BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

We willen geen papier maar kroketten!

Gemeenten zijn merkbaar zuiniger geworden; goedkopere schoonmaak, minder aanbod in het bedrijfsrestaurant en minder bureaus. Dit is te lezen in een artikel in Binnenlands Bestuur van 12 oktober 2012. Daarentegen is gebleken dat documentenmanagement een noodlijdende kostenpost blijft die per werkplek in een jaar gemiddeld 250 euro is gestegen. De oorzaak van deze negatieve ontwikkeling is de hybride situatie –zowel analoog als digitaal werken en het digitale werken niet ‘leidend’ maken-die bij veel gemeenten is ontstaan in de fase van analoog naar digitaal werken. Kort door de bocht: het hybride werk houdt bijvoorbeeld in dat een ambtenaar een afspraak heeft met een aannemer om de plannen voor onderhoud aan wegen te bespreken. Deze plannen zijn digitaal beschikbaar, maar je ziet de ambtenaar vaak toch nog met een baal papier over een werkterrein lopen. Kortom, tegenwoordig zijn er twee versies van een document in omloop. Deze situatie is in meerdere opzichten onwenselijk; niet alleen kost het papier, er is ook geen overzicht meer.

De situatie op zich is al opmerkelijk; de kroketten van het bedrijfsrestaurant worden vervangen door tussen de middag thuis boterhammen eten, met als gevolg dat veel bedrijfsrestaurants worden gesloten. Maar de keuze om documentmanagement te gaan digitaliseren, heeft nog niet geleid tot het afschaffen van de printer. Sterker nog, de kosten zijn gestegen en er zijn van een document tegenwoordig vaak nog twee versies: analoog én digitaal.

Gemeenten worden gedwongen tot bezuinigingen, maar verliezen daarbij uit het oog dat

het digitaal leidend maken in organisaties juist nu van groot belang is. Substitutie -verzekerd digitaal werken genoemd – is het vervangen van analoge originele documenten door digitale documenten waarna de analoge documenten worden vernietigd. Dit leidt onder andere tot het doorvoeren van efficiency en effectiviteitsverbeteringen. En wellicht dat we dan op termijn ook weer gewoon kroketten kunnen eten onder werktijd…

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

< Vorige bijdrage

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Yvonne Welings op 16 Oktober 2012 op 21.28: @Max, grappig, gelijke inspriratiebron, maar andere uitwerking... (link)

Reactie van Max Beekhuis op 16 Oktober 2012 op 16.54: Hoi Henk, als er echt een stijging is van € 250,00 voor documentmanagement en er gemiddeld in iedere gemeente 200 medewerkers werken, dus met een bezettingsgraag van 50% op kantooruimte leidt dit tot een jaarlijkse besparing van 100 x € 250,00 = € 25.000,= plus de kosten die er al waren (gaat over stijging in afgelopen jaar!). Hybride werken kan stoppen, Doxis heeft een gestandaardiseerd traject waarin wij Verzekerd Digitaal Werken toetsen, inrichten en certificeren. voor nog geen € 25.000,00 dus één keer investeren = jarenlang cashen voor gemeenten en dat in deze tijden!

Reactie van Henk Sligman op 16 Oktober 2012 op 16.05: Max, de kroketten moeten terug, dus is de vraag waar halen we het budget van weg. Printers/copieerapp en papier is een mogelijkheid. Maar stel nou eens dat we een persoonlijk budget beschikbaar stellen per persoon voor de "BYOD" uit dat persoonlijk budget mag je dus je eigen device opzetten. Als je dus op papier met pen en ordner, dossiermap en kast wilt werken mag dat, maar wel met je eigen persoonlijke budget.

De begrotingspost "persoonlijk budget boyd" voeden we met de huidige budgetten voor alle "kantoorartikelen" volgens mij gaan we dan (financiele) ruimte creeren om ook echt digitaal aan het werk te gaan. Want wie spendeert dan nog "persoonlijk" geld aan z'n "papieren BYOD"

Prov NB is daar volgens mij al voorzichtig mee begonnen door voor digitale kant middelen ter beschikking te stellen.

Wellicht dat er nog wat geld over blijft om te "digitaliseren" de druk vanuit de medewerker zal wel toenemen anders kost het hun geld.