Automatisch archiveren op zaaktype na afhandeling.

In 2009 is de gemeente Hardenberg gestart met de invoering van het digitaal en zaakgericht werken. De zaakregistratie wordt uitgevoerd op basis van de i-navigotor DSP/ZTC. Gelijktijdig is het numeriek archiveren ingevoerd voor de vernietigbare zaken. Vanaf dat moment wordt alle functionele post zaakgericht geregistreerd. Daarnaast worden vele interne en uitgaande zaken geregistreerd door behandelaars. Om het digitaal werken mogelijk te maken bezit elke zaak een proces. De archiverings stap moet gestart worden. Vervolgens wordt de zaak beoordeeld en de archiveringsgegevens worden beoordeeld en waar noodzakelijk aangepast. Bij de vernietigbare zaken wordt het veld definitief aangevinkt. Voor de te bewaren zaken wordt ook een digitaal dossier gekoppeld. Dit dossier komt  overeenkomt met het analoge dossier. Door het digitale werken is het aantal te archiveren zaken voor DIV  toegenomen.  Eind 2009 was de werkvoorraad gestegen naar 3000 stuks. In 2010 was dit gestegen richting de 6.000 en eind 2011 staat de teller op bijna 10.000 nog te archiveren zaken. Bij analyse blijkt dat een groot aantal zaken zoals bezwaarschriften gemeentelijke belastingen, kwijstschelding, apv vergunningen op een juiste wijze werden afgehandeld door de behandelaar. Voor DIV is het vervolgens starten en beeindigen. Ik hanteer het principe dat de behandelaar verantwoordelijk is voor de afhandeling.  Door koppeling van het dsp wordt de bewaartermijn automatisch gekoppeld. Wanneer bij de intake de juiste ztc/dsp wordt gekoppeld en de afhandeling ook goed wordt uitgevoerd wat is de functie nog dat een div medewerker deze zaak na afhandeling nog onder ogen krijgt.   De conclusie was dat de archiveringsstap een het overbodige stap is. Er bestaan geen overwegenede bezwaren om diverse zaaktype automatisch te laten archiveren. In overleg met de leverancier is een inrichting ontwikkkeld waarbij op ZTC niveau kan worden bepaald of deze automatisch wordt gearchiveerd. Aan het zaaktype in Verseon is een veld automatisch archiveren aan toegevoegd. Dit wordt aangevinkt voor de  zaaktype welke voor automatisch archiveren in aanmerking komen. Bij de stap archivering wordt  binnen het proces gekeken of de zaak automatisch moet worden gearchiveerd. Wanneer  het eerder genoemde veld is aangevinkt wordt het veld definitief bij de zaak door het systeem automatisch aangevinkt. Hierbij is het automatisch archiveren uitgevoerd door Verseon. Recentelijk is deze toepassing in productiegenomen. Bij een eerste inventaris blijkt dat een kleine 30 producten voor automatische archivering in aanmerking komen. Bij het in productienemen is gestart met 7 zaaktypen. Periodiek  wordt wel een steekproef gehouden op de zaken die automatisch worden gearchiveerd. Hierbij moet worden opgemerkt dat door het gemis van een productencatalogus binnen ons zaaksysteem dat het ztc is uitgebreid met een aantal locale zaaktype. De wens is om ook binnen het zaaksysteem te gaan werken met een prodcutenlijst.  De verdere ontwikkeling en werkzaamheden die wij komende weken nog uitvoeren zal ik hier bloggen.

Weergaven: 833

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Roel Snijders op 7 Februari 2012 op 21.21

@yvonne, Wij gebruiken sinds 2009 Verseon als zaaksysteem.

@rene, het betreft hier nagenoeg allemaal zaken waar binnen de zaak een minimale hoeveelheid aan documenten ontstaan. Binnen een aantal zaken zoals aanmelding hondenbelasting of een aanmelding van een automatische incasso ontstaan geen documenten binnen de zaak. De aanvraag wordt verwerkt in een backoffice applicatie. Na de adm verwerking wordt de zaak in Verseon afgehandeld met resultaat verwerkt.

Het betreft hier vernietigbare zaken. De ervaring leert dat een afgehandelde zaak nog maar zelden wordt geraadpleegd. Tenzij de zaak alsnog actueel wordt door bijvoorbeeld een klacht. Daarnaast zie wij in toenemende mate dat er niet op documentniveau maar op zaakniveau wordt gezocht. Ook de kwaliteit van de behandelende afdeling heeft geleid tot het invoeren van de automatsche archivering.

Daarnaast corresponderen wij met de burger uitsluitend met de zaakomschrijving en zaaknummer. Dus niet met het documentonderwerp.

Reactie van René Lodder op 7 Februari 2012 op 9.00

Dag Roel,

Enigste vraag die ik heb is hoe borg je de kwaliteit van de metadata van de documenten in de zaak? Ik ga ervan uit dat medewerkers zelf documenten toevoegen aan de zaak (al dan niet door gebruik van sjablonen) en dus altijd wel enige metadata moeten toevoegen (zoals onderwerp van de uitgaande brief). Aangezien de kwaliteit van de data bepalend is voor het snel en gemakkelijk terug kunnen vinden van de gezochte informatie de vraag hoe jullie dit geregeld hebben. Mvg, René Lodder

Reactie van Danielle Hag op 13 Januari 2012 op 12.55

Hoi Roel,

 

een mooie mijlpaal! Gefeliciteerd. Ik ben ook van mening dat bepaalde zaaktypen automatisch gearchiveerd kunnen worden. Er zullen echter zaaktypen blijven waar nog wel naar gekeken moeten worden. Wij hopen dit jaar in productie te gaan, en maar zullen in het begin nog wel een archiefstap gebruiken (voor de eerste zaaktypen die we aansluiten). Daarna volgt hopelijk snel automatisch archiveren van bepaalde zaaktypen.

Reactie van Yvonne Welings op 12 Januari 2012 op 11.08

@Roel, bedankt voor de bijdrage. Welk DMS en/of zaaksysteem gebruiken jullie ?

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden