Meedenkers

Ik ben nu bezig met de 2e BVO i.o. daarbij kom ik wel een aan archiefparagraaf tegen maar, deze zijn vaak gekopieerd uit oude WGR regelingen (juristen zijn vaak niet op de hoogte van de veranderende archiefwereld). GR BVO's zijn mogelijk vanaf 1-1-2015 en hebben alleen een bestuur wat gevormd is uit collegeleden van de deelnemende gemeenten ( en dan ook nog zonder bevoegdheden) Naar mijn mening kunnen ze dus geen "verordening" uitvaardigen"

Het archiefart. spreekt wel over een archiefverordening. zie voorbeeld.

kunnen we gezamenlijk een passend art. formuleren?

bv een artikel informatiebeheer?

Het zou uiteindelijk misschien een bijlage kunnen zijn bij KIDO "bestuurlijke verantwoordelijkheid"

Artikel 23: Archief

1. Het bestuur is verplicht de onder hem berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

2. Overeenkomstig een door het bestuur vast te stellen verordening, die aan gedeputeerde staten van Overijssel wordt medegedeeld, draagt het bestuur zorg voor de archiefbescheiden van xxxx.

3. De kosten, verbonden aan de uitoefening van de in het tweede lid bedoelde zorg, komen ten laste van xxxx.

4. Voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid, en artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden wijst het bestuur een archiefbewaarplaats van een van de gemeenten aan.

5. Ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van het bestuur, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, is, onder de bevelen van het bestuur, met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 belast de archivaris. Met betrekking tot dit toezicht stelt het bestuur een verordening vast, die aan gedeputeerde staten van Overijssel wordt medegedeeld.

6. De archivaris wordt door het bestuur benoemd, geschorst en ontslagen.

7. In afwijking van het vorige lid kan het bestuur ook de archivaris van de gemeente, bedoeld in het vierde lid, aanwijzen als archivaris van xxxx.

Weergaven: 589

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

@Henk, helaas ontdekte ik vorig jaar ook al een dergelijke (niet juiste ) paragraaf bij een nieuwe bedrijfsvoeringsorganisatie, waar bijvoorbeeld de archiefruimte werd aangewezen in plaats van de archiefbewaarplaats en het raadsel is wie de archivaris is. Bij een bedrijfsvoeringsorganisatie is formeel geen nieuwe archiefverordening nodig, je zou wel kunnen denken aan een besluit informatiebeheer.

Bij een dergelijk samenwerkingsverband blijven alle colleges zorgdrager en de gemeenteraad stelt de verordening vast. Er is geen nieuwe gemeenteraad.

 

Idee om dit vraagstuk te posten op VNG fora, iets voor Daan Corver ?

 

 

1. Het bestuur is belast met de zorg voor de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie en haar bestuur overeenkomstig een door het bestuur met inachtneming van artikel 40 van de Archiefwet 1995 vast te stellen regeling (Archiefverordening), die aan gedeputeerde staten moet worden medegedeeld. 2. Voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid, en artikel 13, eerste lid van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie en haar bestuur is aangewezen de archiefbewaarplaats van Gilze en Rijen. 3. De algemeen directeur is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganistatie en haar bestuur voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 4. De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 5. De archivaris wordt door het bestuur benoemd, geschorst en ontslagen. 6. Bij opheffing van deze regeling wordt ten aanzien van de archiefbescheiden een voorziening getroffen conform artikel 4 lid 1 van de Archiefwet 1995. 7. Voor door de deelnemende gemeenten gemandateerde taken berust de zorg voor de desbetreffende archiefbescheiden bij deze gemeenten. 8. Met het toezicht op de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van de gemandateerde taken is belast de archivaris van de desbetreffende gemeenten.

 

@ Na een klein jaar discussie met collega's kwam ik voor een andere bvo met 11 gemeenten uit op

" reglement informatiebeheer" Het woord "besluit" bleek al een probleem.

In december heeft het betreffende bestuur een besluit genomen en het "reglement" vastgesteld. :-)

Dit is de volgende omschrijving zoals gevonden in een BVO regeling/statuut:

Uniformiteit?

Artikel 25 Archief

1. Ten aanzien van de zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden van de

bedrijfsvoeringsorganisatie, alsmede ten aanzien van het toezicht op het beheer zijn de

voorschriften van de gemeente XXXX van overeenkomstige toepassing.

2. De aan de uitvoering van het eerste lid verbonden kosten komen ten laste van de

bedrijfsvoeringsorganisatie.

3. Voor de bewaring van de op grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 over te brengen

archiefbescheiden is XXXX de archiefbewaarplaats.

4. Het bestuur is belast met de uitvoering van de zorg en het beheer als bedoeld in het eerste lid.

Aan de bedrijfsvoeringsorganisatie waar ik nu tijdelijk gedetacheerd ben, zijn zowel uitvoerende taken gemandateerd als gedelegeerd.

Er is door het bestuur in 2019 een reglement informatiebeheer (archiefverordening) vastgesteld.

De directieraad, bestaande uit de gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten heeft het Besluit Informatiebeheer vastgesteld. 

Dit draadje is al enkele jaren oud. Is er inmiddels recentere informatie beschikbaar over wie welke regelingen voor het informatie-/archiefbeheer dient vast te stellen?

Een BVO kan geen archiefverordening vaststellen alleen een beheerregeling informatiebeheer. Er is immers geen gemeenteraad of Algemeen Bestuur.

Voor de laatste modellen zie: https://vng.nl/brieven/actualisering-model-archiefverordening-2017-...

De laatste wijziging was nodig in verband met de Wnra, een archivaris wordt niet meer benoemd maar aangewezen.

Bij een dergelijk samenwerkingsverband blijven alle colleges zorgdrager en de gemeenteraad stelt de verordening vast.  Op de site van het NA staat in de toelichting op het begrip "Zorgdrager" het volgende:

Toelichting

In de Archiefwet 1995 staat wie op welk moment de zorgdrager is:

  • Departement: de minister
  • Gemeente: het college van burgemeester en wethouders
  • Provincie: het college van gedeputeerde staten
  • Overige overheidsorganen: het dagelijks bestuur (als dat er niet is: het bestuur)
  • Andere gevallen: de persoon met openbaar gezag bekleed.

Dus toch het bestuur van de bvo is zorgdrager?



Yvonne Welings zei:

@Henk, helaas ontdekte ik vorig jaar ook al een dergelijke (niet juiste ) paragraaf bij een nieuwe bedrijfsvoeringsorganisatie, waar bijvoorbeeld de archiefruimte werd aangewezen in plaats van de archiefbewaarplaats en het raadsel is wie de archivaris is. Bij een bedrijfsvoeringsorganisatie is formeel geen nieuwe archiefverordening nodig, je zou wel kunnen denken aan een besluit informatiebeheer.

Bij een dergelijk samenwerkingsverband blijven alle colleges zorgdrager en de gemeenteraad stelt de verordening vast. Er is geen nieuwe gemeenteraad.

 

Idee om dit vraagstuk te posten op VNG fora, iets voor Daan Corver ?

 

 

1. Het bestuur is belast met de zorg voor de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie en haar bestuur overeenkomstig een door het bestuur met inachtneming van artikel 40 van de Archiefwet 1995 vast te stellen regeling (Archiefverordening), die aan gedeputeerde staten moet worden medegedeeld. 2. Voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid, en artikel 13, eerste lid van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie en haar bestuur is aangewezen de archiefbewaarplaats van Gilze en Rijen. 3. De algemeen directeur is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganistatie en haar bestuur voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 4. De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 5. De archivaris wordt door het bestuur benoemd, geschorst en ontslagen. 6. Bij opheffing van deze regeling wordt ten aanzien van de archiefbescheiden een voorziening getroffen conform artikel 4 lid 1 van de Archiefwet 1995. 7. Voor door de deelnemende gemeenten gemandateerde taken berust de zorg voor de desbetreffende archiefbescheiden bij deze gemeenten. 8. Met het toezicht op de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van de gemandateerde taken is belast de archivaris van de desbetreffende gemeenten.

 

Die mening deel ik. Alleen ik zie dat onder de noemer "Regeling informatiebeheer ......" een regeling is vastgesteld die qua inhoud gelijk is aan de archiefverordening van de deelnemende gemeenten. Herstelwerk dus......

Yvonne Welings zei:

Een BVO kan geen archiefverordening vaststellen alleen een beheerregeling informatiebeheer. Er is immers geen gemeenteraad of Algemeen Bestuur.

Voor de laatste modellen zie: https://vng.nl/brieven/actualisering-model-archiefverordening-2017-...

De laatste wijziging was nodig in verband met de Wnra, een archivaris wordt niet meer benoemd maar aangewezen.

Nog niet zo lang geleden heb ik meegewerkt aan de totstandkoming van deze beheerregeling, misschien heb je er wat aan. Het is geen besluit omdat anders de Algemene wet bestuursrecht van toepassing moet zijn. bgr-2020-351.pdf

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden