Een nieuw onderzoek van het Europese onderzoeksproject #Missingmails, waar ook Follow the Money uit Nederland aan deelneemt, werpt licht op problemen rondom het verwijderen van e-mails in Europese instellingen. Het benadrukt de noodzaak van transparantie, bescherming van belangrijke documenten en betere archivering binnen de Europese context. Het artikel van EUobserver met de titel "Europe's Missing Mails" onthult dat belangrijke documenten om verschillende redenen moeilijk toegankelijk zijn. De hervormingen die Nederland momenteel doorvoert met betrekking tot de omgang met tekst berichten biedt wel een verbetering. 

e Europese Commissie heeft in 2015 beleid ingevoerd waarbij e-mails die niet geregistreerd zijn, automatisch na zes maanden worden verwijderd. Dit beperkt de toegang tot documenten voor burgers en kan het vermoeilijken voor onderzoekscommissies, archivarissen en historici om de geschiedenis te reconstrueren. 

Hervormingen in Nederland en Denemarken

Naar aanleiding van een schandaal genaamd 'Nokiagate', waarbij premier Mark Rutte veel sms-berichten had verwijderd, zijn in Nederland hervormingen doorgevoerd op het gebied van archivering. Zo is besloten dat regeringsleden hun berichten niet langer mogen verwijderen. De mailaccounts van vertrekkende ministers zullen veilig worden opgeslagen en overgedragen aan het Nationaal Archief. Denemarken heeft sinds 2021 vergelijkbare richtlijnen ingevoerd, ook hier mogen bewindspersonen geen berichten meer verwijderen en wordt er regelmatig gearchiveerd. 

Het onderzoek over andere Europese landen

Het onderzoek onthult dat Duitse ministeries regelmatig complete e-mailaccounts verwijderen wanneer medewerkers vertrekken, zelfs die van belangrijke functionarissen zoals voormalig bondskanselier Angela Merkel. Hierdoor gaan mogelijk belangrijke e-mails en sms-berichten verloren, en wordt het moeilijk om documenten te raadplegen.
Vergelijkbare problemen komen ook voor in andere landen. In Frankrijk worden regelmatig overheidsmailaccounts verwijderd, waardoor toegang tot belangrijke e-mails bemoeilijkt wordt. 
 

Opgave RDDI

Dit onderzoek benadrukt nogmaals de noodzaak van goede e-mailarchivering om de toegang tot belangrijke correspondentie en documenten te waarborgen. RDDI is de organisatie binnen de Rijksoverheid die een generieke oplossing ontwikkelt voor e-mailarchivering. De opdracht die ons voorligt is groot en belangrijk. Het implementatieteam vanuit RDDI werkt samen met alle vertegenwoordigers van de kerndepartementen hard aan om eind 2023 te voldoen aan alle eisen van e-mailarchivering. Een goed overzicht hoe het met het project e-mailarchivering gaat lees je op de pagina E-mailarchivering.