Van maart 2015 tot januari 2016 hebben de provincie Noord-Holland en het Noord-Hollands Archief een pilot uitgevoerd met betrekking tot het e-Depot.

Onderzoeksvragen

In het Plan van Aanpak zijn voor deze pilot drie doelen benoemd:

1. Het testen van het overdrachtsprotocol: het Noord-Hollands Archief heeft in een eerdere pilot

een protocol ontwikkeld voor overdracht van digitaal archief. Dit protocol wordt in deze pilot voor het eerst gebruikt; de pilot is een testcase.

2. Het ontwikkelen van de technische verbinding: in de pilot wordt gekeken naar de technische mogelijkheden om de digitale informatie te transporteren vanuit het Document Management

Systeem DMS van provincie Noord-Holland naar het e-Depot van het Noord-Hollands Archief.

3. Het onderzoeken van de manier van raadplegen: tot slot wordt in de pilot onderzocht welke

wijze van ontsluiting van het e-Depot past bij de raadpleegbehoefte van zowel de ambtenaar als

de burger.

Opzet van de pilot

Voor de pilot is een casus in het DMS van de provincie Noord-Holland geselecteerd. De belangrijkste criteria voor de selectie waren dat het een archiefwaardig blijvend te bewaren onderwerp moest zijn, en dat de informatie verdeeld is over meerdere zaken. Uiteindelijk is gekozen voor het project

SolaRoad.

Voor overbrenging van het DMS naar het e-Depot is het overdrachtsprotocol gevolgd, waarin onder meer is voorgeschreven dat te exporteren zaken aangeleverd moeten worden conform het TMLO.

Samen met de leverancier en het Noord-Hollands Archief zijn de verplichte metadata van het

metadataschema TMLO gemapt op de metadata die aanwezig zijn in het DMS. Te importeren zaken in het e-Depot moeten in XML-formaat worden aangeleverd. Om het TMLO te vertalen naar XMLformaat is het door het Nationaal Archief ontwikkelde ToPX model gebruikt.

Voor het transporteren van de export naar het e-Depot is gekozen voor het File Transfer Protocol

(FTP). Dit is een veilige en eenvoudige manier van het transporteren van data. De export is

geplaatst in het voorportaal van het e-Depot. Dit is een werkomgeving van het Noord-Hollands

Archief waar de export op integriteit en kwaliteit getest wordt en waar de daadwerkelijke ingest

(opname) plaatsvindt. Het daadwerkelijke e-Depot bevindt zich bij het Nationaal Archief. Het

Noord-Hollands Archief neemt deze dienst van het Nationaal Archief af. De leverancier heeft drie

maal een export aangeleverd die is ge-ingest.

Tot slot is een match gemaakt tussen de wijze waarop ambtenaren en burgers de overgebrachte

informatie beschikbaar gesteld willen krijgen en de wijze waarop deze informatie technisch wordt

ontsloten. Voor de raadpleegbehoefte van de ambtenaar en de burger zijn vier scenario’s beschreven

met de voor- en nadelen:

• “zoals papier”

• toegang via MAIS-Flexis (het Collectie Beheer Systeem van het Noord-Hollands Archief)

• metadata in DMS van archiefvormer zonder link naar e-Depot (alleen de metadata)

• metadata in DMS van archiefvormer met link naar e-Depot (voor inzage)

digibroch_e-depot_eindrapportage_ia.pdf