Ik heb recent eens wat beter gekeken naar het nieuwe concept-Archiefbesluit en lees in de bijbehorende Nota van toelichting, I. Algemeen deel, 3. Selectiebesluiten, het kopje Bewaarcriteria en daaronder de 8e alinea het volgende:

Tot slot is de omgang met sterk verschillende waarden van documenten binnen categorieën een punt van aandacht. In de praktijk van de digitale informatiehuishouding vormt het beheer van concepten een grote uitdaging, met name door het grote volume aan concepten dat een overheidsorgaan onder zich heeft. Concepten vormen echter een brede categorie documenten. Het is sterk afhankelijk van de inhoud en de context waarin het concept tot stand is gekomen, welk belang aan het concept moet worden toegekend.(voetnoot 8) Daardoor is het niet mogelijk om generieke uitspraken te doen over welke (type) concepten hoelang bewaard moeten worden. Omdat kennis van de inhoud en de context waarin het concept tot stand is gekomen essentieel is, is het selectiebesluit het aangewezen instrument om hiervoor in concreto een afweging te maken. Om verantwoordelijk overheidsorganen te helpen bij het maken van onderscheid in concepten zal de regering voorafgaand aan de implementatie van deze wet een onderzoek laten uitvoeren door het Nationaal Archief. Het doel hiervan is om te kijken of er generiek én objectiveerbaar onderscheid gemaakt kan worden tussen verschillende categorieën concepten, los van de specifieke context waarin ze gemaakt of gebruikt zijn. Als op basis daarvan op hoofdlijnen het kaf van het koren gescheiden kan worden, kan dit helpen bij het opstellen van selectiebesluiten op dit vlak.

Ik herken de problematiek. Die is en wordt versterkt door automatismen in moderne archiefsystemen in het opslaan van nieuwe versies van documenten. Een gebruiker of groep gebruikers werkt enige tijd aan het opstellen van een document en elke pauze, elke onderbreking, elke kop koffie en elke klik voor 'opslaan voor de zekerheid' levert een nieuwe versie op. Met als resultaat niet zelden honderden versies van één document. Sommige concepten/versies kunnen van betekenis zijn. Die als archief bewaren is dan nuttig en nodig. Maar alles bewaren is niet nuttig en nodig. Dat kan er zelfs voor zorgen dat de paar versies die wel belangrijk zijn later, als ze nodig zijn, moeilijker worden gevonden.

In voetnoot 8 staat ook nog:

Concepten die met niemand gedeeld zijn kunnen niet als document worden aangemerkt en vallen derhalve niet onder de Archiefwet, zie toelichting bij de nota van wijziging Archiefwet20xx (Kamerstukken II 2020/21, 35968, nr. 8.)

En daar, dus in die Nota van wijziging van de nieuwe Archiefwet zelf, staat:

Pas als de aantekeningen of notities buiten het domein van de opsteller komen en bijvoorbeeld gedeeld worden met één of meerdere collega’s, iemand van een andere organisatie of met een burger, moeten zij als document worden aangemerkt.

Allemaal best logisch vind ik en vond ik.

Maar ik herinner me ook een periode waarin opschonen bijna een vies woord was. Wat eenmaal in het dossier zat moest daar blijven zolang het dossier als geheel niet werd vernietigd.

Betekent dit dat we het weer serieus gaan hebben over opschonen en hoe dat vorm te geven?