Hallo,

De Waarderingskamer heeft in een WOZ-journaal aandacht besteed aan de bewaartermijnen voor (digitale) WOZ-gegevens.

Hierin staat onder meer:

"Het permanent bewaren geldt bij de Basisregistratie WOZ wel voor de gegevens in de basisregistratie, maar niet voor de onderliggende brondocumenten. In de Catalogus Basisregistratie WOZ is een bepaling opgenomen over de bewaartermijnen voor deze brondocumenten. De brondocumenten zijn bijvoorbeeld de aanslagbiljetten waarmee de WOZ-waarden formeel zijn vastgesteld, maar ook de uitspraken op bezwaren.

Volgens pagina 19 van de Catalogus Basisregistratie WOZ, geldt voor de brondocumenten:
"Eén van de uitgangspunten van het stelsel van basisregistraties is dat deze brondocumenten bewaard worden door de bronhouder. De brondocumenten zijn dus niet via een basisregistratie zelf (of via een landelijke voorziening) te raadplegen, maar kunnen bij de bronhouder worden geraadpleegd. Algemeen geldt binnen het stelsel van basisregistraties dat alle gegevens bewaard blijven en dus ook de brondocumenten. Als uitzondering op dit algemene uitgangspunt voor het stelsel van basisregistraties is er voor de Basisregistratie WOZ voor gekozen om de bewaarplicht voor de brondocumenten te beperken tot twaalf jaar. De gegevens in de Basisregistratie WOZ zelf (en de Landelijke Voorziening WOZ) blijven wel langer bewaard."

De WOZ-beschikking/aanslagbiljet waarmee de WOZ-beschikking bekend wordt gemaakt, is een brondocument, dus de bewaartermijn voor aanslagbiljetten is 12 jaar. Hiermee ligt dus vast dat de (digitale kopieën van) aanslagbiljetten na 12 jaar vernietigd mogen worden.

De genoemde termijnen zijn niet strijdig met de Archiefwet en kunnen daarmee generiek door alle gemeenten en uitvoeringsorganisaties worden toegepast".

Conclusie uit dit verhaal van de Waarderingskamer is dat gemeenten aanslagbiljetten, maar ook de uitspraken op de bezwaren op de WOZ-beschikkingen 12 jaar zouden moeten bewaren.

De bewaartermijn zoals wij die hanteren is 7 jaar; deze termijn wordt genoemd in zowel de nieuwe als de oude selectielijst.

Onze vraag is hoe hiermee in den lande wordt omgegaan.

m.vr.gr.

Namens gemeente Edam-Volendam,

Jan Bakker

Conclusie

Weergaven: 253

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Het lijkt mij, zonder hier een harde uitspraak over te willen doen, dat de termijn van zeven jaar gezien de uitspraak van de waarderingskamer met vijf jaar verlengd moet worden. Fijn dat je dit issue deelt op BREED.

Ik hink op 2 gedachten: de 1e is wat maakt 5 jaar meer nu uit? de 2e is of een WOZ-beschikking/aanslagbiljet wel een brondocument is zoals een brondocument wordt verondersteld te zijn.

Wat bedoel ik nu met punt 2? Ik meen zelf dat de WOZ-beschikking/aanslagbiljet enkel een bekendmakingsdocument is. Daar aan ligt een vaststelling ten grondslag. Dit zal de vastgestelde waarde op basis van een taxatie of een procentuele-verhoging zijn. Mij lijkt het dan logisch dat die vaststelling dan het brondocument is.

Als bij een basisregistratie alles bewaard blijft (in het geval van de WOZ 12 jaar), dan blijft dus ook de beschikking bewaard.

De selectielijst is niet meer dan een uitwerking van de wettelijke eis vanuit de Archiefwet om de selectie en vernietiging goed te regelen. De Archiefwet noemt geen termijnen; die worden bedacht op basis van andere wet- en regelgeving en beleidsmatige uitgangspunten. Als die uitgangspunten veranderen (zoals het geval is met deze Catalogus Basisregistratie WOZ), dan moet je dus de selectielijst aanpassen, in dit geval naar 12 jaar.

De selectielijst is geen wet.

Het bewuste WOZ Journaal en de Catalogus Basisregistratie WOZ waar het WOZ Journaal naar verwijst. In de Catalogus gaan vooral de pagina's 19, 30 en 102 over brondocumenten.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2017   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden