BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Elektronische handtekening
Zoals veel gemeenten zijn wij ook bezig met de digitale handtekening. Ik heb de blogpost van Ria Maarssen hierover gelezen, maar wij komen binnen Wageningen tot andere conclusies. We hebben advies gevraagd van onze juridische afdeling over de volgende vragen:
1. Wanneer is een handtekening (digitaal of niet) verplicht?
2. Maakt het verschil of je met een pen ondertekent of met een stempel of door middel van digitaal invoeren (digitale handtekening)?
Het antwoord was nogal verrassend:
1. De volgende stukken moeten worden ondertekend:
- collegebesluiten waarvan de ondertekening niet is gemandateerd;
- bezwaar- en beroepschriften die door het college worden ingediend;
- overeenkomsten die door of namens het college worden aangegaan.
De ondertekening is dus niet vereist voor publiekrechtelijke besluiten/beschikkingen die in mandaat worden genomen en mededelingen (niet op rechtsgevolg gericht) die in mandaat worden gedaan, dus bv. ontvangstbevestigingen, uitnodigingen enz.. Dit omdat artikel 1:3 van de Awb aan een besluit niet als vormvereiste stelt dat het moet worden ondertekend, tenzij er dus een “speciale” regeling is.
2. Alleen voor de gekwalificeerde elektronische handtekening geldt dat deze juridisch bewijsrechtelijk gelijk is aan een handgeschreven handtekening. Van de andere soorten elektronische handtekeningen ligt de bewijslast omtrent de betrouwbaarheid en dus rechtsgeldigheid van de handtekening bij de ondertekenaar. Het tekenen van B & W-stukken door middel van een gescande handtekening (per mail en/of op papier) is daar een voorbeeld van. Dit betekent dat als het college haar besluiten met een gescande/geprinte handtekening zou gaan ondertekenen, dit in het uiterste geval tot het rechterlijk oordeel leidt dat dit juridisch niet voldoende sluitend is. Echter tot op heden zijn er al besluiten van talloze gemeenten met “gestempelde” handtekeningen (die juridisch nog veel minder “solide” zijn omdat ze makkelijker zijn na te maken) aan de rechter voorgelegd, die niet hebben geleid tot het (ambtshalve) oordeel van de rechter dat het besluit daardoor geen rechtskracht had. Als “bewijsmateriaal” voor de besluitvorming kunnen bovendien ook bv. van belang zijn de notulen van de vergadering van het college waarin het desbetreffende besluit is genomen. Het blijft dus een risico, maar dit is niet echt aanzienlijk.
We zijn dit nu aan het vertalen naar beleid, maar dat kan dus vrij ver gaan. wat is jullie mening hierover?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Ik sluit me daar geheel bij aan, Rob, bedankt !!!!!!
-
-
@Rob, heb je ervaring met deze nieuwe ISO 14533 (link)
-
Permalink Antwoord van Rob Haans op
-
Nee, maar is zeker interessant! Zonder het inhoudelijk gezien te hebben overigens...
Ik heb wel mijn twijfels over de praktische toepasbaarheid van deze norm, maar ook daarvoor moet ik hem eerst gezien hebben.
Yvonne Welings zei:@Rob, heb je ervaring met deze nieuwe ISO 14533 (link)
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
Zijn er al meer gemeenten inmiddels die het voorbeeld van Wageningen gevolgd hebben?
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Jack, in Den Bosch hebben we de volgende richtinggevende kaders op directie-niveau laten vaststellen. Volgend jaar willen we deze kaders gaan implementeren (proces-afspraken, etc.):
- Wij ondertekenen documenten digitaal, tenzij…
- … de middelen daartoe (nog) niet beschikbaar zijn gesteld,
- … de aard van het document zich daar niet voor leent (bijv. documenten die ook door derden getekend moeten worden, ceremoniële documenten, etc.)
- Wij ondertekenen documenten alleen wanneer dat moet. Wij laten het achterwege wanneer dat kan.
- De aandacht gaat uit naar bepalingen uit de Gemeentewet, de Algemene Wet Bestuursrecht, het Mandaatbesluit 2012, et cetera en taakveld-specifieke wet- en regelgeving,
- We vereenvoudigen de processen en verhogen de efficiëntie, doordat overbodig gebruik van teken-procedures tegen wordt gegaan.
- Wij nemen het getekende exemplaar op in het (digitaal) archief.
- Het getekende exemplaar wordt daarmee beschikbaar voor (indien van toepassing) digitale verzending, raadpleging, bewijsvoering, onderzoek, et cetera voor zolang dat nodig is.
- Uit de ondertekening is met voldoende zekerheid te herleiden wie getekend heeft en welk(e) document(versie) getekend is.
Er is dus nog geen duidelijke knoop doorgehakt over wat er wel getekend moet worden en wat niet, maar de deur voor deze discussie staat nu in ieder geval open.
Deze blog is overigens interessant in dit licht.
- Wij ondertekenen documenten digitaal, tenzij…
-
-
Hallo Marco, Dank je wel. Bij ons richt de discussie zich op de authentificatie. Gaat mij (ook) om de vraag of de krabbel ook op het archiefexemplaar moet staan. Houden we elkaar op de hoogte.
-
-
Hallo Jack, heb je deze recente jurisprudentie al gezien?
Op onze interne Yammer was hierover ook al een discussie ontstaan. Ik heb daar o.m. gezegd:
Dit betekent dat volgens de Raad van State aan een uitgeprinte brief te zien moet zijn dat het digitaal ondertekend is. Op het moment dat er digitaal ondertekend wordt, moet er dus een afdrukbaar waarmerk toegevoegd worden.
De Raad van State stelt overigens geen vormeisen aan dit waarmerk. Het kan een pennenstreek zijn, maar zij sluit andere oplossingen niet uit.
Wat uiteraard meespeelt is dat de Provincie onder haar brief zet: "Deze brief is digitaal vastgesteld, hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief." De brief is dus wel vastgesteld, maar niet ondertekend. Bovendien staat in de brief dat deze door de secretaris is vastgesteld, terwijl uit de audit van hun DMS blijkt dat de plaatsvervangend secretaris de brief heeft vastgesteld. Dit roept uiteraard vraagtekens op.
-
-
Interessant! Wij hebben hier overigens in de 2(?) jaar dat we geen handtekeningen meer gebruiken nog geen ervaring mee gehad. Dit past overigens wel in het beleid; een ander bestuursorgaan of organisatie kan altijd een bepaalde vorm van authenticatie voorschrijven naar je eigen organisatie toe. Een bedrijf kan een getekende opdracht eisen, senter-novem kan e-herkenning voorschrijven, etc. De Raad van state wil dus kennelijk een vorm van handtekening op een beroepschrift. Dit zegt verder niet zoveel over de rechtskracht van een niet-ondertekend besluit.
-
-
Goedemorgen @Marco, ja, gezien. Gaat om een specifiek geval -het ingediend hoger beroepsschrift had ondertekend moeten zijn- dus niet algemeen geldend. Da's belangrijk. En volgens mij plaatst de Raad ook enkele kanttekeningen over de procedurele gang van zaken bij de provincie, waar niet geheel duidelijk is wie nu waarvoor namens wie zou hebben getekend.
-
-
Er heerst - ook onder juristen - een verschil in mening of gemandateerde besluiten ook ondertekend moeten worden. Ik weet niet of de Raad van State hierover al een uitspraak heeft gedaan. Als zij van mening is dat gemandateerde besluiten ondertekend moeten worden, dan moet ook op de print een handtekening zichtbaar zijn. De uitspraak hierboven kan wel in dat verlengde worden gezien.
Overigens is de onduidelijkheid over wie er getekend heeft natuurlijk de druppel.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
