Bron: Groen licht voor beleid e-mailarchivering | Nationaal Archief

17 maart 2025

Binnen de rijksoverheid is e-mailarchivering een onderwerp dat al geruime tijd speelt. De privacy-adviseurs Rijk (PAR) hebben de risico’s van beleid rondom e-mailarchivering weten terug te dringen tot een voor hen acceptabel niveau. Het beleid is tot stand gekomen door intensieve samenwerking tussen o.a. het Nationaal Archief, CIO-Rijk en Programma Open Overheid. 

Belangrijke stap voorwaarts

Voor Floris Janssens-Andrejew, adviseur bij het Nationaal Archief, is dit een belangrijke stap: ‘Voortgang in het implementeren van e-mailarchivering, betekent ook voortgang in het niveau van informatiebeheer van de overheid en de verantwoording van overheidshandelen aan burger en onderzoeker.’

Ook Jochem Feekes, projectleider bij Rijkprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) dat het proces begeleidt, is blij met de voortgang: ‘Ik ben enorm dankbaar dat de betrokkenen binnen dit lange traject zich zijn blijven inzetten om tot elkaar te komen. Het PAR-advies markeert deze samenwerking, daar ben ik echt trots op.’

Niet eenvoudig

Het ontwikkelen van gedragen beleid rondom het opslaan en archiveren van e-mailverkeer blijkt al jaren lastig. Belangen en wetgeving lopen op dit gebied uiteen. Enerzijds is er de wens tot transparante besluitvorming, verantwoording en openbaarheid. Dit komt tot uiting in onder andere de Archiefwet en de Wet Open Overheid. Anderzijds is er de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) om de privacy te bewaken van zender, ontvanger en degenen die onderwerp zijn in de e-mails.

Hoe nu verder  

Het beleid kan nu voor akkoord voorgelegd worden aan de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR) en de Groepsondernemingsraad Rijk (GOR), de overkoepelende ondernemingsraad van de rijksoverheid. Na vaststelling kan het vervolgens binnen alle overheidsorganisaties worden geïmplementeerd.

Handreiking E-mail archiveren

Het Nationaal Archief heeft een handreiking E-mail archiveren ontwikkeld. Deze gaat in op de specifieke kenmerken en aandachtspunten die relevant zijn voor het archiveren van e-mail. Verder komt een aantal archiveringsmethodes aan bod met daarbij steeds de voor- en nadelen voor duurzame toegankelijkheid van informatie. Meer informatie hierover? Stuur een e-mail naar ons klantcontactcentrum of bezoek de pagina Expertisecentrum op onze website. 
 

Dit nieuwsbericht is gebaseerd op een artikel van RDDI.