Ik zag geen recente discussie op Breed staan over archiveren van audio bestanden. De gemeenteraad gaat haar notulen alleen nog maar als audio-bestanden vastleggen; dit roept wat archiveringsvragen op.

Wat zijn jullie ervaringen tot nu toe met het archiveren van audio? Welke eisen zijn uit archiefoogpunt goed om op te leggen aan de externe partij die de audiobestanden maakt? Kunnen DMS-en meestal audio-bestanden aan? Welke alternatieven bestaan er voor het archiefbeheer ervan?

Ik hoor graag jullie ervaringen!

Weergaven: 1370

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

@Rob, een actuele vraag, toeval of niet, ik heb recent een enquête hierover uitgezet bij de gemeenten waarvoor ik werk.

Het beeld tot nu toe vertelt dat bij verschillende gemeenten er nog geen videotulen worden opgemaakt en bij gemeenten, die dat wel doen er gebruik wordt gemaakt van de NotuBiz, een cloud oplossing.

Ook met een contract van NotuBiz blijft de archivering van de bestanden een verantwoording van de gemeente zelf. In de contracten met Notubiz is een clausule opgenomen over faillissement.

 

Beste Rob,

Ook in de kop van Noord Holland speelt dit onderwerp (al gaat het hier ook om videotulen, maar ik denk dat er veel overlappen zijn. Op BREED is dit al een paar keer aan de orde geweest).  Eén van de bij het Regionaal Archief Alkmaar aangesloten gemeenten heeft aangegeven dat zij haar videoverslagen vervroegd wil overbrengen. Dit is voor ons aanleiding om een impact analyse te gaan maken: hoe is het met de kwaliteit van de videoverslagen, wat moeten we gaan doen om deze over te brengen, beheren en toegankelijk te maken? Wat worden hiervoor de kosten?

Eén en ander is allemaal in een erg vroeg stadium, op je praktische vragen heb ik dan ook geen antwoord. Wanneer er meer over te melden is, zal ik dat ook op Breed doen.

Ik heb vandaag toevallig via via opgevangen dat het Nationaal Archief in gesprek is met Beeld en Geluid voor de duurzame opslag van audie- en video-materiaal. Daarnaast zou er vanuit Archief2020 een project opgestart worden m.b.t. de ontsluiting van audio- en/of videonotulen via NotuBiz.

 

Ik weet niet wat hiervan waar is (of dat ik het misschien verkeerd begrepen heb), dus zijn er mensen op BREED die beter op de hoogte zijn?

Dat laatste klinkt interessant, aangezien wij dezelfde leverancier hebben...

Beste Rob, Marco, Anje en Yvonne,

Klopt dat Archief 2020 in 2015 inzet op duurzame toegankelijkheid van zgn. videotulen. Dit gebeurt in vervolg op een al in 2013 uitgebracht rapport van Vereniging van Griffiers (VvG); daarbij willen we ook inhaken op de pilots van het NA met NIBG en de Tweede Kamer: voor basisinfo zie http://www.archief2020.nl/nieuws/duurzaamheid-voor-audiovisueel-mat...

Stand van zaken is dat Archief 2020 momenteel in samenspraak met vertegenwoordigers van o.a. VNG en VvG een projectdefinitie opstelt. Wat we willen is een project waarin lokale pilots worden gecombineerd met de ontwikkeling van instrumenten (handreikingen). BZK en NIBG zijn ook aangehaakt. Waar wij nu naar op zoek zijn, zijn partners die lokale pilots willen uitvoeren en die willen helpen de vraagstelling (in de kern: waar moeten we voor zorgen om als overheid duurzame toegankelijkheid van videotulen goed voor elkaar te krijgen) zo scherp mogelijk te maken. Uiteindelijk willen we ook tot goede afspraken komen met de leveranciers, waaronder Notubiz, om optimaal gebruik te kunnen maken van de kansen die videotulen bieden om besluitvorming beter in beeld te krijgen, te volgen, te vinden, te reconstrueren en te vergelijken/onderzoeken. Ook in de toekomst. Wil je input leveren voor de projectdefinitie en/of aanmelden voor een pilot (vereist: deelname griffier + archivaris), stuur mij een mail: robbert.jan.hageman@nationaalarchief.nl. Het onderwerp raakt duurzaamheid, opslag(kosten), toegankelijkheid, openbaarheid en wat al niet meer. Dus kom met je casus, je vraag/behoefte en wat je zou kunnen bijdragen aan dit project! We mikken erop om met (ook jullie) vereende krachten eind januari een projectdefinitie klaar te hebben, inclusief een lijst van pilots. 

 

Dank voor de snelle en uitvoerige reactie, Robbert! Klinkt goed!

Een goed plan om dit als Archief2020 op te pakken. In Zeist hebben wij ook Notubiz. Daarnaast hebben we nog de formele papieren raadsvoorstellen en -besluiten en notulen. Afspraak is om ervoor te zorgen dat de audio notulen duurzaam opgeslagen kunnen worden. Daarna papieren afschaffen. Nu zijn de audio notulen een extra service richting burger. Daarnaast blijft de gemeente verantwoordelijk voor de eigen archivering. Deze ligt niet bij Notubiz. Staat expliciet in de overeenkomst met Notubiz.

I.h.k.v. wat Robbert Jan schrijft...

De tweede kamer heeft overigens ook wel een erg mooi systeem om de videotulen vast te leggen (VLOS: VerslagLegging Ondersteunend Systeem).

Misschien net buiten de scope van deze discussie en iets te uitgebreid voor gemeentes. Ik meen me echter wel te herinneren dat ze dit systeem willen gaan aanbieden aan gemeentes. Misschien iets om in de gaten te houden?

Ik heb voor eventueel geïnterresseerden een gescande powerpointpresentatie (lekker digitaal dus).

@Rob en @Jacko, wat is de motivatie om het schriftelijke verslag af te schaffen? Is dit als bezuiniging ingestoken? Als dit zo is, zouden gemeenten nog wel eens bedrogen uit kunnen komen. Het duurzaam toegankelijk houden van audio, maar vooral videoverslagen kan nog wel eens veel duurder gaan uitpakken ...

Of we ze nu wel of niet afschaffen, audio- en videoverslagen bevatten meer informatie dan schriftelijke verslagen: non-verbale informatie, intonatie, versprekingen, geen fouten door notuleren, etc. Bij discussie over verslagen worden de audio- en videoverslagen daardoor vaak leidend. Dit geeft aan dat dit type verslagen een zelfstandige archiefwaarde hebben. Dus ook al maak je daarnaast schriftelijke verslagen, die audio- en videoverslagen moet je als archiefbescheiden behandelen.
 
Anje van der Lek zei:

@Rob en @Jacko, wat is de motivatie om het schriftelijke verslag af te schaffen? Is dit als bezuiniging ingestoken? Als dit zo is, zouden gemeenten nog wel eens bedrogen uit kunnen komen. Het duurzaam toegankelijk houden van audio, maar vooral videoverslagen kan nog wel eens veel duurder gaan uitpakken ...

Dat zal ik zeker niet ontkennen ;-). Ik zeg alleen dat de bezuiniging wel eens tegen zou kunnen vallen. 

@Anje. Jouw opmerking heb ik niets aan toe te voegen. Ontwetendheid is vaak het uitgangspunt en op korte termijn scoren. Duurzaamheid kent men van energie en niet van archief. Is bij ons niet afgeschaft. Eerst zaken digitaal duurzaam regelen.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden