BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

bewaartermijn Inspectierapporten Toezicht op de Kinderopvang

Beste vakgenoten,

Ik werk bij een GGD die toezicht houdt op de kwaliteit van de kinderopvang. In de nieuwe versie van de gemeentelijke selectielijst staat bij archiefstukken zoals beschikkingen en inspectierapporten de volgende bewaartermijn vermeld: 7 jaar na vervallen (3.14.3). Ik worstel er een beetje mee wat dit concreet betekent voor de inspectierapporten (wat is in dit geval 'na vervallen'): moeten alle inspectierapporten over een kinderdagverblijf eindeloos bewaard blijven totdat dit kindercentrum eens de exploitatie stopt, moeten alleen de meest recente rapporten bewaard worden, of kunnen deze rapporten in principe zeven jaar nadat de inspectie heeft plaatsgevonden vernietigd worden als er bij dat kindercentrum door de jaren heen geen ernstige overtredingen zijn geconstateerd?

Ik ben benieuwd of iemand van jullie ook bij een GGD werkt en of daar al is nagedacht over een bewaarstrategie.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 29 Januari 2013 op 9.25

Gezien de zedenzaak rondom Rober M. en Richard van O. zou ik zelf opteren voor een lange bewaartermijn. Wellicht kan je eens kijken naar de bewaartermijnen bij de Kinderbescherming. Wat ook een idee is om landelijk af te stemmen wie wat tot wanneer bewaart. Dat geldt wsl. ook voor bestanden, die raakvlakken hebben met de Inspectie op de volksgezondheid.

Overigens speelt al jaren (20 ?) bij de Kinderbescherming de vraag waarom dossiers op adoptie na zo snel vernietigd worden.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ingmar Koch op 29 Januari 2013 op 10.47

Het ingewikkelde van deze inspectierapporten is dat het toezicht op de kinderopvang gesplitst is: de gemeente is verantwoordelijk, de GGD voert uit. De vraag is dus eigenlijk: waar ligt het bewaarniveau?

Vanuit de GGD geredeneerd, kan ik me voorstellen dat je rapporten ca maximaal zeven jaar na afhandeling bewaart en dan vernietigd (uit een rapport kan truowens nog een heel handhavingstraject komen dat deels ook door de GGD uitgevoerd wordt.)

Vanuit de gemeente kan ik me voorstellen dat je de rapporten bewaart tot zeven jaar nadat de kinderopvangorganisatie is uitgeschreven uit het Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen.

Overigens zou je als GGD misschien ook wel met de gemeente afspraken kunnen maken over het bewaren van de rapporten.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 29 Januari 2013 op 11.20

In de gemeentelijke selectielijst 2012 is dezelfde bepaling opgenomen:

Toezicht op de kinderopvang waaronder

inspectierapporten en beschikkingen tot

exploitatie van een kindercentrum of

gastouderbureau 7 jaar na vervallen

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Maarten-Jan van der Meij op 29 Januari 2013 op 14.13

@Geuko: wat ik hier mis is de frequentie van de inspecties op kinderopvang en de globale inhoud van de rapporten. Ontvangen jullie jaarlijks inspectierapporten van elke opvanginstelling? Of is de frequentie lager? In elk geval zou ik bij het bepalen van de bewaartermijn aanhouden dat de termijn van een rapport ingaat ("vervallen") zodra een nieuw rapport over dezelfde opvanginstelling binnenkomt of wanneer een opvanginstelling ophoudt te bestaan; ervan uitgaande dat de inhoud elke keer vrijwel standaard is. De 7 jaarstermijn neigt heel erg naar financiëel toezicht, maar ik ken de inhoud van de rapporten niet om dat te beoordelen. Ik vermoed dat er meer in staat.

Verder zou ik me houden aan paragraaf 1.4 uit de gemeentelijke selectielijst (actualisatie 25 juni 2012) en dan met name de alinea over het niet limitatief zijn van de lijst: categorieën die van V-stukken op grond van bepaalde gebeurtenissen bewaarstukken maken. Die alinea vertaald naar jouw casus: zolang een rapport geen bijzonderheden over een opvangsinstelling vermeldt, kun je de 7 jaarstermijn aanhouden. Doen bijzonderheden zich wel voor (en het is aan jullie wat die bijzonderheden zijn) dan dien je de rapporten te bewaren. Maar of de GGD of de gemeente dit doet, daar kun je afspraken over maken (eens met Ingmar).

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Gert Carras op 29 Januari 2013 op 16.17

Beste Geuko 7 jaar na vervallen belang voor de recht en bewijszoekenden, administratief belang, uitvoering.

Financieel belang weg na 7 jaar. Komt er steeds een nieuw exemplaar om de zoveel jaar, dan geldt de laatste.

Zo niet dan kijken ook naar historisch belang bijvoorbeeld , er wordt wat over de instelling geschreven dan

zal ik dit bewaren.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Geuko de Groot op 29 Januari 2013 op 20.37

Beste collega's,

Dank voor al deze input! Ik kan hiermee weer een stap voorwaarts zetten. Een korte reactie op jullie antwoorden:

1. Ik vermoed dat bij de termijn van 7 jaar zeker een financieel aspect meespeelt: ouders kunnen immers een toeslag krijgen van de Belastingdienst als ze gebruik maken van geregistreerde kinderopvang.

2. Juist vandaag las ik een artikel dat er in de Tweede Kamer brede steun is om de bewaartermijn voor dossiers van Jeugdzorg flink te verlengen, vanwege alle zaken van seksueel misbruik die de laatste jaren bekend zijn geworden.

3. De suggestie om bij de selectie ook de frequentie van de rapporten mee te wegen, en ervoor te zorgen een rapport pas te laten vervallen als er een nieuw rapport is, vind ik een heel bruikbare; iets lastiger lijkt het me te bepalen wanneer er precies sprake is van 'historisch belang'.

4. De GGD waar ik werk maakt als een van de weinige GGD's deel uit van de gemeentelijke organisatie, dus in dit geval ligt het bewaarniveau bij de GGD zelf.