Een van de NUP-bouwstenen is de Berichtenbox, een digitale brievenbus voor burgers waarop zij post kunnen ontvangen van aangesloten overheidsorganisaties. Vanaf 1 januari 2015 moeten gemeenten, de grootste groep overheidsorganisaties, aangesloten zijn. Dat is afgesproken in het i-NUP, bijlage 4. We hebben nog slechts 2 maanden te gaan en de voortgang is zorgwekkend.

Wie is er al aangesloten?

Om te beginnen laat deze landkaart van Operatie NUP bijvoorbeeld nog erg veel grijs zien; gemeenten die nog niet of nauwelijks op weg zijn. Helaas lezen we, als we wat verder scrollen, dat de gegevens al een jaar oud zijn. In een jaar kan veel gebeurd zijn. Bovendien vermoed ik dat er ook al wat actuelere gegevens in de kaart staan, want anders hebben Eindhoven en Meppel het afgelopen jaar wel hele zware, laatste loodjes afgelegd.

Laten we daarom ook eens direct bij MijnOverheid gaan kijken. Daar treffen we - helaas - ook een kort lijstje aan van aangesloten overheidsorganisaties. Uiteraard zien we de grote klappers er bij staan: de Belastingdienst, de SVB en het UWV. Van de ruim 400 gemeenten zie ik er slechts 12 vermeld staan (plus nog een aantal samenwerkingsverbanden).

Maar ook bij deze aangesloten gemeenten is iets opmerkelijks aan de hand! Als ik met DigiD inlog en naar de Berichtenbox ga, dan staat hier een linkje "Bekijk van welke organisaties u berichten kunt ontvangen". Ik tref hier hetzelfde lijstje met aangesloten organisaties aan, maar hier kan ik verder klikken op een linkje "Meer info". Bij iedere gemeente (en op één na bij alle samenwerkingsverbanden) tref ik deze standaard-tekst aan:

"[Organisatie]  werkt aan de aansluiting op MijnOverheid. U ontvangt op dit moment nog geen berichten van [Organisatie] in de Berichtenbox. U kunt [Organisatie] wel aanvinken, deze keuze wordt dan opgeslagen in uw profiel. Zodra het mogelijk is ontvangt u dan berichten van [Organisatie] automatisch in de berichtenbox."

Focus op techniek

Wat is er aan de hand? In het i-NUP is, zoals gezegd, afgesproken dat gemeenten op 1 januari 2015 aangesloten moeten zijn. In de praktijk blijkt het om een technische aansluiting te gaan en niet om een functionele aansluiting. Gemeenten moeten in staat zijn om berichten naar de Berichtenbox te sturen, maar ze hoeven hier geen gebruik van te maken. Het is als een weg aanleggen, maar nog geen auto's en chauffeurs hebben om er overheen te rijden.

Deze focus op techniek zien we ook terug op de website van Operatie NUP over de Berichtenbox, onder het tabblad "Aan de slag". Verdeeld over een viertal fasen worden de activiteiten beschreven die uitgevoerd moeten worden om een aansluiting te realiseren. In de eerste fase wordt nog wel even gerept over de te maken keuzes in het gebruik ("Keuze poststroom"), maar verder is het techniek wat de klok slaat. Er wordt met geen woord gerept over de implementatie van het nieuwe, digitale kanaal in de dienstverlenende processen van de gemeente.

Bouw je eigen succes

De meeste gemeenten zijn niet aan het digitaliseren, omdat dat moet, maar juist omdat zij oprecht ambitieus zijn en de meerwaarde inzien. Met de Berichtenbox kan de gemeente stappen zetten in de digitalisering van de correspondentie met de burger. De burger kan op één plek op een beveiligde manier post ontvangen van de Belastingdienst, het UWV, de VSB, de RDW én de gemeente. Hij of zij kan de brief daar ook bewaren en later nog een keer raadplegen. Een gemeente die in deze oplossing gelooft en écht werk wil maken van de Berichtenbox doet er dan verstandig aan om niet blind de Handleiding Aansluiten Berichtenbox te volgen, maar deze te verrijken met een plan om ook het gebruik te regelen.

Helaas zijn er dus nog geen gemeenten die de Berichtenbox al gebruiken. Er kan dus nog weinig van elkaar geleerd worden. In "mijn" organisatie wordt er ook al enige tijd hard gewerkt aan een technische aansluiting, maar begint het gesprek over het gebruik inmiddels ook op gang te komen. Ik kan alvast de volgende vraagstukken met jullie delen. Misschien hebben jullie er al iets aan. Overigens vond ik deze vragen tijdens het schrijven van deze blog ook deels terug in de Impactanalyse van Logius.

1. Inpassing in de huidige poststromen. Hoe en waar worden brieven gemaakt? Hoe worden ze ondertekend? Wie print ze uit en stopt ze in een envelop? Hoe ga je dat vertalen naar de situatie waarbij de brieven eerst aangeboden worden aan MijnOverheid, die ze mogelijk weigert (bijv. de burger is niet aangesloten), waarna de brief alsnog op papier de deur uit moet? En hoe ga je om met bijlagen e.d.?
    
2. Aanpak van de uitrol. Wil je gelijk aan alle medewerkers de mogelijkheid bieden om brieven naar de Berichtenbox te sturen (big bang) of wil je dit gefaseerd aanpakken? Mag iedere functie in de gemeente brieven verzenden? Hoe autoriseer je dit?
    
3. Risico's en vertrouwen. Het hangt af van de vastgelegde NAW-gegevens (metadata) waar de brief heen gaat. Hoe borg je dat gebruikers dit goed invullen? Vroeger kon een medewerker nog snel naar de postkamer rennen om een brief tegen te houden. Dat kan straks niet meer. Hoe ga je daarmee om? Vroeger zagen medewerkers de brief in een envelop gaan en brachten ze die hoogstpersoonlijk naar de postkamer. Hoe weten ze zeker dat na die ene muisklik de brief daadwerkelijk is verzonden?
    
4. Bulkbrieven. Dit vraagstuk ligt in het verlengde van punt 1. Diverse afdelingen genereren in bulk brieven; brieven die naar honderden of duizenden burgers gaan. Hoe regel je de verzending én de archivering (opname in het DMS) van die brieven? Pak je eerst dit aan (winstpakker) of richt je je eerst op de enkelvoudige brieven?
    
5. Toekomst. Hoe borg je dat de nieuwe oplossing op termijn uitgebreid kan worden met andere (digitale) kanalen? Mogelijk wil je later nog aansluiten op de Berichtenbox voor bedrijven of voor het verzenden van documenten naar ketenpartners en andere landelijke voorzieningen.
    

Dit zijn behoorlijk pittige vragen. Mijn laatste advies is dan ook: denk groot, maar begin klein. Wat is de eerste stap die je al kunt nemen en die bovendien al direct iets oplevert?