BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Documenten van assets in de openbare ruimte archiveren

Hoi allen,

bij mijn gemeente gaan we een project starten om de data en informatie van assets in de buitenruimte (wegen, bomen, riolering etc.) op orde te krijgen. Het gaat hierbij om allerlei tekeningen, metingen, certificaten, inspectierapporten of -video's etc.

Ik ben heel benieuwd hoe andere gemeenten de archivering van deze informatie hebben aangepakt. Pakken jullie de meeste van deze processen zaakgericht aan? Via de archivering van projecten? Of verzamelen jullie alle gegevens per (groepen) asset? En doe je dat via een Sharepoint-site of via een koppeling naar een DMS? Of nog een andere oplossing?

Ik heb gemerkt dat de assetmanagementsystemen over het algemeen niet de functionaliteiten bieden voor goede archivering van onderliggende documenten.

Ik kijk uit naar jullie reacties!

Gr. Wouter

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Arianne Zwaan op 14 Maart 2025 op 12.17

Hoi Wouter,

ben jij naar aanleiding van jouw oproep hoe documenten van assets in de openbare ruimte te archiveren nog wijzer geworden? Dit speelt nu ook bij onze gemeente en ik ben benieuwd of je inzichten hierover hebt die je met ons wilt delen?

Groet,

Arianne

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Wouter Verdaas op 17 Maart 2025 op 9.15

Hoi Arianne,

Navraag bij andere (grote) gemeenten leert dat iedere gemeente tegen hetzelfde probleem aanloopt en dat niemand dit nog echt op orde heeft. We zijn aan het kijken of een Common Data Environment (CDE) een oplossing zou kunnen zijn om een gestandaardiseerde werkwijze en een centrale landingsplaats voor informatieobjecten te creëren. We gaan binnenkort een dergelijke tool aanschaffen.

Voor de legacy aan documenten, tekeningen e.d. zijn we aan het kijken naar een tool om o.b.v. AI informatieobjecten te kunnen classificeren en metadateren. Als we dit voor elkaar krijgen willen we deze oude assetinformatie opnemen in ons pre-depot. Hopelijk kunnen we koppelen met de CDE en een kaartviewer waardoor de informatie vanuit andere bronnen bevraagd kan gaan worden.

Gr. Wouter

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Denny Schouten op 18 Maart 2025 op 10.38

Hoi Wouter,

misschien zou je ook eens bij bijvoorbeeld Waterschappen kunnen navragen hoe zij dit doen. Die hebben ook heel veel assetinformatie die goed gearchiveerd moet worden. Op dit moment zit ik niet bij een Waterschap, maar in het verleden heb ik hier wel over meegedacht.

hartelijke groet,

Denny