NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Een van de NUP-bouwstenen is de Berichtenbox, een digitale brievenbus voor burgers waarop zij post kunnen ontvangen van aangesloten overheidsorganisaties. Vanaf 1 januari 2015 moeten gemeenten, de grootste groep overheidsorganisaties, aangesloten zijn. Dat is afgesproken in het i-NUP, bijlage 4. We hebben nog slechts 2 maanden te gaan en de voortgang is zorgwekkend.
Wie is er al aangesloten?
Om te beginnen laat deze landkaart van Operatie NUP bijvoorbeeld nog erg veel grijs zien; gemeenten die nog niet of nauwelijks op weg zijn. Helaas lezen we, als we wat verder scrollen, dat de gegevens al een jaar oud zijn. In een jaar kan veel gebeurd zijn. Bovendien vermoed ik dat er ook al wat actuelere gegevens in de kaart staan, want anders hebben Eindhoven en Meppel het afgelopen jaar wel hele zware, laatste loodjes afgelegd.
Laten we daarom ook eens direct bij MijnOverheid gaan kijken. Daar treffen we - helaas - ook een kort lijstje aan van aangesloten overheidsorganisaties. Uiteraard zien we de grote klappers er bij staan: de Belastingdienst, de SVB en het UWV. Van de ruim 400 gemeenten zie ik er slechts 12 vermeld staan (plus nog een aantal samenwerkingsverbanden).
Maar ook bij deze aangesloten gemeenten is iets opmerkelijks aan de hand! Als ik met DigiD inlog en naar de Berichtenbox ga, dan staat hier een linkje "Bekijk van welke organisaties u berichten kunt ontvangen". Ik tref hier hetzelfde lijstje met aangesloten organisaties aan, maar hier kan ik verder klikken op een linkje "Meer info". Bij iedere gemeente (en op één na bij alle samenwerkingsverbanden) tref ik deze standaard-tekst aan:
"[Organisatie] werkt aan de aansluiting op MijnOverheid. U ontvangt op dit moment nog geen berichten van [Organisatie] in de Berichtenbox. U kunt [Organisatie] wel aanvinken, deze keuze wordt dan opgeslagen in uw profiel. Zodra het mogelijk is ontvangt u dan berichten van [Organisatie] automatisch in de berichtenbox."
Focus op techniek
Wat is er aan de hand? In het i-NUP is, zoals gezegd, afgesproken dat gemeenten op 1 januari 2015 aangesloten moeten zijn. In de praktijk blijkt het om een technische aansluiting te gaan en niet om een functionele aansluiting. Gemeenten moeten in staat zijn om berichten naar de Berichtenbox te sturen, maar ze hoeven hier geen gebruik van te maken. Het is als een weg aanleggen, maar nog geen auto's en chauffeurs hebben om er overheen te rijden.
Deze focus op techniek zien we ook terug op de website van Operatie NUP over de Berichtenbox, onder het tabblad "Aan de slag". Verdeeld over een viertal fasen worden de activiteiten beschreven die uitgevoerd moeten worden om een aansluiting te realiseren. In de eerste fase wordt nog wel even gerept over de te maken keuzes in het gebruik ("Keuze poststroom"), maar verder is het techniek wat de klok slaat. Er wordt met geen woord gerept over de implementatie van het nieuwe, digitale kanaal in de dienstverlenende processen van de gemeente.
Bouw je eigen succes
De meeste gemeenten zijn niet aan het digitaliseren, omdat dat moet, maar juist omdat zij oprecht ambitieus zijn en de meerwaarde inzien. Met de Berichtenbox kan de gemeente stappen zetten in de digitalisering van de correspondentie met de burger. De burger kan op één plek op een beveiligde manier post ontvangen van de Belastingdienst, het UWV, de VSB, de RDW én de gemeente. Hij of zij kan de brief daar ook bewaren en later nog een keer raadplegen. Een gemeente die in deze oplossing gelooft en écht werk wil maken van de Berichtenbox doet er dan verstandig aan om niet blind de Handleiding Aansluiten Berichtenbox te volgen, maar deze te verrijken met een plan om ook het gebruik te regelen.
Helaas zijn er dus nog geen gemeenten die de Berichtenbox al gebruiken. Er kan dus nog weinig van elkaar geleerd worden. In "mijn" organisatie wordt er ook al enige tijd hard gewerkt aan een technische aansluiting, maar begint het gesprek over het gebruik inmiddels ook op gang te komen. Ik kan alvast de volgende vraagstukken met jullie delen. Misschien hebben jullie er al iets aan. Overigens vond ik deze vragen tijdens het schrijven van deze blog ook deels terug in de Impactanalyse van Logius.
Dit zijn behoorlijk pittige vragen. Mijn laatste advies is dan ook: denk groot, maar begin klein. Wat is de eerste stap die je al kunt nemen en die bovendien al direct iets oplevert?
Opmerking
Aansluitend bij punt 1: Veel gemeenten maken gebruik van papier met voorgedrukte logo's e.d. Die wil je in je document wat je in de berichtenbox plaatst ook graag hebben, maar de 'uitval' van deze documenten (van personen die geen berichtenbox hebben of niet via de berichtenbox documenten willen ontvangen) moet worden uitgeprint en als je dan in je digitale document de huisstijl hebt opgenomen zul je dat op blanco papier moeten afdrukken.
Ik heb een keer begrepen dat een document in de berichtenbox maximaal 250kb mag zijn (of is dat al bijgesteld?). Dat is best een uitdaging voor sommige uitgaande documenten...
Wat je nog niet noemt is dat je idealiter 1 voorziening / applicatie hebt waarvanuit de documenten op de berichtenbox worden geplaatst (dan kun je ook gemakkelijker 1 proces inregelen waarin ook de uitval van op papier te verzenden docmenten wordt geborgd). Daarbij kun je denken aan je zaaksysteem. Maar juist een winstpakker als bulkbrieven komen meestal helemaal niet vanuit het zaaksysteem ,maar vanuit een belasting of burgerzakenapplicatie.
Een aantal zaken die je noemt (punt 1 en 3) vallen denk ik procedureel goed op te lossen of leveren naar mijn idee geen groot probleem op bij kwalitatief goed gebruik van de beschikbare systemen.
Yvonne, veel meer dan dat in deze blog staat kan ik ook niet vertellen. De technische koppeling vind ik niet zo heel spannend, maar juist het functionele aspect - o.a. de inbedding van de oplossing in de bestaande poststromen - is een vraag waar wij in Den Bosch ook nog geen (bevredigend) antwoord op hebben. Op dit moment staat de projectorganisatie nog in de steigers, dus ik kan je ook nog geen toezeggingen doen.
Verder staat in je link van Exxellence alleen dat ze een Digikoppeling-oplossing hebben en dus aan kunnen sluiten op de Berichtenbox. Ze kunnen dus de weg bouwen, maar je moet nog altijd zelf de auto's en chauffeurs regelen. Zij zijn daarin zeker niet de enige ICT-leverancier.
Als ik bovendien het lijstje van MijnOverheid naast de gegevens van Zaaksystemen in Beeld leg, dan krijg ik een veelheid aan zaaksystemen en DMS'en voor mijn neus waar geen rode lijn in te ontdekken valt (rekening houdend met de marktaandelen).
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!
Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie