Vooral voor organisaties als het Kadaster, de Kamer van Koophandel, het Handelsregister en het Centraal Bureau voor de Statistiek zal het artikel van toepassing zijn. Zij beheren namelijk grote verzamelingen van gegevens, waarvan de gegevens vaak bij elkaar horen. Als van zulke instellingen een deel van de gegevens naar het Nationaal Archief zou moeten, levert dat problemen op voor de gehele gegevensverzameling.

Na 10 jaar

Hoe zit het eigenlijk met gegevens verzamelen, overbrengen en de regels hierover? Te bewaren archief van de rijksoverheid moet volgens de Archiefwet standaard worden overgebracht naar het Nationaal Archief. Nu wordt dit archief na 20 jaar overgedragen. Dat wordt straks na 10 jaar. Het Nationaal Archief zorgt er dan voor dat de archieven altijd en voor iedereen beschikbaar zijn. Sommige archieven zijn alleen beperkt openbaar, bijvoorbeeld om de privacy van personen te bewaren.

Problemen met bedrijfsproces

Soms kan een organisatie haar archieven niet naar het Nationaal Archief overbrengen. Bijvoorbeeld omdat een wet dit onmogelijk maakt. Of omdat anders een bedrijfsproces in de knel komt. Een voorbeeld is het kadastraal register. Het Kadaster registreert, beheert en levert gegevens over onder meer woningen, schepen, luchtvaartuigen en percelen. Het Kadaster kan niet aan zijn wettelijke taak voldoen, als een deel van het kadastraal register na 10 jaar naar het Nationaal Archief moet.

Een oplossing

Vincent Hoolt, projectleider Ontheffing van overbrengen bij het Nationaal Archief: ‘Al jaren spelen soortgelijke en andere problemen bij meerdere overheden. Een oplossing: de “Ontheffing van overbrengen”, een artikelvoorstel in de Archiefwet.’ Dit houdt in dat een overheidsorgaan - dat in de problemen raakt door wetgeving of bedrijfsprocessen - niet meer verplicht is delen van zijn archief over te brengen naar het Nationaal Archief.

Enkele eisen

Hoolt: ‘De Archiefwet stelt hierbij wel enkele eisen. Zo moet het overheidsorgaan open zijn en kunnen aantonen dat het overbrengen een bedrijfsproces tegenhoudt. Ook moet duidelijk zijn of gegevens wel of niet van elkaar zijn te scheiden. Dat bijvoorbeeld een archiefdeel mogelijk wel naar het Nationaal Archief is over te brengen. En: de overheidsinstelling moet die delen van haar archief vooral goed kunnen beheren, langdurig kunnen bewaren en aan iedereen beschikbaar stellen.’

Ontheffingsaanvraag

Overheden moeten trouwens zelf een ontheffing aanvragen bij het Nationaal Archief. De dienst toetst of de betrokken overheid in aanmerking komt voor een ontheffing. En of de organisatie de specifieke gegevens goed kan beheren. Ook wordt nagegaan of de overheidsdatabase waar het over gaat inderdaad niet omvalt als je er gegevens uit verwijdert; het deel van de gegevens dat naar het Nationaal Archief zou moeten.

Een advies

Uiteindelijk volgt een advies van het Nationaal Archief over wat goed gaat en wat om verbetering vraagt op het gebied van archiveren. Zodra de aanvraag is goedgekeurd, geeft de algemene rijksarchivaris Afelonne Doek de ontheffing namens de minister.

Proefproject Kadaster

Het Nationaal Archief deed van 2019 tot 2023 een proefproject “Ontheffing van overbrengen” met het Kadaster. Het doel was: toetsen of de ontheffing in de praktijk werkbaar en haalbaar is. Volgens Hoolt is het dan allereerst belangrijk te inventariseren om wat voor gegevens het gaat op papier en digitaal. En of die goed zijn te beheren en te bewaren. Daarnaast moet je onderzoeken wat de eventuele gevolgen zijn als je plotseling iets verandert in de database. En hoe je eventuele problemen dan kunt oplossen.

Het gesprek

In het proefproject met het Kadaster zijn praktische oplossingen besproken voor diverse knelpunten. Op basis van de gesprekken met het Kadaster is er nu meer zekerheid over goed beheer van gegevens door de dienst, als de dienst een ontheffing krijgt.

Vrees

Archiefinstellingen vrezen dat door de ontheffing sommige overheidsarchieven niet goed bewaard worden of minder beschikbaar worden voor het publiek. ‘Het Nationaal Archief staat ervoor in dat het wél goed komt met het goed beheren, bewaren en openstellen van archieven. Want wij stellen als dienst strenge eisen aan overheden. Het gaat uiteindelijk om het gesprek dat je met elkaar aangaat’, zegt Hoolt.

Tweede Kamer

De Archiefwet, waarin het conceptwetsvoorstel “Ontheffing van overbrengen” is opgenomen, moet nog door de Tweede Kamer worden vastgesteld.