BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Gemeenten krijgen brevet van onvermogen voor digitale archivering van de provincie.
Het jaarverslag van de provinciale archiefinspectie in Noord-Brabant en Limburg over 2009 en 2010 is verschenen. Gemeenten in Noord-Brabant en Limburg hebben vrijwel allemaal geen onvoldoende kennis op het gebied van digitale archivering.
In de aankondiging lees ik het volgende:
Een groeiend aantal organisaties overweegt om de informatiestromen volledig te digitaliseren, met de intentie om op termijn de digitale dienstverlening via een e-loket in te kunnen zetten. Vrijwel alle geïnspecteerde overheden blijken echter nog onvoldoende in staat om te zorgen voor een adequate archivering van digitale documenten en databestanden. Een gebrek aan expertise is hier mede de oorzaak van, daarnaast is er vaak bij het management en het bestuur onvoldoende besef van het belang van goede archivering voor de bedrijfsvoering. In dat kader blijft het van belang dat vanuit het toezicht naast het geven van voorlichting in deze, ook nadrukkelijk gewezen wordt op de mogelijke risico’s voor de kwaliteit van de bedrijfsvoering als gevolg van onvoldoende aandacht voor de inrichting van het digitale proces.
Herken jij als medewerker van een gemeente je in deze geschetste situatie ? Of denk je wat wordt er weer in het provinciehuis gepubliceerd, is hier niet enige nuance op zijn plaats ? De ene gemeente is de andere niet. De commissaris van der Koningin Van der Donk zelf was wat deemoediger in zijn nieuwjaarstoespraak in januari 2012 toen hij refereerde naar het provinciaal toezicht op milieu bij de gemeente Moerdijk.
Ik ben vooral benieuwd hoe een en ander is getoetst. Is hier voor gemeenten geen rol voor KING weggelegd ? En hoe doet de provincie dat zelf, wordt daar ook toezicht op gehouden ?
Het volledige jaarverslag vind je via deze link.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Katja op
-
Dit geeft gelukkig weer héél veel stof voor argumentatie tegen de generieke toezicht en het opheffen van de provincale Archiefinspecties!!!!
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
Om voor de hand liggende redenen ga ik hier niet inhoudelijk op reageren.
Een ding wil ik wel zeggen:
Ja Yvonne, zoals jij ook weet, wordt op de provincie zelf ook toezicht gehouden. Sterker nog, in het bericht waar je naar verwijst staat dit expliciet in de laatste alinea, die eindigt met de zin:
Ook voor de provincies geldt dat het beheer van digitale archieven continu aandacht behoeft.
Daarnaast zou je natuurlijk ook gewoon de teksten in het jaarverslag kunnen lezen, waarin het oordeel over de individuele gemeenten en provincies wordt toegelicht.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Er is mijn inziens een verschil tussen goede archivering en adequate archivering. De gemeenten stellen met enige onafhankelijkheid hun eigen bedrijfsdoelen vast (in coalitieakkoorden e.d.). De archivering kan in enige mate bijdragen aan het bereiken van die doelen. Als dat inderdaad lukt, dan is de archivering "adequaat". De archivering hoeft dan echter nog niet "goed" te zijn. De archivering is mijn inziens "goed" als deze én bijdraagt aan de bedrijfsdoelen (allignment) én voldoet aan regelgeving en standaarden (compliance).
Het is bijvoorbeeld mogelijk om de archivering zo in te richten dat er wel diensten verleend kunnen worden en er zelfs verantwoording afgelegd kan worden, zonder dat er aan regelgeving en standaarden voldaan wordt. Een Word-bestandje dat bewaard wordt op de harde schijf is namelijk meestal al adequaat genoeg.
Archivering die wel voldoet aan regelgeving en standaarden, maar niet (voldoende) bijdraagt aan de bedrijfsdoelen is mijn inziens niet "goed". Het is geeneens "adequaat".
Bij mijn weten controleren de provinciale archiefinspecteurs op compliance en niet op allignment. Ze lopen met RODIN onder de arm en niet het coalitieakkoord of bedrijfsplan of iets dergelijks. Ik vind het belangrijk om dit even te benoemen.
Desalniettemin kan ik mij wel enigszins vinden in het geschetste beeld. De meeste DIV'ers houden zich bezig met het registreren en verspreiden van de post en het registreren en opbergen van de dossiers. Dit is de documentaire, maar zeker niet de volledige, informatievoorziening. Wat redelijk nieuw is, is dat de diensten rondom de documentaire informatievoorziening worden afgestemd met het "primaire" proces. Dat noemen we dan de "nieuwe DIV'er".
Denken vanuit de organisatiedoelen doen (en kunnen) we zelden. Daarnaast zijn we nog altijd niet in staat om met nieuwe én oude technologieën om te gaan. E-mail is en blijft een zooitje, niemand die weet hoe je tweets en youtube-filmpjes kunt archiveren, zelden worden databases gearchiveerd, digitale duurzaamheid is nog altijd een grote onzekerheid, archivering in de cloud is eng (door onwetendheid), etc. Vandaag antwoorden vinden voor de vragen van morgen doen we niet. De vraag van gisteren is immers nog niet beantwoord.
Maar hoe erg is dat? Ik hoor alleen de archiefinspectie klagen over de archivering. Nou ja, soms is er gemor vanuit de politiek, de wetenschap of de journalistiek. Maar goed, buiten de archiefinspectie zie ik niemand echt een vuist maken voor betere archivering.
Kortom, wij zijn in dit vakgebied vaak nog onvoldoende in staat om antwoord te hebben op vraagstukken rondom de digitale archivering. Voor onze organisaties is dit echter niet zo heel erg. (Of lijkt dat maar zo?)
-
-
Overigens wordt bij diverse gemeenten al "digitale dienstverlening via een e-loket" ingezet zonder dat de informatiestromen volledig gedigitaliseerd zijn. Ook hoeft het feit dat "adequate archivering van digitale documenten en databestanden" nog niet geregeld is, gemeenten er niet van te weerhouden om informatiestromen en/of dienstverlening te digitaliseren. Nou ja, het zou zou misschien wel moeten, maar dat doet het lang niet altijd.
De woorkeuzes "overweegt" en "met de intentie om op termijn" in de eerste zin ogen ietwat naïef. Men is er al mee bezig.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Marco, misschien vragen ze daarom wel opheldering, zie deze link ?
Maar nogmaals de ene gemeente is de andere niet.
-
Permalink Antwoord van Joost Geraets op
-
Dat gemeenten 'digitale dienstverlening via een e-loket' implementeren bevestigd de volgende 'discussie' op ambtenaar 2.0: Enschede heeft Verbeterdebuurt gekoppeld aan haar klachten en meldi....
-
-
@Yvonne Ik weet werkelijk niet waar de genoemde brief over gaat. :-) Ik vermoed dat het over de KPI's gaat, want daar kwam enige tijd geleden ons hoofd mee aanzetten. In het jaarverslag staat overigens dat de gemeente 's-Hertogenbosch in 2009 en 2010 niet geïnspecteerd is. Dat kan kloppen.
En ik ben het helemaal met je eens dat je niet alle schapen over één kam moet scheren. Maar ik geloof wel dat over de hele "kudde" beschouwd, wij niet genoeg en snel genoeg antwoord hebben op de archiveringsvraagstukken die voortkomen uit de technologische vooruitgang. En laat die nou juist naar het schijnt steeds sneller gaan.
@Joost Ja, ik heb dat bij meer gemeenten gehoord; dat er een mooie voorkant wordt gebouwd en dat men pas daarna gaat nadenken over hoe de digitale aanvragen ontvangen en behandeld kunnen worden binnen de (backoffice-)applicaties. Laat staan dat er wordt nagedacht over archivering t.b.v. verantwoording, bewijs en erfgoed. Zo is het in dit licht mij ook al eens opgevallen dat 'elektronische dienstverlening aan burgers' op www.waarstaatjegemeente.nl wordt weergegeven als de "mate [...] waarin gemeentelijke producten en diensten zijn te verkrijgen via het internet".
Niet dat dat persé een slecht iets is. Het is een keuze met voordelen en nadelen.
-
-
@Marco, de KPI's komen ook op waarstaatjegemeente. Op dit moment loopt er een pilot bij de VNG waar zowel mensen van archiefdiensten als uit de DIVhoek van verschillende gemeenten groot en klein hun zaken inbrengen inzake de KPI.
Waarschijnlijk is in maart 2012 de pilot afgerond.
-
-
Ah kijk, dat wist ik (nog) niet...
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
