BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Presentatie e-depot provincie Zeeland 19 mei 2016

De provincie Zeeland heeft samen met het Zeeuws Archief een pilot uitgevoerd om ervaring op te doen met het invoeren en offline terugvinden van informatie in een e-Depot. Donderdag 19 mei 2016 werden de resultaten van deze pilot gepresenteerd in de Filmzaal van de provincie Zeeland.

“Met deze pilot is digitaal archiveren op de agenda gezet binnen de provincie”, aldus Jasper van Bochove, hoofd I&A van de provincie Zeeland. “Met de pilot wordt het ‘pakbaar’ wat er moet gebeuren en dat we NU moeten handelen om digitale overheidsinformatie toegankelijk te houden.” Hij gaf aan zeker een vervolg te gaan geven aan deze pilot.

Uitvoering pilot

In een periode van ruim zes maanden hebben de provincie Zeeland en het Zeeuws Archief een pilot uitgevoerd waarbij documenten en tekeningen van een infrastructureel project in het e-Depot zijn opgenomen. Dit project maakt deel uit van het bredere Programma e-Depot.
De pilot is financieel ondersteund door het landelijke stimulering... Archief2020 .

Presentatie eindrapport

Op donderdag 19 mei 2016 is het eindrapport van de pilot aangeboden aan de directies van de provincie Zeeland en het Zeeuws Archief. De beide projectleiders, Hans Quist (Provincie Zeeland) en Leo Hollestelle (Zeeuws Archief), presenteerden hun ervaringen aan ongeveer 50 geïnteresseerde collega’s van instellingen binnen en buiten Zeeland.

Belangrijkste leer- en ervaringspunten

Inhoudelijk: waar zitten de hobbels in de applicaties Corsa en AutoCAD. Er is in de pilot een basis gelegd voor een structurele oplossing daarvan. Deze zal met de leveranciers worden besproken.
Ervaring met metadata standaarden als TMLO en ToPX2. Het gaat dan vooral om het ‘mappen’ van de beschikbare metadata in de dossiers met wat nodig is om de informatie op te nemen in het e-Depot.
De provincies hebben mede op basis van deze pilot besloten gezamenlijk een toepassingsprofiel te maken voor hun organisaties.
????
Relationeel: ervaring en kennis over de werking van een e-Depot en de inkijk in elkaars organisatie en werkwijze.
Inzicht in inzet en kosten. Er is een rekenmodel opgesteld waarmee de inzet en kosten van deze pilot inzichtelijk zijn gemaakt. Hiermee is tevens het rekenmodel van de Archieven van het Noorden gevalideerd.

In Zeeland doen we het samen

Hannie Kool-Blokland, directeur van het Zeeuws Archief, schetste de context van de pilot onder het motto ‘In Zeeland doen we het samen’. Het programma e-Depot Zeeuwse overheden is voortgekomen uit het rapport Toekomstbestendig Informatiebeheer (2014).

Zeeuwse ambtenaren van vrijwel alle overheden zijn samen aan de slag gegaan en dat heeft al veel opgeleverd: kennis over het e-Depot en alles wat daarbij komt kijken en ook een aantal concrete producten zoals een e-Depot monitor en de Handreiking digitaal archiveren.

Hannie Kool-Blokland riep andere overheden op ook een pilot met het Zeeuws Archief te overwegen vanwege het leereffect. Het levert kennis op van het proces van een e-Depot en vooral ook inzicht in de staat van de informatiehuishouding in de eigen organisatie.

Vragen

De beide projectleiders zijn beschikbaar om hun ervaringen toe te lichten. Neem gerust contact op met Hans Quist en Leo Hollestelle via edepot@zeeuwsarchief.nl.

Rapport en deelproducten

undefined

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk