidsorganisatie je postadres veranderd:

a. Mogen burgers dan geen gebruik meer maken van het vorige, nu 'verkeerde', adres? Hoe groot mogen de gevolgen zijn als ze dat toch doen - mag je post bijvoorbeeld terugsturen?

b. Is datum van binnenkomst post dan de binnenkomst bij het scanpunt, of gaat het om het moment van binnenkomst bij welke vestiging dan ook?

2. Is het terecht dat er bij digitaliseren en scannen een keuze gemaakt wordt om enveloppen niet meer te bewaren?

3. Bij probleemsituaties zoals dit verhaal, zou je een gedegen onderzoek willen kunnen (laten) doen - maar wie is de persoon / het aanspreekpunt voor de burger om dat op de juiste wijze in gang te zetten??

4. Is de perfecte opslag van ieder poststuk vanuit het gezichtspunt van automatisering en beperkte budgetten wel realistisch? En als 'perfect' niet realistisch is, wie draagt dan de gevolgen als er onduidelijkheid ontstaat?

Ik ben heel benieuwd wat jullie van de casus vinden en ook wat jullie advies is om 'de waarheid' toch nog boven tafel te kunnen krijgen & om de feiten zoals tot nu toe bekend te interpreteren.

Met een hartelijke groet,

Mirjam

 

Weergaven: 444

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Met name over de verzendadministratie is al wat jurisprudentie:

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/verzendadministratie-hoe-zi...

Zie ook deze uitspraak over poststempels en enveloppen:

Voor de verzending dient te worden uitgegaan van het op de enveloppe gestelde poststempel. Het Uwv heeft desgevraagd te kennen gegeven niet (meer) te beschikken over de bij het aanvullend bezwaarschrift behorende enveloppe, zodat niet meer op basis van het poststempel kan worden vastgesteld wat de datum van terpostbezorging is geweest. Nu het aanvullend bezwaarschrift binnen de termijn is gedateerd en het aanvullend bezwaarschrift blijkens het daarop geplaatste stempel door het Uwv binnen een week na afloop van die termijn werd aangetroffen, moet het er voor worden gehouden dat het aanvullend bezwaarschrift voor het einde van de termijn ter post is bezorgd, zoals appellante ook heeft betoogd.

https://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:CRVB:20...

In dat verband is van belang dat de Hoge Raad in het arrest van 28 januari 2011, nr. 10/02285, ECLI:NL:HR:2011:BP2138, BNB 2011/132, de volgende regels heeft geformuleerd:

- terpostbezorging vindt plaats op het moment waarop een poststuk in de brievenbus wordt gedeponeerd dan wel op het moment waarop het op een postvestiging wordt aangeboden (vgl. Hoge Raad 29 mei 1996, nr. 30.950, ECLI:NL:HR:1996:AA1892, BNB 1996/282);

- de omstandigheid dat een poststuk op een bepaalde datum door het postvervoerbedrijf is afgestempeld, sluit niet uit dat dit stuk op een eerdere datum ter post is bezorgd (vgl. Hoge Raad 17 juni 2005, nr. 40.737, ECLI:NL:HR:2005:AT7649, BNB 2005/305);

- dat neemt niet weg dat het datumstempel van het postvervoerbedrijf veelal het enige vaststaande gegeven is met betrekking tot het tijdstip van terpostbezorging. In verband daarmee moet in gevallen waarin op de enveloppe een leesbaar poststempel is geplaatst, als bewijsrechtelijk uitgangspunt worden genomen dat terpostbezorging heeft plaatsgevonden op de dag waarop het desbetreffende poststuk door het postvervoerbedrijf is afgestempeld;

- voor afwijking van dit uitgangspunt bestaat aanleiding indien de rechter aannemelijk acht dat het poststuk ter post is bezorgd vóór de datum van afstempeling door het postvervoerbedrijf. De bewijslast hiervoor ligt bij de partij die stelt dat hij het poststuk vóór die datum ter post heeft bezorgd.

4.5.

Gelet op deze regels, heeft – nu sprake is van een duidelijk leesbare poststempel op de enveloppe (maandag 17 november 2014) – als bewijsrechtelijk uitgangspunt te gelden dat het beroepschrift op maandag 17 november 2014 door belanghebbende ter post is bezorgd. Het is aan belanghebbende om aannemelijk te maken dat hij het beroepschrift eerder, dat wil zeggen uiterlijk 14 november 2014, 24.00 uur, ter post heeft bezorgd.

Belanghebbende heeft in beroep gesteld en in hoger beroep herhaald, dat hij het beroepschrift op zijn verjaardag, 13 november 2014, ter post heeft bezorgd. In de brief van 29 november 2014 heeft belanghebbende vermeld dat hij tegen zijn vrouw had gezegd: “Gatverdikkeme zit ik op mijn verjaardag nog een bezwaar op te maken”. Ter zitting bij de Rechtbank heeft belanghebbende verklaard dat hij het beroepschrift op zijn verjaardag heeft gepost.

https://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:GHSHE:2...

Fijn deze reacties, helpt me enorm vooruit en creëert ook weer extra inzicht in mogelijk zwakke plekken in 'het postproces' 

Graag gedaan. Hier is in het vakgebied ook geen consensus over, of je wel of geen enveloppen moet scannen. Bij de gemeente Tilburg gebeurt het wel bij bepaalde processen. http://www.breednetwerk.nl/m/discussion?id=2537796%3ATopic%3A101456

Ik denk dat dat (inderdaad) het juiste antwoord is. Maar mi. zou het niet alleen om het bezwaar-proces moeten gaan, maar ook om alle andere processen waarbij de termijn van groot belang is. In de casus waar het hier over gaat heeft de burger iets aangevraagd en claimt de overheid dat hij de toegestane termijn overschreden heeft.... 

Dit bericht is wel heel bizar:

Bosschenaar slaat gemeente met kopie envelop om de oren

DEN HAAG/DEN BOSCH – De gemeente Den Bosch wilde donderdag tijdens een rechtszaak in Den Haag niet accepteren dat Bosschenaar Anton Dijkstra op tijd een bezwaarschrift over zijn weggesleepte auto had opgestuurd.


‘Wij hebben niets gehad, dus is Dijkstra te laat met zijn bezwaar,’ aldus de gemeentewoordvoerder bij de Raad van State. Dijkstra wapperde vervolgens met het bewijs dat hij wel degelijk op tijd zijn bezwaarschrift had opgestuurd. Weliswaar niet per aangetekende post, maar wel via een postagentschap. Daar had hij voor verzending een kopie van de envelop gemaakt waarop duidelijk de datum van 15 januari 2016 op de frankeringscode was te lezen. 

Ook rechter en staatsraad H. Lubberdink krabde zich achter de oren, ’als de envelop op 15 januari is verzonden dan was die wel op tijd verzonden. Dan moet de ontvanger in dit geval Den Bosch toch aannemelijk maken dat ze de brief niet heeft ontvangen.’ Toch wilde de gemeentewoordvoerder er niet aan, ’wie zegt dat die envelop is verzonden en of er wel een bezwaarschrift in de envelop zat

https://www.bd.nl/s-hertogenbosch/bosschenaar-slaat-gemeente-met-ko...

Hebben ze hier geen digitale bezwaarschriften voor uitgevonden?

Wie zegt dat PostNL z'n werk goed doet...

Misschien is een gemeente niet zo digitaal als we denken?

Misschien niet, maar dan ligt er wel het een en ander onomstotelijk vast en heb je dit soort casussen niet meer.

Met e-mails heb je ook geen zekerheid als burger, het beste via met een Digid beveiligde omgeving.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden