BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Stand van zaken KPI en waarstaatjegemeente.nl

Wijziging van procedure van uploaden/aanleveren KPI gegevens.

Bij aanvang van het openstellen van de archief KPI op waarstaatjegemeenten.nl (wsjg.nl) kon men na het aanvragen van een inlogcode het KPI excelbestand direct uploaden en verzorgde KING voor conversie en plaatsing op wsjg.nl. De conversie naar wsjg.nl verliep soms om verschillende redenen moeizaam en tijdrovend. Tevens bleek ook dat het protocol van de aanlevering van de gegevens vaak onvoldoende formeel was geborgd.

Het huidig protocol is als volgt.

Aanvragen van inlogcode op de website van wsjg.nl;
na ontvangst code inloggen, archieftoezicht selecteren en de KPI gegevens invullen. Deze gegevens kunnen worden overgenomen uit de het KPI excelbestand, en moeten worden ingevuld door een vakspecialist, bijvoorbeeld hoofd DIV of daarvoor aangewezen vakspecialist en na controle site afsluiten;
na afsluiting site genereert KING op basis van de ingevulde gegevens automatisch een generiek rapport. Dit rapport is na die na + 2-3 dagen zichtbaar voor betreffende gemeente binnen hun eigen inlogomgeving.
alle gegevens zijn nu gereed voor controle en definitieve accordering door de interne toezichtcoördinator;
na controle en akkoord kan toezichtcoördinator met de daarvoor bestemde akkoordbutton de formele goedkeuring geven;
deze formele accordering is voor KING het signaal om de gegevens op waarstaatjegemeente.nl te plaatsen.

Doorontwikkeling KPI en wsjg.nl

De KPI excelversie zoals die vanaf januari 2014 van de VNG site is te downloaden bevat nog onvolkomenheden die worden gemuteerd. Deze verbeterde versie kan vanaf januari 2015 worden gedownload. Om versieverwarring is er voor gekozen om niet telkens tussentijdse versies te vervangen. Daarnaast heeft Het landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (Lopai) aangegeven dat de huidige KPI indicatoren zoals deze op wsjg.nl worden weergegeven niet toereikend voor de verticale toezichthouder (provincie).

Inmiddels zijn de VNG, KING en LOPAI in overleg om te kijken op welke manier de indicatoren voor dit doel kunnen worden verbeterd.

Beoogde situatie vanaf januari 2015

De zoekstructuur van wsjg.nl zal worden verbeterd zodat het navigeren naar de afzonderlijke toezichtdomeinen waaronder de Archiefwet wordt vereenvoudigd.
Afhankelijk van de resultaten van het overleg tussen VNG, KING en Lopai zullen de KPI indicatoren voor wsjg.nl wellicht enige aanvullingen of andere wijzigingen ondergaan.
Het huidige te downloaden KPI excelbestand zal worden vervangen door een geactualiseerde versie. Deze versie zal worden voorzien van een sheet die de resultaten 1:1 weergeeft zodat deze eenvoudig en snel zijn in te voeren op wsjg.nl, ongeacht in welke vorm deze worden opgevraagd (huidige of app).

Zie voor de huidige presentatie op wsjg.nl de volgende links:

- Selecteer een gemeente en vervolgens het toezichtdomein voor de rapportageweergave.

- Selecteer: Instrumenten -> Toezichtinformatie -> Dienstverlening -> Archiefwet voor de benchmarkweergave.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Marius Jansen op 23 Oktober 2014 op 11.18: Het huidige excelbestand kan gewoon worden gebruikt en levert bij correcte invulling ook de juiste eindresultaten om de gegevens te genereren zoals die nu op wsjg.nl worden gevraagd. Dit zijn slechts enkele indicatoren van het totaal. De onvolkomenheden die er nu nog inzitten hebben geen invloed op onjuiste resultaten van de totale KPI eindresultaten (meer dan wat op wsjg.nl wordt gevraagd).

Los van het feit of je als gemeenten aan wsjg.nl deelneemt blijft het excelbestand een op zichzelf staand invulhulpmiddel met een eigen toegevoegde waarde die cijfermatige en grafische eindresultaten genereert, ook wanneer je er (nog) niet voor kiest om aan wsjg.nl mee te doen. Als extra service bevat het huidige bestand een "verborgen" sheet die tot voor kort door wsjg.nl werd gebruikt voor hun conversie. Daar is men nu om genoemde redenen van afgestapt en kunnen de gegevens nu handmatig uit het excelbestand worden overgenomen. De huidige sheet beschikt al over een afzonderlijke sheet "grafiek WSJG" die de einsresultaten biedt die zo kunnen worden overgenomen en ingevuld op wsjg.nl. In de praktijk blijkt dit een klus van pakweg 15 minuten. Deze sheet zal worden aangepast, gebruiksvriendelijk worden vereenvoudigd om vanaf januari 2015 beter aan te sluiten op de definitieve indicatoren van waarstaatjegemeente.nl.

Wanneer gemeenten overwegen om nu nog een KPI uit te voeren kunnen rustig alle gegevens verzamelen die voor het huidige KPI bestand ook al nodig zijn. Dat zal vanaf januari niet veranderen. Men zou alleen even kunnen wachten met definitief invullen tot de nieuwe versie van januari is te downloaden om te profiteren van de verbeterde sheet en andere verbeteringen.

Reactie van Mark Hoogland op 23 Oktober 2014 op 11.12: @Marius: Welke gemeenten hebben überhaupt hun gegevens geupload? Ik kan niet eenvoudig achterhalen wie het heeft ingevuld. Per gemeente gokken heeft niet veel zin, want velen hebben het niet ingevuld.

De benchmarkweergave zie ik niet. Als ik klik op instrumenen->toezichtinformatie kom ik niet op iets van 'Dienstverlening': http://www.waarstaatjegemeente.nl/instrumenten/toezichtinformatie

Reactie van Yvonne Welings op 23 Oktober 2014 op 10.10: op dit moment heerst veel onduidelijkheid over het excellbestand. is het een juiste constatering om op dit moment het bestand niet te gebruiken tot de duidelijkheid er wel is, wsl. In januari 2015 ?