BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Bewaartermijn Reisdocumenten

Conform Paspoortuitvoeringsregeling worden aanvraaggegevens: paspoort, vingerafdruk, handtekening (en feitelijk dus het aanvraagformulier waarop deze gegevens) staan, digitaal opgenomen in het reisdocumentenstation.

Nu begrijp ik dat bij veel gemeenten de papieren aanvragen, na opname in RAAS, vernietigd worden. Verwezen wordt hierbij naar artikel 72 van de Paspoortuitvoeringsregeling. waarin met name in lid 4 sprake is van een bewaartermijn van 11 cq. 16 jaar, "met uitzondering van de gegevens, bedoeld in artikel 3 negende lid van de wet.."

Punt waar het in mijn vraag om draait is, dat er nergens gesproken wordt over vervanging door digitale opname in het RAAS station. Ook staat in het bewuste artikel 72 niet hoe lang dan de gegevens bedoeld met de "met uitzondering van..." bewaard moeten worden en al helemaal niet dat deze dus direct na opname vernietigd kunnen worden.

Wie kan definitief licht brengen in deze kwestie? Waarop is dat direct vernietigen op gebaseerd wat blijkbaar bij veel gemeenten al gebeurd?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 21 November 2016 op 14.33

Ik heb hier niet direct antwoord op, maar het onderwerp is al eens eerder op BREED ter sprake gekomen. Zie:

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van John Derickx op 23 November 2016 op 14.06

Bedankt voor je antwoord Marco. In de eerdere, gerelateerde onderwerpen die je aangeeft komt de basis van de vraag die ik stel, zijdelings aan bod, maar wordt niet beantwoord.

Kortgezegd is het feit dat documenten ( het Het foto-handtekeningformulier ), direct wordt gescand in RAAS aan de balie, waarna dit als archiefexemplaar wordt aangemerkt. Wat ik nu begrepen heb is dat alle, nagenoeg alle (?) gemeenten deze formulieren (en andere documenten die direct in RAAS gescand worden?) direct, of na 3 maanden vernietigen. En blijkbaar de afdeling Bevolking zelf.

Mijn vraag is, op grond van welke regelgeving, instructies, is dit vervangen gebaseerd?

Omdat nagenoeg alle gemeenten zo handelen lijkt het zo te zijn dat hierop is geinstrueerd, gebaseerd is op regelgeving. Of is hier sprake van onrechtmatige vervanging?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 24 November 2016 op 9.22

Een vervangingsbesluit wordt genomen door een college van B. en W. Je zou in het eventuele vervangingsbesluit van jullie gemeente kunnen nagaan wat de reikwijdte is.

Over het algemeen worden brondocumenten van vervanging uitgesloten.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van John Derickx op 28 November 2016 op 11.25

Er is geen vervanging geregeld hier. Punt is dat blijkbaar in heel het land deze vervanging al sinds het RAAS systeem er is (jaren '90 ?) praktijk is zonder dat het in welke gemeente dan ook is opgemerkt als zijnde vervanging. Ik zou graag willen vernemen waar dit wel al eens is opgemerkt en of en hoe dit dan meer geformaliseerd geregeld is.