Het beleid is ontwikkeld door CIO-Rijk in nauwe samenwerking met vele partijen, waaronder de ministeries, RDDI en stelselpartijen zoals het Nationaal Archief en RvIHH.

Deze beleidslijn met regels rond gebruik van berichtenapps en archivering van gesprekken is ontworpen voor iedere organisatie die binnen de Rijksoverheid chatapplicaties gebruikt voor zakelijke communicatie of betrokken is bij het bewaren van chatberichten. 

Rijksbrede technische voorziening

Parallel aan het beleidsproces is RvIHH gestart met de ontwikkeling van een rijksbrede technische voorziening waarmee zakelijke chatberichten van een beperkte groep functies structureel en geautomatiseerd worden veiliggesteld. Het gaat om functies waarvan berichten volgens de selectielijst van de organisatie 10 jaar of blijvend moeten worden bewaard – doorgaans functies vanaf schaal 16 en van bewindspersonen. 

Het CIO-beraad besluit waarschijnlijk medio 2026 over de invoering van de beleidslijn en de implementatie van de voorziening. 3 ministeries gaan alvast als koploper aan de slag. De andere volgen na het besluit van het CIO-beraad. Zonder de voorziening is de beleidslijn niet uitvoerbaar. 

Zakelijke en privé-chatberichten scheiden

Een belangrijke voorwaarde voor succesvolle uitvoering is dat ambtenaren en bewindspersonen zakelijke en privé-chatberichten goed van elkaar scheiden. Daarom worden de Gedragsregeling voor digitale werkomgeving en het Handboek bewindspersonen aangepast. Voor ingebruikname van de rijksbrede voorziening komt ook opleidingsmateriaal beschikbaar over de nieuwe functionaliteit en het gewenste chatgedrag. RDDI zal de rijksoverheidsorganisaties begeleiden bij deze implementatie.

Rijksoverheidsorganisaties monitoren de werking van de beleidslijn. 3 jaar na inwerkingtreding voert het ministerie van BZK een brede evaluatie uit.