Bij 1Stroom, een gemeenschappelijke regeling van gemeente Duiven en Westervoort, zijn we bezig met het op orde krijgen van de archivering van bescheiden van onze bestuurders. De organisatie maakt gebruik van zaaksysteem Decos JOIN, maar de burgemeesters en wethouders maken hier geen gebruik van. De archivering van stukken die door hen worden ontvangen, verwerkt en verstuurd laat daardoor te wensen over. Meestal betreft het e-mails, maar het gaat ook om Whatsapp/SMS-berichten en brieven. Wij zijn benieuwd naar ervaringen en werkwijzen op dit gebied bij andere gemeenten. Mijn vraag is daarom de volgende:

 

Hoe gaan jullie om met het archiveren van bescheiden die door collegeleden worden ontvangen, verwerkt of verstuurd?

 

Er zijn verschillende varianten denkbaar:

  • Een secretariaat dat alle e-mails, berichten en brieven in het zaaksysteem archiveert
  • Bestuurders archiveren zelf rechtstreeks in het zaaksysteem
  • Bestuurders maken een selectie en sturen e-mails, berichten en brieven door naar procesverantwoordelijken die het archiveren.

 

Het gaat hier dus niet om collegevoorstellen en besluitenlijsten en dergelijke. Die worden namelijk in het zaaksysteem aangemaakt en verwerkt.

Wij hebben ook gekeken naar de Capstone-methodiek, maar die is enkel geschikt als ‘achtervang’. Bij de Capstone-methodiek worden e-mails enkel bewaard en niet gearchiveerd. Daardoor blijven bepaalde zaakdossiers incompleet en is informatie niet voor iedereen vindbaar. We zijn dus op zoek naar een werkbare methode om ook bescheiden van bestuurders op een goede manier, volgens wet- en regelgeving, te archiveren.

Weergaven: 200

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Zijn jullie een bedrijfsvoeringsorganisatie? 

Dag Guus, dit is een onderwerp waar ik ook mee worstel. De procedure is dat het bestuurssecretariaat de relevante mails archiveert, maar in de praktijk blijkt dat onvoldoende op te leveren. De methode om dan maar alles te bewaren vind ik ook niet aantrekkelijk, om meerdere redenen. Ik denk dat een informatieprofessional die het bestuurssecretariaat ondersteunt het meeste kan opleveren.

@Yvonne Welings: Nee, wij zijn een gemeenschappelijke regeling. Alle ambtenaren van de beide gemeentes zijn in dienst van 1Stroom. Wij hebben dus niet alleen uitvoerende taken, maar verzorgen ook bijvoorbeeld het beleid. Met 'onze bestuurders' bedoel ik de colleges van de gemeente Duiven, de gemeente Westervoort en de bestuurders van 1Stroom.

@Michael Nieuwenhuis: Dank je wel voor je reactie. Mijn verwachting is ook dat de bestuurders daar zelf niet om staan te springen. Het vraagt van hen immers veel kostbare tijd. Wat is volgens jou de beste manier om dit te borgen?

@Jean-Luc Rouvroye: Bedankt voor je reactie. Ik denk ook dat daarmee het informatiebeheer het beste geregeld is. Gemeente Montferland heeft een vergelijkbare grootte als de gemeentes die wij bedienen. Denk je dat het bij jullie zou lukken om hiervoor iemand aan te nemen? Of zou ondersteuning door de DIV/IB-afdeling van de secretariaten realistischer zijn?

Doordat werkzaamheden deels verschuiven naar de behandelend ambtenaren, denk ik ruimte vrij te kunnen maken om het bestuurssecretariaat te ondersteunen bij de archivering. Er is ook wel ruimte om iemand aan te nemen, o.a. door het budget voor de WOO. De vraag blijft natuurlijk of er geschikt personeel is te vinden. 

Guus Benkers zei:

@Jean-Luc Rouvroye: Bedankt voor je reactie. Ik denk ook dat daarmee het informatiebeheer het beste geregeld is. Gemeente Montferland heeft een vergelijkbare grootte als de gemeentes die wij bedienen. Denk je dat het bij jullie zou lukken om hiervoor iemand aan te nemen? Of zou ondersteuning door de DIV/IB-afdeling van de secretariaten realistischer zijn?

@Jean-Luc Rouvroye: Dat laatste is in deze tijd inderdaad een grote uitdaging.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2022   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden